Het T3L model deel 2: welke externen registreer je in de interne systemen

In het eerste deel van dit tweeluik over een andere kijk op de flexibele schil, introduceerden we het T3L model, Total Talent Tech Layers. Een schillenmodel vanuit een systeemgebaseerde benadering, dat kijkt naar al het talent dat voor je organisatie kan werken.

In dit tweede deel leggen we uit welke soorten externe talenten in de relevante vijf interne systemen geregistreerd moeten worden en wat de toegevoegde waarde van een VMS in dit concept kan zijn.

De nieuwe flexibele schil: hoe open staat de deur

Het model kent een kern met daaromheen drie lagen, die verklaard worden vanuit “hoe open de deur staat voor de werkenden”. Die staat wijd open voor de werkenden in de kern van je organisatie, die 100% digitaal en fysiek verbonden zijn aan de organisatie en toegang hebben tot bedrijfsmiddelen en data.”

In de drie schillen naar buiten toe, staat de deur steeds iets minder open. En in de buitenste schil staat de voordeur alvast een beetje open voor talent voor de toekomst. Voor iedereen die niet ergens in het model past of wil passen, is de deur tot de organisatie dicht.

De logica van het model is dus puur technisch, gebaseerd op twee factoren, digitale en fysieke toegangsrechten. Het model past niet goed voor 100% remote organisaties, maar de conclusie uit de coronatijd is dat hybride werken leidend wordt, dus die uitzondering laten we verder buiten beschouwing.

Wie in welk systeem?

Het T3L model is een afgeleide van welke soorten werkenden in welke IT-systemen bekend zouden moeten zijn. De vijf kernsystemen die we benoemen, zijn ieder in gebruik door ook vijf verschillende support-afdelingen. Het gaat hierbij om de volgende vijf systemen:

1. Facilitaire systemen, om fysieke toegang tot een werklocatie, kantoor, pakhuis of fabriek, te krijgen en het fysieke werk uit te voeren.
2. IT-systemen, om digitale toegang tot andere systemen te krijgen om het digitale werk uit te voeren.
3. HR-systemen, waarin zich minimaal de gegevensadministratie van alle werkenden zou moeten bevinden EN waarvanuit sommige werkenden, die in vaste dienst zijn, hun werk betaald krijgen.
4. Inkoopsystemen, om voor externe leveranciers van werkenden (ook zelfstandigen) de contracten en vooral de budgettering te ondersteunen.
5. Financiële systemen, om externe leveranciers te kunnen betalen.

Weliswaar kijken we dus vanuit de techniek, maar we bepalen tegelijk ook de scope van die vijf afdelingen. De kernvraag die gesteld moet worden, als een nieuwe externe voor je komt werken is niet ‘welk contract heeft die persoon’, maar ‘welke fysieke en/of digitale toegang heeft deze persoon nodig om het werk goed uit te voeren?’.

In deze uitwerking van het model zie je een mapping per laag, naar de systemen waarin mensen voorkomen:

1. Mensen in de kern komen in alle vijf de kernsystemen voor, met naam en startdatum.
2. Mensen met alleen digitale toegang staan niet in het HR en Facilitaire systeem en ken je wel bij naam, maar alleen in het IT-systeem. Zij leveren bijvoorbeeld IT-services of andere gespecialiseerde uitbestede diensten. Er is dan sprake van Business Process Outsourcing of BPO.
3. Mensen met alleen fysieke toegang staan ook niet in het HR-systeem en niet in het IT systeem. Die ken je wel bij naam, maar alleen in het Facilitaire systeem. Denk daarbij aan de mensen van de beveiliging, van de catering, van de schoonmaak of van het facilitair beheer.
4. Mensen die werken in de tweede schil ken je in interne systemen niet bij naam. Daar heb je geen persoonlijke relatie mee, alleen een financiële relatie in het inkoopsysteem en financiële systeem, omdat ze wel moeten worden betaald voor het werk dat ze doen. Voorbeelden daarvan zijn consultants, uitvoerders van losse opdrachten, juridische adviseurs of marketing- en PR-bureaus.
5. Mensen in de buitenste schil werken nu niet actief voor je, maar zijn wel potentiële werkenden, ze maken dus deel uit van allerlei vormen van talentpools. Ze komen niet voor (of hooguit als inactief/ex-werkende) in de vijf kernsystemen, maar wel in allerlei interne en externe tools voor het beheren van talentpools.

Dit model biedt hiermee een handvat voor organisaties om te bepalen welke externen ze in welke systemen zouden moeten registreren, en ook vooral waar, dus in welke systemen, niet. En dat helpt ook HR, want die wil niet ‘alle’ externen in het HR-systeem. Op deze manier komen alleen externen die op individuele, of hooguit projectteambasis, langdurig aan de organisatie verbonden zijn in de scope van HR.

HR en het HR-systeem

We beginnen met de afdeling HR, voor wie externen vaak het minst zichtbaar zijn geweest in het verleden. Externen in de kern van het model, die zowel fysieke als digitale toegang tot je organisatie hebben, krijgen dat vaak voor langere tijd: minimaal een aantal weken. Afhankelijk van intern beleid en wetgeving kunnen ze zelfs zomaar twee tot drie jaar voor je aan het werk zijn. Om die wetgeving en beleid te borgen, ken je deze mensen uniek bij naam en registreer je de startdatum bij de organisatie. Ze worden ingezet voor operationele werkzaamheden of voor veranderprojecten. Om het in contractvormen te beschrijven kan het gaan om allerlei soorten, zoals:

• Uitzendkrachten (ingezet voor minimaal 2 of 4 weken)
• Zelfstandigen, freelancers
• Consultants en gedetacheerden

Omdat alle 3 deze groepen ook in andere schillen voorkomen, is de vraag welk contract iemand heeft dus niet geschikt voor het bepalen van hoe je als organisatie omgaat met deze externen, in welke systemen je ze registreert en bij welke processen je ze betrekt.

Voor deze kerngroep externen is het belangrijk dat ze meegaan in de onboarding om de basis over de organisatie, visie, doelen en cultuur te leren. Ze moeten toegang krijgen tot het leersysteem voor verplichte opleiding in veiligheid, gezondheid, compliance en werkinstructies. Deze groep zou daarom ook moeten worden meegeteld in de ‘fte’ in het jaarverslag en zou onderdeel moeten zijn van je strategische ‘personeelsplanning’.

IT en het IT-systeem

Voor kenniswerkers die langdurig gaan meewerken in de organisatie is een login op de IT-omgeving onmisbaar. Vaak is dit IT-systeem de ‘Active Directory’ of ‘Azure’ Cloud, soms Google of een andere IT-omgeving. Daarmee is dit IT-systeem voor inhuurprogramma’s dan ook een heel goede bron als check op de dekking van het programma. Externen worden regelmatig niet via de juiste processen ingehuurd, maar hebben dan uiteindelijk altijd wel zo’n IT-login nodig.

In het IT-systeem zijn over externen, zeker als die niet in het HR-systeem gekoppeld zijn, vaak beperkt data aanwezig, of ze zijn op zijn minst niet up-to-date. Wel vind je er de naam en de ‘create date’ van het IT-account, vergelijkbaar met de oorspronkelijke startdatum in het HR-systeem.

Die digitale toegang kan in dit geval worden verleend aan werkenden met allerlei contractvormen, zoals:

• Uitzendkrachten, die systemen moeten gebruiken, zoals in het contact center
• Zelfstandigen, freelancers
• Consultants en gedetacheerden
• Business Process Outsourcing (BPO), voor digitale processen die zijn uitbesteed aan externe partijen, zoals allerlei administratieve functies
• IT services, met allerlei IT-dienstverleners die systemen op afstand onderhouden

Facilitair en het facilitaire systeem

Voor deze afdeling is vooral de fysieke toegang tot kantoor en fabriekslocaties relevant. Hiervoor geldt voor de persoonsgegevens hetzelfde als bij het IT-systeem: die zijn vaak beperkt up-to-date en alleen de naam en startdatum gegevens zijn echt betrouwbaar. Informatie als afdeling en leidinggevende bijhouden in het facilitaire systeem, zonder koppeling met een HR-systeem, is af te raden. Ook is er bij grote, internationale, gefuseerde organisaties niet een wereldwijd toegangssysteem, terwijl er vaak wel één wereldwijd HR- en IT-systeem gebruikt wordt.

De fysieke toegang kan worden verleend aan werkenden met allerlei contractvormen, zoals:

• Uitzendkrachten, die praktisch 100% op locatie werken, in fabriek of kantoor
• Zelfstandigen, freelancers, die in hybride teams werken
• Consultants en gedetacheerden, die in hybride teams werken
• Beveiliging, catering, schoonmaak dienstverleners
• Onderhoudsmensen, die gebouwen, fabrieken en terreinen onderhouden

Inkoop en Financiën, met het inkoop- en financiële systeem

Deze twee afdelingen pakken we samen. Soms zijn ze ook niet gescheiden, omdat hun rol in externe inhuur gelijk is, en omdat ze soms ook hetzelfde systeem gebruiken. Voor het ‘inkopen’ van externen is in de meeste organisaties een inkoopordernummer en een contract nodig. Daarvoor worden inkoopsystemen ingezet. En als de ingekochte dienst wordt geleverd, in de vorm van facturabele uren of geleverde producten/diensten, dan komt er een factuur die verwerkt en betaald moet worden.

In dit model zijn dit de enige twee systemen en afdelingen nu die voor alle lagen in het model moeten worden ingezet, want een factuur moet altijd betaald worden, ongeacht de contractvorm. Belangrijk hierbij op te merken is dat in deze systemen alleen leveranciers als entiteit bekend zijn. Deze systemen hebben in principe geen persoonsgegevens van de externen. Er zijn wel financiële systemen die voor de financiële rapportage ook fte’s moeten kunnen rapporteren. Als dit het geval is, zouden daarin ook de externen in het HR-systeem, uit de kern van dit model, moeten worden toegevoegd en meegerekend als fte.

Met een VMS weet je toch in één systeem wie er allemaal voor je werkt

Bij de toelichting op de verschillende lagen en systemen zou moeten opvallen dat je nu niet in één systeem een overzicht hebt van alle personen, op naam, die voor je werken. En dat is om sommige redenen toch een uitdaging. Als er bijvoorbeeld een pandemie uitbreekt, is het wel handig dat je op persoonsniveau weet wie er onsite voor je werkt. Dat hebben de meeste organisaties tijdens corona in kaart moeten brengen met behulp van het facilitaire systeem op basis van de toegangspassen en met hulp van leveranciers van onsite werkers, zoals de schoonmaak, catering en beveiligingsdienstverleners. Excelgebruik beleefde waarschijnlijk hoogtijdagen, maar wat gebeurt er bij de volgende pandemie?

Meer volwassen organisaties op Total Talent Management-gebied willen van iedereen die voor ze werkt de persoonsgegevens centraal inzichtelijk hebben. Dat kan door het Procurement/Inkoop systeem uit te breiden met een VMS, een Vendor Management System. Hierin kan je vanuit alle verschillende leverancierskanalen ook de personen vastleggen die voor je werken, inclusief met welke contractvorm. In de volgende verfijning zie je dat in het model terugkomen.

Daarnaast kun je in een VMS ook talentpools aanleggen, dus zou kun je op alle lagen in het model, op persoonsniveau inzicht krijgen in het externe talent.

Het is dan niet nodig om het HR-systeem 1 op 1 te koppelen aan dat VMS, want lang niet alle externen in dat VMS hebben zowel fysieke als digitale toegang nodig. Je zou het beste in het VMS vastleggen in welke schil iemand aan het werk gaat, zodat je koppelingen kunt maken naar hetzij het HR-systeem voor de kernwerkers, hetzij alleen het IT-systeem voor digitale werkenden of hetzij het facilitaire systeem voor alleen onsite werkenden.

Andersom hebben sommige moderne VMS-systemen ook de mogelijkheid om je HR-systeem uit te lezen, zodat ook alle vaste medewerkers in één centraal databestand beschikbaar komen voor rapportages. Je kunt in het VMS dan werken met Total Talent Management rapportages en Total Workforce Planning gaan voeren over al het talent voor je organisatie.

Gefaseerde aanpak

Uit onze ervaring blijkt dat het beheren van externen in veel organisaties, inclusief de internationale corporates, nog steeds een grote uitdaging is. Met dit model geven we een visie op welke groepen externen in welke systemen moeten worden geregistreerd. De organisatie helemaal conform dit model in te richten, is een grote klus met flinke data opschoningsacties en technische koppelingen tussen systemen. Dat moet je gefaseerd aanpakken. Doe dat eerst voor ieder van de vijf kernafdelingen/-systemen., en zet pas als dit is ingeregeld de stap om een overkoepelend VMS voor alle lagen in te richten.

Nieuwsgierig naar de trends en tools in de wereld van inhuur?  Volg dan op 28 maart vanaf 9.00 het gratis Linkedin Live #webinar met drie ervaren VMS gebruikers. Marleen Deleu en Mark van Assema gaan in gesprek met die gebruikers, maar gaan ook in op jouw vragen. Kortom, een webinar om niet te missen! Dit webinar wordt door NextConomy en ZiPconomy georganiseerd naar aanleiding van de lancering van de 6de editie van het VMS Onderzoeksrapport op 23 maart 2023. Inschrijven kan hier.