Grip op inhuur. Op zoek naar de goeiste of de beste?

Werken met een marktplaats, preferred suppliers of een MSP om aan de juiste externe professionals te komen? Wat betekenen nieuwe aanbestedingsregels voor de inhuur van tijdelijk personeel door (semi-)overheden? Wat kan er straks nog en welke modellen geven grip op inhuur en zorgen er voor dat regels worden nageleefd? Moet je op zoek naar de ‘goeiste’ of de beste kandidaat?

Experts hielden tijdens de inspiratiesessie Grip op inhuur door detacherings-, werving- en selectiebureau Yacht drie modellen tegen het licht.

Grip op inhuur: het is het overkoepelende thema tijdens de inspiratiesessies van Yacht (zie ook deze whitepaper over Grip op Inhuur). Dinsdag kwamen in Maarssen die nieuwe Europese aanbestedingsregels ter sprake. “Het is heel actueel. We merken echt dat dit leeft onder onze netwerkleden”, zegt Jos Vlecken van Yacht, die de sessie voor de vierde keer organiseert. En met succes: tientallen HR- en inkoopmedewerkers van de centrale of decentrale overheid en semi-overheidsbedrijven vragen zich af wat de nieuwe regels straks betekenen voor hun dagelijkse werkzaamheden. Hoe bewaren zij het overzicht op de inhuur van tijdelijk personeel en zorgen ze er tegelijk voor dat de nieuwe regels worden nageleefd?

Marktplaatsen

Online marktplaatsen zijn voor (semi-)overheidsorganisaties een manier om aan de aanbestedingsregels te voldoen en tegelijkertijd grip te krijgen op inhuur. In heel Nederland zijn er zo’n honderd websites waarop gemeenten, provincies en de overheid tijdelijke opdrachten plaatsen. Zo ook de Gemeente Den Bosch. “Het was voor ons puur een rechtmatigheidskwestie,” zegt Kees van Weert, personeelsmanager bij de gemeente Den Bosch. Toen de gemeente vijf jaar geleden door accountants op de vingers werd getikt, werd gezocht naar een andere manier om tijdelijke professionals te werven. Met succes, aldus Van Weert. “De kosten zijn structureel gedaald.” Maar hier kan ook de economische crisis een rol hebben gespeeld, we spreken van 2010. “Maar prijs was niet eens het belangrijkste,” zegt Van Weert.

Lijnmanagers zagen ook de kwaliteit van de ingehuurde professionals toenemen en als belangrijkste neveneffect noemt hij de betere opdrachtomschrijving door leidinggevenden. “Ze kregen veel helderder en duidelijker op papier wie ze nu eigenlijk zochten.” Dit leidde er bijvoorbeeld toe dat een aantal opdrachten na de plaatsing werd hergeformuleerd. “Vroeger waren we dan gewoon in zee gegaan met iemand die we eigenlijk niet nodig hadden.”

De marktplaats is dus goedkoper en efficiënter, maar is tegelijkertijd tijdrovend. Partijen hebben recht op een gemotiveerde afwijzing, waar bij een normale sollicitatieronde een standaard e-mail volstaat. “Kees van Weert heeft het steeds over zijn assistente, daar kan hij waarschijnlijk niet meer zonder,” zegt een inhuurmanager bij de semi-overheid. Hij is kritisch over het model. Ook twee HR-medewerkers van een provinciale hoofdstad zijn minder positief: “Het is erg arbeidsintensief.”

Wat kan er nog met de nieuwe aanbestedingswet

De betreffende gemeente werkt net als veel overheidsorganisaties met raamcontractanten waarbij tijdelijk personeel, van hoog- tot laagopgeleid, kan worden geworven. Onder de nieuwe aanbestedingswet verandert er voor hen eigenlijk weinig, legt Maarten de Jong, advocaat bij Allen & Overy Amsterdam uit. “Een raamcontractant is in dit geval een praktische oplossing.” Er hoeft immers maar enkele keren te worden aanbesteed, waarbij de opdracht, via verschillende overeenkomsten, aan meerdere leveranciers kan worden gegund. Dit biedt een uitkomst omdat die leverancier – vaak een grote speler – tegelijkertijd uitzendkrachten en hoger geschoold personeel levert. En ook deze zogenoemde B-diensten moeten vanaf 18 april 2016 boven een bepaald bedrag via aanbesteding worden geworven.

Dat is makkelijk, maar, zo merken critici op, het zet de zp’ er in veel gevallen buiten spel. “Dat vind ik wel een nadeel,” zegt een inhuurmanager bij de provincie. “We gebruiken onze marktplaats alleen voor specialistische functies, bijvoorbeeld in de IT. Maar ik vraag me nu af waarom we dit eigenlijk niet verder uitrollen. Je moet de zelfstandige ook een kans geven.” De twee HR-medewerkers van de provinciehoofdstad wuiven het bezwaar weg: “Onze leveranciers staan in contact met kleinere bureaus, die voor ons een specialist kunnen leveren als dat nodig is.” Een ander nadeel van de werving via raamcontractanten is de beperkte poule aan talenten. Je krijgt de goeiste maar niet per definitie de beste.

Vinden van een MSP met Best Value Procurement

Om te kunnen sturen op de kwaliteit van inhuur en met name vanwege op wens om hier grip op te krijgen, koos de Hanzehogeschool om te werken met een vaste managed service provider (MSP) een uitkomst. In dit geval hoeft slechts een keer te worden aanbesteed en fungeert de MSP als contractant voor zowel de uitzendkrachten en gedetacheerden als de individuele zp’er.

De manier waarop de msp werd aanbesteed wijkt af van veel gebruikelijke procedures, zo blijkt uit de presentatie van Antoinette Bos. Bos, hoofd leveranciersmanagement aan de Hanzehogeschool Groningen, werkt met de best value procurement-methode (bvp). Kern is dat de opdrachtgever wel de doelen bepaalt, maar de manier waarop die doelen behaald wordt geheel over laat aan de expert: de leverancier. Die heeft verstand van zaken als de arbeidsmarkt en tooling om de grip op inhuur.

Met de Hanze inhuur desk worden de doelen gehaald, licht Bos toe en de kwaliteit van de professionals ging er volgens het lijnmanagement op vooruit. Daarnaast wordt de organisatie een hoop juridische verantwoordelijkheid uit handen genomen. Vanuit de zaal wordt instemmend geknikt. “Dan ben je er in een keer mee klaar,” klinkt het.

Bovendien laat het model van Bos zien dat mkb’ers en zelfstandigen wel degelijk kans maken op tijdelijke opdrachten; een van de doelstellingen van haar organisatie. Dat is ieder geval zo zolang een zelfstandige beschikt over een VAR-verklaring. De aanstaande Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties die de VAR moet gaan vervangen, is hier een drempel. “Moet die straks met de MSP worden gesloten?”, wordt terecht gevraagd. Net als duidelijkheid over de betreffend wetswijziging laat het antwoord op zich wachten. “Het is echt nog te vroeg om daar iets over te zeggen,” zegt Jos Vlecken van Yacht. Een vijfde inspiratiesessie in het voorjaar dient zich al aan. “En het thema ligt inderdaad voor de hand.”

Dit is de eerste van een serie artikelen naar aanleiding van de inspriratiesessie ‘Grip op Inhuur’, georganiseerd door Yacht. De andere artikelen uit deze serie zijn hier terug te lezen.