Deel 3: Uitvoering van de categorie ICT-professionals Rijk

In het Nederlandse tenderlandschap speelt de overheid een hele belangrijke rol.  Deel 1  van deze zesdelige serie gaf inzicht in de wereld van de ICT-inhuur door de Rijksoverheid, en dan vooral in de rol die aanbestedingen daarbij spelen.

De opstellers van het Categorieplan ICT-professionals Rijk omschrijven Categoriemanagement binnen de rijksoverheid als “een werkwijze op inkoopgebied die leidt tot een rijksbrede strategie voor het verwerven van een goed of dienst”. Wat kunnen we uit dit plan leren over de aanpak van het Rijk bij de externe inhuur van ICT-professionals? Daarover ging het tweede deel uit de serie.

Dit derde deel geeft inzicht in de rol en inrichting van Categoriemanagement bij de ICT-inhuur van de Rijksoverheid.

Serie Arbeidsmarkt in Tenderland, hoe het Rijk ICT-professionals inhuurt

Een bericht over de gunning van een grote ICT-aanbesteding bij Defensie . Dat was voor recruitmentstrateeg en interim-recruiter Alexander Crépin de aanleiding om zich te verdiepen in een specifiek aspect van de arbeidsmarkt voor externe inhuur, namelijk dat van inhuur via raamcontracten op basis van een aanbestedingstraject. Bij de gunning  zijn er zeven raamovereenkomsten afgesloten met aanbieders van ICT-inhuurdiensten.
In deze zesdelige serie en in zijn eerdere blogs voor ZiPconomy, pleit hij voor een meer geïntegreerde aanpak van externe inhuur en recruitment voor vaste posities. Daarbij wijst hij graag op de mogelijkheden die Total Talent Management (TTM) en Total Talent Acquisition (TTA) aan organisaties te bieden hebben.
“De wereld van ICT-inhuur is voor veel HR en Recruitment managers relatief onbekend. Dat moet veranderen. Immers, als een groot deel van de ICT talentpool niet in dienstverband wil werken, dan is het noodzakelijk om te weten hoe je de instroom van ICT-freelancers vorm en inhoud kan geven. Dat is niet langer een pure inkoopaangelegenheid. HR, Recruitment en Inkoop moeten daarin samen optrekken.
In dit kader heb ik een serie blogs geschreven over de rol van Tenders bij de inhuur van ICT-professionals. Op deze manier probeer ik HR en Recruitment professionals een beter inzicht te geven in de impact van tenders op de vraag en aanbod op de Nederlandse ICT-arbeidsmarkt.”

Uitvoering van de categorie ICT-professionals Rijk ligt bij RVO

Het Inkoop Uitvoering Centrum Economische Zaken en Klimaat (IUC EZK) is hét inkoopcentrum van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en verzorgt vanuit de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) alle inkopen boven € 25.000,-. Het IUC EZK zorgt er onder meer voor dat alle ministeries goede contracten (raamovereenkomsten) krijgen waarbinnen deze ministeries de benodigde ICT-professionals kunnen inhuren. Ook voert het IUC EZK het centrale contractmanagement voor hen uit.

Hoofdorganogram Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (bron: RVO)

Categoriemanager ICT-professionals Rijk

Sander Klaver is de categoriemanager ICT-professionals Rijk en is werkzaam bij het IUC. Een van de primaire taken van zijn categorie is om de aanbestedingen voor inhuur van ICT-professionals voor de verschillende ministeries te begeleiden. Gezien de omvang van de capaciteitsbehoefte aan externe ICT-professionals, voert de categorie op dit terrein meerdere aanbestedingen per jaar uit. De ICT-inhuurbehoefte van een grote ICT-intensieve dienst binnen het Rijk (zoals de Belastingdienst), een ministerie of soms meerdere ministeries samen, wordt tegenwoordig gebundeld in een en dezelfde aanbesteding.

Een van de uitdagingen is om de inhuurbehoefte van de verschillende ministeries samen te voegen en onder te brengen onder één aanbestedingstraject. Een belangrijke stap, want de kwaliteit van het uiteindelijke resultaat van een aanbesteding wordt in hoge mate bepaald door een goede start, door een goed en gemeenschappelijk vertrekpunt. Dat betekent dat het Categorieteam de klantbehoefte binnen de deelnemende ministeries goed moet kennen om gezamenlijk de inhuur behoefte kwantitatief en kwalitatief zo goed mogelijk in beeld te kunnen brengen. Zoals aangegeven, strategische workforce planning’-tech en tools zullen daar op termijn zeker een rol bij gaan spelen.

Klantenraad

Zoals ook valt te lezen in een ander categorieplan, ICT Werkomgeving Rijk, hebben de Categoriemanagers gekozen voor een aanpak waarbij een Klantenraad is. Daarnaast is er bij een komende aanbesteding een meer operationele Stuurgroep en een Klankbordgroep/Projectgroep. Beide spelen gedurende het gehele aanbestedingstraject een rol.

De Klantenraad is op strategisch niveau de opdrachtgever van de categorie en meerjarig actief. De focus van de raad ligt op de ontwikkeling van de categorie als geheel (‘doen we de juiste dingen?’). De Categoriemanager moet ervoor zorgen dat het Categorieplan uitgevoerd wordt. Uitvoeren van de diverse aanbestedingen is daarbij een van de primaire aandachtgebieden.

De voorzitter van de Klantenraad ICT-inhuur is de directeur Ambtenaar en Organisatie (A&O) van het ministerie van BZK. Vanuit TTA- en TTM-perspectief een hoopgevende ontwikkeling. De klantenraad bestaat verder uit een aantal leden die het mandaat hebben om de behoefte van hun organisaties aan te geven, dat kunnen bijvoorbeeld de CIO’s van de ministeries zijn.

In enkele gevallen behartigt een lid ook de belangen van een ander ministerie, dat zich op deze wijze indirect laat vertegenwoordigen. Gezien de thematiek en belangen van de categorie, nemen er zowel strategische ICT/IV- als P&O-functionarissen deel. De klantenraad bestaat uit de volgende leden (per 2020):

Leden klantenraad. Bron: Categorieplan ICT Werkomgeving Rijk

Stuurgroep, projectgroep/klankbordgroep

Bij een nieuwe aanbesteding wordt een Projectorganisatie ingericht. In de Stuurgroep hebben naast de Categoriemanager ook vertegenwoordigers zitting van het ministerie/de ministeries waarvoor de aanbesteding wordt uitgevoerd.

De Projectgroep heeft een operationeel karakter en staat onder voorzitterschap van een projectleider. Daarnaast is er een vertegenwoordiging van de gebruikers. Denk hierbij aan afdelings- of teamhoofden, coördinatoren, diverse ICT-rollen, contractmanagers, inhuurdeskmedewerkers en soms ook P&O-functionarissen. Een en ander al naargelang zij expertise kunnen inbrengen en de belangen kunnen behartigen van degenen die zij representeren. Vanuit het IUC EZK is er inbreng van een contractmanager, een inkoper en een jurist.

Als de aanbesteding eenmaal is gegund, dan volgt het ‘contractmanagement’, waarbij de Categoriemanager ook actief betrokken is. Monitoren van de feitelijke invulling door de geselecteerde leveranciers speelt daarbij een belangrijke rol.

Tot zover deze inkijk in de achtergronden, de rol en inrichting van Categoriemanagement bij de ICT-inhuur van de Rijksoverheid. Aan de hand van een recent aanbestedingstraject zal ik in een volgend artikel in deze serie wat meer inzicht geven in het totstandkomingstraject van een omvangrijke ICT inhuur tender.

Lees in deze serie ook:

Deel 1: Tenders, een niet te onderschatten impact op de arbeidsmarkt

Deel 2: Tenders & Categoriemanagement

Of download de whitepaper met de volledige tekst