Compliant inhuren van medewerkers in het buitenland: Employer of Record

Het inhuren van werknemers via een “employer of record” (EOR) is een populaire optie geworden voor bedrijven die behoefte hebben aan flexibel personeel in het buitenland zonder de administratieve lasten en risico’s van het in dienst hebben van werknemers. Het werken met een EOR voor inhuur van tijdelijke medewerkers in het buitenland heeft zo zijn voordelen. Ook wanneer al gebruikgemaakt wordt van contractmanagement dienstverlening in het “thuisland” van de organisatie, bijvoorbeeld door een MSP en/of een Broker, is het aan te raden om voor inhuur in het buitenland een EOR in te zetten, zeker als je als inhurende organisatie lokaal geen eigen entiteit hebt.

De voordelen van een EOR

Inhuren van werknemers via een “employer of record” (EOR) heeft de volgende voordelen:

Breder toegang tot talent: Door te werken met een EOR oplossing krijgt de organisatie de mogelijkheid ook medewerkers aan te trekken in landen waar ze nog geen eigen entiteit heeft.

Vermindering van administratieve lasten: Een EOR heeft in het land waar de tijdelijke medewerker werkt een lokale entiteit (of partner) waar hij de verantwoordelijkheid neemt voor het uitvoeren van correcte loonadministratie, facturatie, belastingaangifte, verzekeringen, en andere HR-taken voor ingehuurde medewerkers. Daarnaast kan hij ook medewerkers van een leverancier contracteren. Hierdoor kunnen bedrijven zich concentreren op hun kernactiviteiten zonder de bijkomende administratieve lasten.

Risicobeperking: EOR’s nemen ook de verantwoordelijkheid voor het naleven van arbeidswetten en voorschriften over. Dit vermindert de risico’s voor bedrijven op bijvoorbeeld rechtszaken, boetes en eventuele reputatieschade in verband met het niet naleven van wet- en regelgeving in het land van inhuur.

Flexibiliteit: EOR’s bieden bedrijven de mogelijkheid om snel en gemakkelijk tijdelijk personeel te contracteren wanneer een organisatie zelf niet gevestigd is in het land van inhuur. De kennis en processen hoeven niet door de inhurende organisatie zelf te worden opgebouwd en ingericht maar zijn naar behoefte af te nemen van de EOR.

Expertise: EOR’s hebben expertise in locale wet- en regelgeving in het land van inhuur van de tijdelijke medewerkers. Door deze expertise kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun werknemers correct worden betaald en dat ze voldoen aan alle toepasselijke wetten en voorschriften. Het is hierbij wel van belang om een EOR aanbieder te kiezen die ook daadwerkelijk de aanwezigheid en expertise heeft in de landen van inhuur. Niet iedere aanbieder heeft dezelfde geografische dekking.

Risico’s van een EOR

Daarnaast brengt het inhuren via een EOR ook risico’s met zich mee. Dat zijn bijvoorbeeld:

Minder controle over werknemers: Aangezien EOR’s verantwoordelijk zijn voor de HR-taken van werknemers, hebben bedrijven minder controle over hun ingehuurde personeel. Een extra schakel in de keten die kan leiden tot communicatieproblemen tussen de werknemer en het bedrijf, omdat de EOR feitelijk de werkgever is.

Hogere kosten: Het werken met een EOR kan leiden tot hogere kosten voor inhuur. Dit komt omdat EOR’s extra kosten in rekening brengen voor de administratieve taken die zij uitvoeren en de risico’s die zij afdekken.

Mogelijke vertragingen: Aangezien EOR’s de verantwoordelijkheid hebben voor het inhuren van werknemers en het uitvoeren van administratieve taken, kan dit leiden tot vertragingen bij het inhuren van personeel.

Welke EOR dienstverleners kiezen?

Er is inmiddels een scala van aanbieders actief op deze markt. Marktanalist Everest heeft in 2022 een onderzoek uitgevoerd onder 15 grotere EOR dienstverleners. Daarnaast zijn er nog een fors aantal grotere en kleinere spelers actief. Bij de keuze van een EOR oplossing zal steeds goed beoordeeld moeten worden welke leverancier het best in staat is de gewenste dienstverlening aan te bieden in de landen waar de medewerkers mogelijk zullen worden ingehuurd.

Conclusie

Werken met een EOR heeft voordelen maar ook enkele risico’s. Deze zullen uiteraard goed afgewogen moeten worden. Als het bedrijf regelmatig mensen inhuurt vanuit in het buitenland, biedt een goede EOR een goede manier om dat op een efficiënte manier compliant in te richten.

Over de auteur:

Marc Viëtor is Managing Partner bij TalentIn. Met meer dan 30 jaar ervaring in de branche helpt zijn expertise organisaties bij het opstellen en uitvoeren van hun personeelsstrategie, waarbij hij ervoor zorgt dat datgene wat is ontworpen ook echt kan worden geïmplementeerd.