Manfred Vogels: “Data zijn het startpunt voor Total Talent Management”

Total Talent Management (TTM), grip en inzicht op vast én flex binnen een organisatie. Het klinkt zo mooi, maar de praktijk is weerbarstig. Het vraagt veel (flexibiliteit) van een organisatie. Maar het levert ook veel op, zeker als je goed gebruik maakt van een Vendor Management Systeem (VMS).

“Een Vendor Management Systeem biedt intelligente data, op basis waarvan je betere keuzes kunt maken.” Dat stelt Manfred Vogels, Director Relationship Management Continental Europe bij Beeline, een van de grootste leveranciers van Vendor Management Systemen.

Volgens Vogels zijn die data ook onontbeerlijk voor Total Talent Management. Van Total Talent Management (TTM) is sprake als een organisatie recruitment en management van vast personeel en de (tijdelijke) inhuur van professionals weet te integreren. Dan heb je echt overzicht en inzicht in al het talent dat je (nodig) hebt in de organisatie. “Het is een nobel streven, maar het aantal organisaties dat dit echt in de praktijk brengt is op één hand te tellen”, zo zei Manfred Vogels onlangs in een interview met ZiPconomy.

Helder doel voor TTM

De reden dat TTM nog niet echt van de grond komt is dat er verwarring is over het begrip, zegt Vogels. “Maar weinigen weten wat het echt betekent voor hun organisatie. En welk doel streef je na? Welk probleem wil je ermee oplossen? Dat moet je helder hebben.”

Belangrijke doelen zijn volgens hem:

sneller en beter talent uit de markt te halen; iedereen vist in dezelfde vijver die steeds kleiner wordt (door krapte op de arbeidsmarkt). Als organisatie moet je er dus alles aan doen dat talent, vast of flex, sneller dan de concurrentie uit de markt te vissen. Dat vraagt veel flexibiliteit van een organisatie.
handelingssnelheid om je als organisatie te wapenen tegen fluctuaties in de markt; de verhouding vast/flex laten meebewegen met de economische conjunctuur. Maar denk ook aan de coronacrisis. Bedrijven moesten direct ingrijpen, maar bleken vaak geen idee te hebben wie, waar in het bedrijf rondliep en welke rol had. Als je dat inzicht niet hebt en je moet snel afschalen door zo’n crisis, mis je dus handelingssnelheid.

Veel flexibiliteit gevraagd

Waarom slagen nog maar weinig organisaties in het doorvoeren van TTM? Vogels: “Het benodigde change management wordt doorgaans onderschat. Om TTM in zijn zuiverste vorm door te voeren moet je de hele organisatie grondig veranderen. Om succesvol te zijn dient de organisatie enorme flexibiliteit te hebben.”

Vogels geeft een voorbeeld: stel een internationaal IT-bedrijf zoekt voor een Nederlands project een developer. ‘Het maakt niet uit waar iemand woont en werkt’, zegt de projectleider. Dat klinkt heel mooi, maar de praktijk is weerbarstig. Wat als een Italiaanse developer voor dat Nederlandse project aan de slag gaat? Die staat dan op de payroll van de Italiaanse afdeling, maar de Italiaanse manager wil natuurlijk niet voor de kosten van het Nederlandse project opdraaien. De Nederlanders zullen op hun beurt zeggen ‘Hij woont in Italië, dus hoort op jullie payroll’. “Daar moet je goed over nadenken en goed afstemmen tussen HR en finance.”

Of denk aan iemand die wel wil komen werken, maar alleen als zzp’er, of alleen met een jaarcontract. Dan moet je dat als organisatie wel kunnen aanbieden. Er zijn veel organisaties die stellen ‘vast of flex, dat maakt ons niet uit’, maar in de praktijk heeft dat grote consequenties, stelt Vogels. “De gewenste flexibiliteit om TTM in de praktijk te brengen, gaat heel ver.”

TTM is goed om na te streven, maar het lijkt soms of bedrijven ongetraind aan een marathon willen beginnen. Start eerst eens met 5 kilometer!

HR of Inkoop?

En dan is er altijd ook nog de discussie over de vraag bij welke afdeling TTM ligt: HR of Inkoop?

Vogels ziet in de praktijk een gemengd beeld. “Bij heel veel bedrijven is het flexmanagement nog sterk verankerd binnen Procurement. Er is een trend dat HR dit meer en meer oppakt, vooral bij bedrijven met een talentmanagement-focus. Aan de andere kant zie je dat bij economische tegenwind – zoals we nu ervaren – dat Procurement weer meer de grip pakt, vanuit een kostenfocus. Die wil inzicht in wie, waar wordt ingezet en tegen welke prijs?”

Vogels’ advies: “Leg de eindverantwoordelijkheid bij HR, maar beiden spelen een belangrijke rol, zij hebben elkaar nodig.”

TTM visibility

“TTM is goed om na te streven, maar het lijkt soms of bedrijven ongetraind aan een marathon willen beginnen. Start eerst eens met 5 kilometer, dan 20”, zegt Vogels. Volgens hem is de eerste stap die gezet moet worden ‘zorgen voor TTM visibility’; inzicht en grip op wie er allemaal rondloopt binnen de organisatie.

Zelfs bij grote organisaties die langjarige inhuurprogramma’s hebben, schort het daar vaak aan, weet Vogels uit ervaring. “Ook voor die klanten geldt dat vaak maar 40 tot 50% van alle inhuur in ons VMS zit, de rest niet. Internationale organisaties doen bijvoorbeeld bepaalde inhuur in het ene land wel en in het andere niet (vanwege beperkte volume) via het VMS.”

Data als startpunt

Goede, betrouwbare data uit het VMS halen, is geen vanzelfsprekendheid. Soms zijn data niet beschikbaar, omdat niet alle inhuur via het VMS verloopt. Of de data zijn wel beschikbaar maar zitten op te veel verschillende plekken, in verschillende systemen. Of de data zijn niet betrouwbaar; er staat bijvoorbeeld dat een freelancer werkt voor leverancier ZZZ tegen een tarief van € 0,01 – die tijdelijke medewerker is waarschijnlijk alleen in het HR-systeem ingevoerd om een toegangspas aan te kunnen maken.

Toch zijn data het startpunt voor TTM, stelt Vogels. “Het belang van een goed VMS is juist ook transparantie, inzicht in data, op basis waarvan je keuzes kunt maken.” Dan weet je op elk gewenst moment hoe jouw flex workforce eruit ziet; wie, waar, hoe lang, via welke leverancier aan de slag is binnen jouw organisatie. En dan zie je knelpunten, weet je waar teveel of te weinig flexkrachten rondlopen.

Analytische reportages

Een goed functionerend VMS biedt volgens Vogels veel meer dan platte rapportages. “Het is de basis voor analytische rapportages. Waarom duurt het op afdeling A zo veel langer om vacatures in te vullen dan op afdeling B? Is daar het tekort aan specifiek personeel het grootst? Of is het interne proces daar niet op orde? Wij kunnen dat met onze analytische rapportages bijna pinpointen op individueel niveau.”

Data uit een VMS is heel waardevol voor klanten, stelt Vogels. “Wij zitten als Beeline al 25 jaar in deze markt en zitten dus op een enorme hoeveelheid data, tot op klantniveau. Voor grote logistieke opdrachtgevers als Amazon, UPS of Royal Mail zien wij niet alleen seizoensinvloeden, maar geven wij ook gedetailleerd inzicht, bijvoorbeeld door aan te geven in welke profielen een klant afgelopen jaar succesvol was en welke minder.”

Augmented intelligence

“Op basis van dat inzicht in data kunnen organisaties ook steeds betere keuzes maken.” Die diepgaande analyses gaan steeds verder. Daarbij wordt de inzet van Augmented Intelligence (AI) steeds belangrijker”, vertelt Vogels. Zo werkt Beeline bijvoorbeeld op het gebied van kandidaatselectie samen met een partner (HiredScore) waarbij hiervan gebruik wordt gemaakt; de aangeboden kandidaten op een vacature worden dan gerangschikt in groepen, van A (meest geschikt), B, C tot eventueel D (minst geschikt).

Vogels licht toe: “Hierbij worden niet alleen de skills van de kandidaat versus het gevraagde profiel bekeken – die platte tekstmatch kunnen veel VMS’en maken, maar dit geeft ook de kans (likelyhood) dat deze kandidaat echt geïnteresseerd is en de kans dat deze kandidaat daadwerkelijk langere tijd in deze functie zal blijven.”

Vogels is ervan overtuigd: “Augmented intelligence zal een steeds grotere rol gaan spelen in het weergeven van keuzes die een organisatie kan maken.”