Trend: een modern VMS helpt bij vinden van schaars extern talent

Van een Vendor Management System (VMS) wordt tegenwoordig meer verwacht dan alleen kosten besparen door een efficiënt inhuurproces van extern personeel. Het moet ook bijdragen aan het beter ontsluiten van de krappe kandidatenmarkt en effectiever recruitment. Dit zijn de trends in de VMS-wereld.

In de VS, het land dat voorop loopt op VMS-gebied, is de populariteit van Vendor Management Systemen (VMS) in tien jaar tijd sterk gestegen. Maakte in 2009 ongeveer 50% van de bedrijven (met meer dan 1.000 medewerkers) gebruik van een VMS, in 2021 was dat percentage opgelopen naar 81%. (SIA, VMS Global Landscape & Differentiators 2021).

Overgewaaid uit Amerika ging het Nederlandse en Belgische gebruikers van VMS’en in de beginjaren vooral om kostenbesparingen door de transparantie die een VMS biedt. Vervolgens kwam de nadruk daarnaast ook te liggen op het voldoen aan de wettelijke vereisten (regelgeving) rondom inhuur (compliance). Denk daarbij bijvoorbeeld aan het in lijn brengen van het systeem met de Europese GDPR-wetgeving (privacy) of de veranderingen in lokale (nationale) wetgeving, zoals de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) die in 2020 in Nederland van kracht werd. Deze compliance-eis blijft zeer relevant, zeker nu in veel landen strengere wet- en regelgeving is ingevoerd of aangekondigd rondom de inzet van zelfstandigen (zp’ers).

Ontsluiten van de arbeidsmarkt

VMS-aanbieders spelen tegenwoordig steeds meer in op ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Zeker nu we te maken hebben met schaarste aan (extern) personeel wordt van een VMS verwacht dat het systeem ook bijdraagt aan het ontsluiten van de arbeidsmarkt en effectievere werving en selectie van externe medewerkers. Artificial Intelligence (AI) en data analyses moeten inzicht geven in de inhuurbehoefte (skills gaps) binnen een organisatie waarin via (aan het VMS gekoppelde) slimme recruitmenttechnologie dient te worden voorzien.

In de enge definitie is een VMS een tool voor efficiënte (kostenbesparende) inhuur van personeel. Tegenwoordig spreekt het Amerikaanse onderzoeksbureau voor de staffing industrie SIA liever van External Workforce Management System. Dit doet meer recht aan de nieuwe rol van het VMS bij het datagedreven, talentgerichte ontsluiten van huidige, structureel krappe arbeidsmarkt.

Talent Acquisition

Het VMS heeft er namelijk een belangrijke functie bijgekregen: Talent Acquisition (TA), het sneller vinden van geschikte kandidaten. De versnippering op de arbeidsmarkt met vele contractvormen en internationalisering vraagt om verfijning van VMS’en om het potentiële aanbod van kandidaten optimaal te kunnen ontginnen.

Voor vaste contracten wordt al veel langer vanuit een Total Talent Acquisition (TTA-)aanpak gekeken. De TA-functie voor vaste contracten loopt mijlenver voor op de TA-kant in de wereld van inhuur. Op procesmatig gebied wordt daar al lang gemeten op inhoudelijke kpi’s als quality of hire.

Op technologisch gebied is er ook een wereld van verschil. De basis vacature- en kandidaatmanagementsystemen (ATS’en) zijn vaak al heel gebruiksvriendelijk voor recruiters en hiring managers en opereren grotendeels op de achtergrond. Voor kandidaten zijn meestal aparte, mooi vormgegeven ‘werken-bij’ pagina’s ingericht, met informatie over de organisatie, over de mensen die er werken en met een eenvoudig sollicitatieproces. Zo ver zijn de meeste VMS’en nog niet, maar ook die maken een snelle ontwikkeling door.

Talentpools en direct sourcing

VMS’en moeten met hun brede marktplaatsen en leverancierskanalen toegang bieden tot de volledige kandidatenmarkt. Vandaar dat het VMS tegenwoordig meer en meer wordt ingezet bij het uitbreiden van het netwerk aan kandidaten door het opbouwen en beheren van talentpools.

Dat sluit aan bij de trend van het rechtstreeks inhuren (direct sourcing) van freelancers. Een modern VMS moet daarin kunnen voorzien en bijdragen aan het ontsluiten van de freelance-markt. Zeker omdat de algemene verwachting is dat het aantal freelancers de komende jaren zal blijven groeien en daarmee ook het belang van mobiliteitspools of communities van freelancers. Het ‘herbruiken’ van talent levert immers aanzienlijke kostenbesparingen op en waarborgt de kwaliteit van de inhuur.

De technologie past zich aan aan deze marktontwikkeling. Volgens onderzoeksbureau Ardent Partners kwam VMS-leverancier Beeline acht jaar geleden als eerste met een direct sourcing-functionaliteit op de markt. Sindsdien ontwikkelen tal van VMS-aanbieders mogelijkheden voor het integreren van talent pools/freelance communities in de VMS-omgeving.

Recruitmenttechnologie

Aanbieders van VMS-systemen blijven continu investeren in het gebruiksvriendelijker maken van hun systemen om de ‘user experience’ verder te verbeteren; virtuele assistenten en virtuele recruiters om kandidaten aan te bieden zijn bijna gemeengoed geworden.

Dat geldt ook voor het investeren in diepere recruitmenttechnologie; van het vinden van kandidaten tot het automatisch matchen van profielen. Recruitmenttechnologie maakt gebruik van machine learning en artificial intelligence (AI), wat resulteert in betere matching van kandidaten via algoritmes. VMS-aanbieders integreren dit meer en meer in hun systemen of maken koppelingen met nieuwe recruitmenttechnologie mogelijk.

Met het professionaliseren van de inhuur van personeel binnen organisaties (inhuurvolwassenheid), neemt ook de vraag naar meer geavanceerde systemen voor het beheer van de externen toe.

Geen Total Talent Acquisition

Met het professionaliseren van de inhuur van personeel binnen organisaties (inhuurvolwassenheid), neemt ook de vraag naar meer geavanceerde systemen voor het beheer van de externen toe.

Een van de meest vergaande ontwikkelingen binnen HR (en dus indirect ook binnen de VMS-wereld) is het brede Total Talent Management (TTM) of, specifiek voor de recruitment, Total Talent Acquisition (TTA). Hiervan is sprake als systemen er uiteindelijk voor kunnen zorgen dat elke organisatie kan beschikken over de juiste (aantallen) kandidaten met het juiste talent en competenties, onafhankelijk van de contractvorm (vast en flex). TTM is een veelgebruikt modewoord binnen HR; waar dit in het verleden vooral bij Inkoop lag, krijgt HR steeds meer invloed op de inhuur van externen. Daarmee ontstaat meer een TTM/TTA-benadering.

Toch verwachten experts geen doorontwikkeling van VMS’en zelf naar TTA. Hoewel de werelden van ATS en VMS dichter bij elkaar komen te liggen, verwachten VMS-aanbieders zelf niet dat er uiteindelijk één systeem komt voor kandidaten voor vast (loondienst) en flex (inhuur). De complexiteit van de huidige systemen en hun uitgebreide functionaliteiten combineren in één geïntegreerd systeem is ‘voorlopig niet realistisch’, zo oordeelden de deskundigen in het vorige VMS-rapport (2020). Er komt waarschijnlijk dus géén ultiem TTA-systeem. Er zal voorlopig nog voor moeten worden gekozen om het VMS te koppelen met een ATS en andere systemen voor talentbeheer in de organisatie.

Wel een ecosysteem

Waar door veranderende business en de grote variatie aan contractvormen in de markt wel behoefte aan is, zijn flexibele, modulaire systemen. Er is dan ook een duidelijke trend naar de ‘best of breed’-benadering; hierbij is het VMS-platform onderdeel van een ecosysteem, waar ook andere leveranciers van HRTech, tools en apps op kunnen aansluiten. Dat biedt de gebruiker de meeste keuzevrijheid in software en functionaliteiten waar hij mee wil werken.

Als door de VMS-leverancier een standaardkoppeling is gemaakt met andere systemen spreekt men van een app-marketplace; de eindgebruiker (opdrachtgever) kan vervolgens beslissen deze extra functionaliteit/koppeling te gebruiken (meestal tegen betaling) of niet. Bekend voorbeeld hiervan is video-software voor digitale sollicitatiegesprekken en software voor het matchen van vraag en aanbod, steeds vaker op basis van skills.

Bij een modern ATS kunnen vaak tientallen leveranciers worden gekoppeld. Bij VMS’en is deze ontwikkeling pas enkele jaren gaande en is het aantal koppelingen vooralsnog beperkter.

Lees ook: Hoe ziet de toekomst van VMS systemen eruit? Het VMS wordt een backbone

Lock-in vermijden

Belangrijk voordeel van deze best of breed-aanpak is dat de zogenoemde lock-in situatie (afhankelijkheid van een leverancier) wordt vermeden. Een organisatie voorkomt hiermee ook dat zich een situatie voordoet waarin de beheerder van het platform eerst eigen kandidaten aanbiedt aan de gebruikers en pas wanneer die zijn afgewezen, kandidaten van andere aanbieders, kanalen of bureaus aanbiedt.

Het is in het belang van de eindgebruiker/opdrachtgever dat alle leveranciers en kandidaten op hetzelfde moment met elkaar kunnen worden vergeleken. En dat de beheerder (bijvoorbeeld een MSP) neutraal is en kandidaten van alle leveranciers, inclusief freelancers, objectief laat meedingen met gelijke kansen. Geen enkele VMS-leverancier kan met een rigide totaal-systeem de markt dicteren. En dat moet zo blijven, concludeerden de vier deskundigen in het vorige VMS-onderzoek van 2020.

Lees ook: Waarom kiezen voor een VMS – of laat je dat liever aan een MSP over ?

VMS onderzoeksrapport, editie 2023/24

ZiPconomy heeft samen met haar Belgische tegenhanger NextConomy het VMS onderzoeksrapport, editie 2023/24, gepubliceerd. Dit rapport geeft een actueel overzicht van de aanbieders van Vendor Management Systeem-oplossingen die actief zijn in Nederland en België. Het rapport biedt diep inzicht in de verschillen tussen die aanbieders en een uitgebreid overzicht van de trends in de wereld van VMS.