Hoe doe je belastingaangifte als remote werknemer in het buitenland?

De wereld van werk verandert, net als de manier waarop bedrijven onafhankelijke contractanten gebruiken.

Contractanten werden vaak gezien als een snelle oplossing voor kortetermijnprojecten of als hulp bij het managen van een tijdelijk hogere werklast. Maar vandaag de dag zien steeds meer bedrijven de voordelen van het langdurig gebruiken van onafhankelijke contractanten als alternatief voor permanente werknemers.

Tegenwoordig hoeft een contractant niet meer te werken op dezelfde plek als jij. Door open te staan voor remote contractanten krijgen bedrijven toegang tot een grote groep getalenteerde professionals van over de hele wereld. En kunnen ze zelfs geld besparen.

Maar met alleen je beleid aanpassen zodat werknemers kunnen werken vanuit het buitenland ben je er niet. Zowel werkgevers als werknemers moeten op de hoogte zijn van de fiscale gevolgen van remote werken vanuit een ander land, en die kunnen ingewikkeld zijn.

In deze blog leggen we uit hoe belastingen voor remote werknemers werken en beschrijven we een aantal valkuilen waar werkgevers en werknemers van op de hoogte moeten zijn.

Wat bepaalt waar een werknemer belasting betaalt?

Vaststellen in welk land een werknemer belasting moet betalen is niet zo simpel als het lijkt, want er spelen meerdere factoren mee. Over het algemeen moet je aan deze vier elementen denken:

1. Het land waar de werknemer werkt

Of een werknemer belasting moet betalen in het land waar hij werkt, kan afhangen van hoe lang de werknemer in het land was tijdens het belastingjaar, of van de banden die de werknemer heeft met andere landen.

2. Het land waar de werkgever is gevestigd

Het land waar de werkgever gevestigd is kan ook een effect hebben, al hoeft een werknemer niet altijd belasting te betalen in het land waar het bedrijf gevestigd is als hij daar niet woont of werkt.

3. Het staatsburgerschap van de werknemer

Dit is meestal geen meespelende factor, maar er zijn uitzonderingen. Burgers van de Verenigde Staten, bijvoorbeeld, moeten ieder jaar een Amerikaanse belastingaangifte doen, ook als ze niet wonen of werken in de VS.

4. De fiscale woonplaats van de werknemer

Dit kan de plek zijn waar hij woont, waar hij meestal werkt of waar hij verwacht belasting te moeten betalen gebaseerd op lokale belastingwetten.

Hoe zit het met dubbele belasting?

Veel landen hebben afspraken met elkaar gemaakt over het betalen van dubbele belasting. Dit betekent dat werknemers zo kunnen voorkomen dat ze twee keer belasting betalen over hetzelfde inkomen. Hoe dit precies werkt, verschilt per land.

Over het algemeen moet de werknemer belastingaangifte doen in beide landen – meestal het land waarin hij werkt en het land waar zijn werkgever gevestigd is – en betaalt hij 100 procent van de belasting in het land met het laagste belastingtarief.

In sommige gevallen moet hij ook belasting betalen in het andere land, maar het al betaalde bedrag wordt dan afgetrokken van de belastingaanslag.

Belasting bij remote werken: voorbeelden

Hier zijn wat praktische voorbeelden om te illustreren hoe belasting kan werken voor remote werkers in bepaalde situaties:

Voorbeeld #1: Henk

Een Engels bedrijf staat één van haar werknemers, Henk, toe om op afstand te werken vanuit zijn tweede huis in Frankrijk. Omdat Henk permanent zal wonen en werken in Frankrijk, zijn zowel Henk als het bedrijf verantwoordelijk voor de Franse inkomensbelasting en sociale zekerheidsbijdragen.

In plaats van daar een rechtspersoon op te richten, stemt het bedrijf in om Henk in dienst te nemen via een Franse employer of record, die hem in dienst neemt namens hen. De employer of record houdt ook belasting in op Henks salaris en hij zal een Franse belastingaangifte moeten doen aan het einde van het jaar.

Afhankelijk van Henks residentiële banden met het Verenigd Koninkrijk en of hij daar nog inkomen ontvangt (bijvoorbeeld door het verhuren van een woning), moet hij wellicht ook Engelse belastingaangifte doen en Engelse belasting betalen. Maar omdat het Verenigd Koninkrijk een dubbele-belastingafspraak heeft met Frankrijk, kan Henk de Franse belasting aftrekken van de Engelse, zodat hij niet twee keer belast wordt over hetzelfde inkomen.

Voorbeeld #2: Linda

Linda is een burger van de Verenigde Staten en reist en werkt een deel van het jaar voor haar bedrijf, dat gevestigd is in de VS. Ze spendeert twee maanden van het jaar in Spanje en twee maanden in Japan.

Omdat Linda voor een Amerikaans bedrijf werkt, heeft ze Amerikaanse belastingverplichtingen en houdt haar werkgever belasting in van haar loon gedurende het jaar. Ze moet ook een Amerikaanse belastingaangifte doen.

Afhankelijk van hoe lang Linda in verschillende landen was gedurende het jaar, kan ze ook andere belastingverplichtingen hebben. In dit geval is het waarschijnlijk dat ze niet lang genoeg in één land was om hier mee te maken te krijgen. Hoe lang iemand precies in een land moet zijn geweest om lokale belasting te moeten betalen verschilt per land, maar vaak gaat het om 184 dagen of een half jaar.

Toch is het een goed idee voor Linda en haar werkgever om de fiscale gevolgen van op afstand werken te bekijken, zodat ze niet voor verrassingen komen te staan aan het einde van het fiscale jaar.

Moeten bedrijven zich zorgen maken over de risico’s van een vaste inrichting?

Een vaste inrichting betekent dat een bedrijf actief genoeg is in een land om belasting te moeten betalen. In theorie kan er zelfs sprake zijn van een vaste inrichting zonder dat een bedrijf een rechtspersoon heeft in een land, vanwege de werknemers die daar op afstand werken.

De precieze definitie van een vaste inrichting verschilt per land. Over het algemeen zul je geen problemen tegenkomen als de werknemers die daar werken alleen werk doen dat je hoofdactiviteit ondersteunt, zonder dat ze direct inkomsten genereren.

Je kan meer lezen (in het Engels) over de risico’s van een vaste inrichting in dit overzicht van CXC.

Andere valkuilen

Belasting is niet het enige waar je van op de hoogte moet zijn als je remote werknemers in het buitenland in dienst neemt of je huidige werknemers vanuit een ander land laat werken. Hier zijn andere factoren waar je ook aan moet denken:

1. Werkvergunningen

Als werkgever is het belangrijk om te controleren of iemand het recht heeft om in bepaald land te werken voordat je het toestaat. De voorwaarden verschillen per land, maar werknemers hebben vaak een vergunning nodig om langer dan een aantal maanden in een land te werken.

Veel landen bieden nu remote werkvisa aan. Dit stelt werknemers in staat om naar het land te verhuizen en voor een bepaalde periode op afstand te werken voor een bedrijf in hun thuisland.

2. Contributies van de werkgever

Belastingverdragen bevatten vaak bepalingen over sociale zekerheidsbijdragen (of het lokale equivalent), maar het is nog steeds belangrijk om dit te controleren voordat je een werknemer toestaat vanuit het buitenland te werken.

Als je bedrijf gevestigd is in een Europees land, kan je de EU-richtlijnen bekijken over de werkgeverscontributies die je zal moeten betalen voor een werknemer die vanuit een andere lidstaat werkt.

3. Intellectuele eigendomsrechten

Elk land heeft zijn eigen intellectuele eigendomsrechten en het is een goed idee om die te bekijken voordat je een werknemer naar het buitenland stuurt. De wet specificeert in elk land of intellectueel eigendom dat gecreëerd is door de werknemer automatisch eigendom is van de werknemer of van de werkgever.

De veiligste optie is om een clausule toe te voegen aan het contract van je remote werknemers waarin staat dat intellectueel eigendom dat zij namens jou creëren eigendom is van jouw bedrijf.

Onafhankelijke contractanten

Onafhankelijke contractanten zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van hun belasting en sociale zekerheidsbijdragen, meestal in het land waar ze wonen en werken. Dit betekent dat het aantrekken van contractanten, in plaats van het aannemen van werknemers, een goede oplossing kan zijn om de verwarring rondom belasting voor remote werkers te vermijden.

Let wel, of iemand telt als onafhankelijke contractant of werknemer ligt aan de natuur van het werk dat ze doen, niet aan het contract of een overeenkomst. Het onjuist classificeren van onafhankelijke contractanten is een risico en kan negatieve consequenties hebben voor je organisatie.

Als je overweegt mensen aan te nemen als een onafhankelijke contractanten in plaats van als werknemers, is het belangrijk om te controleren of ze ook waar ze wonen echt tellen als onafhankelijke contractanten.