Tien manieren om het meest uit interim managers te halen

Dit gastblog is geschreven door Ewout Wolff van Onedaycompany.

Een interim manager is iemand die met goede kennis of ervaring een belangrijke functie voor een organisatie tijdelijk kan vervullen. Hij helpt een organisatie uit een lastige situatie, of geeft een flink positieve boost.

Om je interim manager zo goed mogelijk te benutten, geef ik je deze 10 punten:

1. Vertrouw je interim manager

Natuurlijk is het even wennen: een buitenstaander, met een eigen mening en die uit een andere cultuur komt. Maar wantrouw hem niet, dit beperkt zijn effectiviteit ernstig: het is niet motiverend; de interimmer is meer bezig om controlevragen te beantwoorden dan om het echte werk te doen en erger: de interimmer zal minder risico nemen in een opdracht: nieuwe ideeën of oplossingen komen er niet voor de organisatie – ook de interimmer zal “op safe” gaan spelen.

2. Zet hem zo snel mogelijk aan het werk

Een interim manager is niet goedkoop. Een organisatie zal niet-effectieve tijd tot een minimum willen beperken. Toch is het verbazend hoe lang het soms duurt voordat de interim opdracht helemaal helder is. Een paar gesprekken zijn normaal, weken discussies echter niet.
Op een heel ander niveau: het helpt ook als zaken snel geregeld zijn als: PC, toegangspasjes, inlog gegevens, webmail, een goede werkplek of toegang tot de juiste data op harde schijven, intranet en dergelijke.

3. Maak heldere afspraken

Het belangrijkste punt bij elke interim opdracht, zowel voor interimmer als voor de organisatie. Het kost soms even tijd (zie #2), maar dan is voor iedereen duidelijk wat er gedaan gaat worden. Hoe minder onzekerheid, hoe beter. En: hoe concreter de opdracht, des te gemakkelijker voor de organisatie om het verloop van de opdracht te controleren. En des te beter kan de interimmer zich focussen op het werk.
Dit is het belangrijkste punt – maar daarmee ook direct het moeilijkste. Een goede investering in dit punt levert meer op dan alle andere 9 punten bij elkaar.

4. Serieus werk, geen uitzendkracht

De meeste interimmers die ik ken, zijn mensen met 20+ jaar werkervaring. Zij zijn geen interimmer geworden voor het geld. Ik herhaal: zij zijn niet interimmer geworden voor het geld. Waarom wel? De vrijheid van het ondernemen, de mogelijkheid in korte tijd resultaat neer te zetten, de inhoudelijke uitdaging.

Je kan hem natuurlijk inzetten om klusjes te gaan doen, naast de oorspronkelijke opdracht. Gewoon, omdat die horen bij de functie of omdat deze in de weg staan van het project. Maar hou in de gaten dat de klusjes niet de hoofdklus worden. Er zijn interimmers die hiermee akkoord gaan. Maar je doet je organisatie er geen plezier mee – je misbruikt eigenlijk een dure oplossing voor iets anders. En een nog minder leuk gevolg: een interimmer die een leuke opdracht af ziet dalen naar gewoon een klus, heeft zelf ook andere opties: interim contracten zijn meestal per maand opzegbaar. Voor de opdrachtgever, maar wat veel manager zich niet beseffen: ook voor de interimmer.

5. Tank zijn kennis leeg

Nu loopt er een ervaren manager rond op je afdeling – is het dan niet slim, om te kijken wat voor waardevolle kennis iemand heeft? Bijvoorbeeld over zijn vakgebied – wat de nieuwtjes zijn, wie te volgen via Twitter, welke interessante contacten hij heeft. Of ervaring: hoe ver de concurrenten zijn, welke bedrijven voorop lopen in zijn vakgebied.
Vraag naar mensen in zijn netwerk – voor werving, of expertise.

Niet alleen is het direct nuttige informatie over de organisatie – je krijgt ook een goed idee hoeveel kennis de interimmer eigenlijk wel heeft.

6. Wen niet aan zijn aanwezigheid

Na weken of maanden zoeken naar een personele oplossing, is de interimmer dan gekomen – goddank. Zij blijkt snel de belangrijkste zaken op te pakken en laat binnen 2 weken al wat resultaten zien. De organisatie slaakt een zucht van verlichting.

Na deze eerste twijfelende periode (“gaat ze het wel waarmaken?”) wordt de interim manager steeds meer opgenomen in de organisatie. “Ze is een van ons”, is een erg belangrijk gevoel (goed voor het vertrouwen!), maar ook een gevaarlijk idee: je kan er teveel aan wennen. Met als gevolg dat je na het verstrijken van de interim periode, weer ineens met de gebakken peren zit – het probleem dat bestond voor de komst van de interimmer is namelijk niet permanent verdwenen.
Een ander gevaar is dat de interim manager een meubelstuk in de organisatie wordt – ik ken een interimmer die meer dan 7 jaar werkt binnen dezelfde organisatie. Een onnodig dure oplossing.

In het algemeen kan je stellen: een interim manager verliest zijn effectiviteit na 1 jaar: dan is de organisatie gewend aan hem, zijn nieuwe ideeën zijn overgenomen en de oorspronkelijke opdracht is klaar. Wil een organisatie toch iemand langer behouden, maak dan een geheel nieuwe, concrete opdracht. En kijk dan nog eens of je hier echt een interimmer voor nodig hebt.

7. Begin direct zijn opvolger te werven

Hoe het komt, komt het, maar ik maak regelmatig mee dat een opvolger te laat komt voor een goede overdracht. Doodzonde natuurlijk: de interimmer gaat of te snel weg voor een goede overdracht, of de organisatie moet de interimmer vragen om langer te blijven. Daarom simpele stelregel: neem minimaal 6 maanden te tijd voor een goede wervingstraject (werving+opzegtermijn+eventuele vakantie). Nog makkelijker regel: interimmer binnen? Werving beginnen!

8. Zorg voor een goede overdracht

Ik weet het: klinkt goed, maar wordt zelfs bij het intern overnemen van functies niet gedaan. Doe het toch maar, zeker bij interim werk: je vraagt iemand om in een paar maanden iets te doen, wat helemaal nieuw is voor een organisatie. Die ervaring was er dus niet in de organisatie. Waarom is het dan logisch dat een opvolger even in een paar dagen de boel kan overnemen?
Vraag minimaal aan een interimmer om de belangrijkste lessons learned en aanbevelingen op te schrijven.

9. Doe een exit-gesprek

Nog een laatste kans om de opinie van een ervaren manager te horen. Een gratis adviseur in je bedrijf. Adviezen over de koers van je organisatie, je medewerkers, je systemen en processen – wat je maar wilt. Het is altijd goed om even terug te kijken op een heftige periode, waarin (als het goed is) veel resultaten zijn behaald.

10. Nodig hem nog eens uit

Deze laatste is een eigen uitvinding. Ik word meestal gevraagd om nieuwe online concepten te bedenken en hierna te realiseren. In korte tijd maakt de organisatie een grote slag op online en online marketing gebied. Als de opdracht gereed is, verdwijn ik van het toneel. Maar daarmee verdwijnt ook iemand die nog van het begin van het traject weet wat het oorspronkelijke idee was. En die in het begin de conceptbewaker was. En : iemand die veel weet van online marketing.

Ik bied daarom mijn klanten aan om na een half jaar terug te komen. Zij kunnen mij (samen met mijn opvolger!) een dag bestoken met vragen . Het helpt mijn klanten om te checken of ze op koers zijn en of het concept nog steeds goed staat.

Mocht u na dit verhaal nog steeds denken dat het interimmers alleen gaat om het geld: het zal u verrassen hoeveel interimmers het enorm leuk vinden om gewoon weer terug op bezoek te komen bij hun opdrachtgevers. En om hun kennis opnieuw te tonen.

Veel succes. Ik hoor graag je eigen ervaringen of commentaar!

(Dit gastblog is geschreven door Ewout Wolff van Onedaycompany. Ewout is sinds 2007 actief als interim online marketing manager)