Koen van Rijn: “Bespaar 10% op inhuurkosten door 20% meer extern talent in te huren”

‘Join the next world of work’. Dat is de purpose van HR-tech dienstverlener HeadFirst Group, waarmee wij bedoelen: ‘wij nemen de leiding naar de nieuwe wereld van werk, haak aan!’ Maar hoe ziet die wereld eruit? Koen van Rijn, Managing Director Intermediary Services, omschrijft de visie in drieën:

“1) Vraag en aanbod vindt elkaar online met behulp van tech en data;

2) De waarde van talent is prioritair waarbij de contractvorm steeds minder relevant is gebleken; en

3) we strijden voor een inclusieve arbeidsmarkt met uitdagend werk voor iedereen, zonder vooroordelen, voor een eerlijke prijs.”

Welke stappen kun je als organisatie zetten naar deze nieuwe wereld van werk, waaraan Koen een interessante challenge koppelt: 10% besparen op inhuurkosten, door 20% meer extern talent in te huren. Met deze tien concrete kansen kun je direct aan de slag.

Inhuurvolwassenheid

De manier waarop organisaties externe inhuur georganiseerd hebben, laat zich plotten op een volwassenheidsmodel. De drie meest voorkomende stakeholders daarbinnen zijn de Business, HR en Inkoop. De Business streeft naar schaalbaarheid, flexibiliteit, kennis en snelheid. HR wil een robuust, voorspelbaar en transparant in-, uit- en doorstroomproces van professionals, terwijl Inkoop zich vooral richt op een scherpe prijs-kwaliteitverhouding en het beheersen van compliance-risico’s.

In een beperkte inhuurvolwassenheidsfase, vaak een decentrale ad-hoc organisatie (Fase 1 en 2) is de Business de dominante belanghebbende, waarbij procesbeheersing, compliance en kostenbeheersing vaak ondergeschikt zijn. Naarmate het inhuurproces volwassener wordt (Fase 3 en verder), is er betere procesbeheersing, afname van compliance-risico’s en een verbeterde prijs-kwaliteitverhouding voor ingehuurde professionals.

Kans 1: Implementeer marktwerking
6-8% budgetruimte

In de ad-hoc fase koopt de Business rechtstreeks in. Snelheid, flexibiliteit en bekendheid met leveranciers van professionals of zzp’ers zijn de dominante criteria, maar dat heeft twee nadelen: hogere tarieven en niet altijd de beste professionals, door het ontbreken van marktwerking en lage compliance ten aanzien van wet- en regelgeving. HR kan een stabielere basis creëren door wel marktwerking te faciliteren. Dit kan in eigen regie (met platformoplossingen) of in co-creatie met specialistische marktpartijen (intermediair of MSP).

Kans 2: Implementeer een wervingsbeleid ten aanzien van ketenvorming
2-5% budgetruimte

In de lage volwassenheidsfases ontstaan vaak ongewenste inkoopconstructies met veel tussenpersonen (ketens), die allemaal marge maken en niet altijd voldoen aan wet- en regelgeving. Onze data toont aan dat dit tot 10-12% hogere uurtarieven kan leiden. We raden aan beleid te creëren dat erop gericht is ketens te voorkomen of in ieder geval te maximeren qua looptijd en marge. Zorg voor grip op compliance en kosten door zzp’ers direct te contracteren of een tussenpersoon te contracteren door middel van een fee-overeenkomst.

Kans 3: Implementeer een preferred supplier model
2-5% budgetruimte

Ga strategische partnerschappen aan met een select aantal leveranciers voor expertisegebieden, waarin veel wordt ingehuurd. Met deze partners ga je een commitment aan op het gebied van volume. Dit creëert een gezonde balans tussen scherpe tarieven en een voorkeursbehandeling.

Kans 4: Ontsluit de zzp-markt direct
Verlaging wervingskosten ≥ 12% naar 5-7%

Elke organisatie heeft vanuit het verleden succesvolle samenwerkingen met zelfstandigen, zowel vanuit de Business als via tussenpersonen of Managed Service Providers (MSP’s). Neem regie op deze contacten door ze te verenigen in een (flex) talentpool. Dit kun je zelf doen of in samenwerking met een HR tech-provider die in staat is om dit te managen op digitale platformen. Binnen deze pools kunnen zzp’ers elkaar inspireren en kunnen ze in de toekomst uitdagende opdrachten oppakken. Dit leidt tot een verlaging van de wervingskosten van meer dan 12% naar 5-7% en creëert productiviteit winst door een snellere onboarding en leercurve, aangezien rejoiners al bekend zijn met de opdrachtgever.

Het is opvallend dat deze laagdrempelige kans, nog relatief weinig wordt toegepast in Nederland. Onderwerpen als direct sourcing en het opbouwen van talentpools bevinden zich nog in een verkennende fase bij veel organisaties.

Kans 5: Realiseer een realtime tarief benchmark proces
5-10% financiële ruimte in het eerste jaar

Veel organisaties hebben traditionele statistische benchmarkprocessen; periodiek worden ratecards tegen een vergoeding herzien door externe consultancy- of expertisebureaus. HeadFirst Group heeft een realtime benchmarkingtool ontwikkeld, gebaseerd op de combinatie van waardevolle data, goede classificatie en slimme technologie, waaronder AI. Hiermee vergelijken opdrachtgevers hun opdrachten met de huidige, marktconforme tarieven, afgezet tegen schaarste. Uit onze gegevens blijkt dat 35-40% van alle gecontracteerde externe professionals boven de benchmarktarieven zitten. Stapsgewijze optimalisatie, middels onderhandelingen en in- en uitstroom, zonder continuïteit in gedrang te brengen, levert in het eerste jaar 5-10% financiële ruimte op.

Kans 6: Global/EU remote sourcing
6-10% potentiële besparingsruimte

Tijdens de coronacrisis hebben we massaal remote ‘leren’ werken. Veel organisaties blijven terughoudend op dit gebied. Waarom huren we niet 100% ‘remote workers’ in? Bijvoorbeeld uit landen waar uurtarieven lager liggen. Natuurlijk is taal een te overbruggen horde, maar zeker in veel IT-teams is de voertaal al Engels en is remote sourcen een goede optie. Verder neemt technologie taalbarrières meer en meer weg. Momenteel zien we een toename van buitenlandse talenten binnen de overheid, iets wat een paar jaar terug niet voor mogelijk werd gehouden. Zeker in de huidige, schaarse arbeidsmarkt – waarbij we creatief moeten zijn – is deze kans het verkennen waard.

Kans 7: Versnel het screenings- en onboardingproces
Tussen de €150 – €200 besparing per screening

Organisaties willen professionals het liefst zo snel mogelijk aan het werk hebben. Helaas worden ze nog steeds geconfronteerd met een gemiddelde screeningsperiode van twee weken, die gepaard gaat met kosten van tussen de €150 tot €250 per screening. Ook de markt voor het screenen van externe medewerkers ondergaat een digitale transformatie. Door het volledig digitaal ontsluiten van de databronnen, kan een happy-flow screening momenteel in slechts 10 minuten succesvol worden afgerond, tegen een kostprijs van tussen de €10 en €30. Afgezien van deze directe besparing op de screeningskosten zijn de business opbrengsten nog aanzienlijker. Met de juiste onboardingsprocessen kan een geschikte kandidaat al binnen enkele dagen aan de slag. Dat betekent: business kritische rollen zijn sneller up and running, dus geen vertraging van projecten in de business en frustraties bij de professional over een traag onboardingproces.

Kans 8: Vermijd onnodige nadruk op senioriteit en ideale kandidaten
5-7% budgetruimte

Een uitgebalanceerde mix van senioriteit binnen de flexibele schil kan al snel kosten besparen. Organisaties stellen nogal eens onrealistische eisen en wensen aan in te huren professionals. De technologische ontwikkelingen hebben geleid tot een verhoogd aanpassingsvermogen en leervermogen bij junior en medior professionals. Hierdoor kunnen zij na onboarding veel sneller productief zijn. Het verhogen van ons adoptief vermogen maakt het mogelijk om de functieniveaus geleidelijk met één of twee niveaus te verlagen.

Kans 9: Focus op zowel wat je kunt als wie je bent

Ondanks geavanceerde methoden zoals culturele fit, persoonlijke ontwikkeling en aanpassingsvermogen, ondersteunt door methodologieën als Realdrives, MBTI, EQ, AQ, selecteren we bij inhuur nog steeds voornamelijk op basis van de vereiste vaardigheden (wat je kunt) en te weinig op basis van persoonlijke compatibiliteit (culturele fit). Hoewel de gevolgen van deze mismatch niet altijd direct financieel zichtbaar zijn, resulteren ze vaak in onnodig lange inwerktijden om volledig op stoom te komen of tot voortijdig uitstroom van professionals (mismatch).

Kans 10: Bied inspirerende kansen met eerlijke beloning

Professionals maken hun keuzes op basis van meer dan alleen tarief. Ze zoeken uitdagend werk en willen werken bij inspirerende organisaties. Opdrachtgevers onderschatten nog altijd de waarde van een goed (flex) employer brand om zich aantrekkelijker te maken voor externe talenten. Zet je cultuur, strategie en projecten in de etalage. Waar HeadFirst Group opdrachtgevers bij helpt is een adaptief wervingsproces en het inrichten van processen voor het ophalen van feedback van professionals over de opdrachtgever (NPS en Csat), zodat je daar verder op kunt verbeteren.

Ook morgen beginnen?

Het mooie van deze kansen is dat elke organisatie er morgen mee kan beginnen, ongeacht de huidige volwassenheidsfase. HeadFirst Group biedt ondersteuning bij het maken van keuzes en het stellen van prioriteiten door middel van een nulmeting. We breken met de traditionele aanpak van interviews en workshops, die weken in beslag kunnen nemen. Onze nulmeting is volledig datadriven en biedt realtime inzicht in de business potentie van elke kans. De diepgang van ons onderzoek gaat in overleg en hangt af van de volledigheid van aangeleverde data. Zet eventuele terughoudendheid opzij, want hoe geweldig is het om 20% meer bedrijfsresources beschikbaar te hebben zonder aanvullende risico’s, terwijl je tegelijkertijd 10% kunt besparen op je kosten.