7 redenen waarom strategische personeelsplanning zo lastig van de grond komt.

Strategische personeelsplanning staat bij veel organisaties al jaren hoog op de agenda. Het nut of zelfs de noodzaak ervan wordt door velen gevoeld. De markt en het werk verandert. Organisaties moeten hier flexibel en tijdig op in kunnen spelen. Ook demografische ontwikkelingen, zoals ontgroening en vergrijzing, zijn aanleiding om na te denken over de mogelijke consequenties die dit voor een organisatie heeft.

Al jaren staat strategische personeelsplanning in de top 3 van HR. Toch merken we dat strategische personeelsplanning vaak als speerpunt op de lijst blijft staan. Strategische personeelsplanning komt bij veel organisaties maar moeizaam op gang. Of er wordt wel mee gestart, maar vervolgens blijft het proces ergens steken. Hoe komt het dat strategische personeelsplanning zo lastig van de grond komt?

1. Geen goede organisatievisie en -strategie

Strategische personeelsplanning vereist een duidelijke visie op de lange termijn strategie van de organisatie. Deze visie dient gekoppeld te zijn aan externe economische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen. De organisatie zal keuzes moeten maken hoe ze omgaan met deze ontwikkelingen en een richting bepalen. Vervolgens moet in kaart worden gebracht wat dit voor de organisatie betekent. Als dit niet helder is, is het vrijwel onmogelijk om een vertaling te maken naar het gewenste personeelsbestand in de toekomst.

2. Complex proces

Strategische personeelsplanning is een complexe HR-activiteit. Veel HRM-afdelingen hebben er nog weinig tot geen kennis van en ervaring mee. Bij organisaties in de publieke sector wordt nog steeds veel tijd besteed aan de beheersmatige kant van HRM. Het analyseren en interpreteren van gegevens en het vervolgens strategisch omzetten in beleidsacties blijkt vaak lastige materie. HRM’ers zijn over het algemeen ‘mensen-mensen’, die vaak minder affiniteit hebben met cijfers.

3. Beperkte beschikbaarheid gegevens en data

Voor strategische personeelsplanning is het belangrijk dat er veel gegevens beschikbaar zijn om een voorspelling te kunnen doen over de beschikbaarheid van het reeds aanwezige personeel en het personeel dat op termijn gewenst is. Met de juiste cijfers (HR-analytics) kunnen standpunten onderbouwd worden en het belang van bepaalde beleidskeuzes worden aangetoond. Maar in de praktijk blijkt vaak dat niet alle benodigde informatie (eenvoudig) beschikbaar is.

4. Geen goede voorbereiding

Organisaties starten zonder een goede voorbereiding. Het proces van strategische personeelsplanning vraagt om een goede voorbereiding. Voordat gestart wordt moet eerst onderzocht worden wat de organisatie wil bereiken met strategische personeelsplanning. Op welk niveau wordt het toegepast? Hoever wil men vooruit kijken? Welke medewerkers uit de organisatie worden in het proces betrokken? Wie is verantwoordelijk voor het proces?

5. Te weinig draagvlak of commitment

Het proces van strategische personeelsplanning is een gemeenschappelijk proces van management en HR. We zien in de praktijk dat strategische personeelsplanning vaak nog wordt gezien als een taak van HR. Onvoldoende commitment en betrokkenheid van het management kan ertoe leiden dat het proces vastloopt.

6. Gebrek aan tijd en geld

Strategische personeelsplanning is een tijdsintensief proces waar veel medewerkers in de organisatie bij betrokken dienen te worden. Het proces vraagt vooral veel tijd van HRM’ers en leidinggevenden in de organisatie. Uit de Personeelsmonitor Gemeenten 2015 blijkt dat tijdgebrek en te weinig capaciteit de belangrijkste barrière is die gemeenten tegenkomen bij de invoering van strategische personeelsplanning.

7. Andere prioriteiten

Ook zijn er vaak andere HR-activiteiten die voorrang krijgen. We zien dat er in veel HR-teams nog ad hoc gewerkt wordt, zonder een duidelijk strategisch HRM-beleid. In die teams krijgen ad hoc problemen (korte termijn) voorrang op een omvangrijk en strategisch proces als strategische personeelsplanning (lange termijn).

Het bovenstaande is geen uitputtende lijst van barrières voor strategische personeelsplanning, maar een aantal van de barrières die wij in de praktijk tegenkomen. Duidelijk is dat strategische personeelsplanning voor veel organisaties nog een uitdaging is. Belangrijk is dat men ervoor zorgt dat het geen eenmalige activiteit is, maar een cyclisch proces. Binnen die cyclus vindt continu afstemming plaats tussen de richting die de organisatie op wil en de samenstelling van het personeel.

Gratis publicatie HRM Barometer

Meer lezen? Het volledige artikel staat in de HRM Barometer. Een publicatie met meer dan 100 pagina’s toegespitst op de belangrijkste HRM trends & ontwikkelingen voor overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Vraag de HRM Barometer 2016-2017 kosteloos op via www.driessen.nl/hrmbarometer.

Julika Teerhuis