Loopt inhuur bij Gemeente Amsterdam uit de hand? Of is inhuur een bewuste keuze?

“De omvang van de externe inhuur van personeel binnen de gemeente Amsterdam is op een hoogtepunt. De informatievoorziening daarover is op een dieptepunt.” Met die weinig verhullende woorden brengt de Rekenkamer van Amsterdam een nieuw rapport over hoe Amsterdam omgaat met de inhuur van extern personeel. Extern personeel overigens in de breedste zin van het woord. Dus van uitzendkracht tot zelfstandige interim manager en alles wat daar tussen zit.

Berichten over hoge uitgaven aan inhuur doen het altijd goed voor de krantenkoppen. De vraag of dat ook per definitie heel erg is, is nog maar de vraag.

Onderzoek

Uit het onderzoek “Inhuur met beleid” blijkt dat de kosten van externe inhuur jaarlijks stijgen. In 2015 bedroegen deze € 218,6 miljoen en in 2016 naar schatting € 237,4 miljoen. “Vanaf 2013 neemt de informatiewaarde van de begroting en de jaarrekening over externe inhuur af, om in 2015 op een dieptepunt te belanden. Raadsleden worden onvoldoende geïnformeerd over de kosten, omvang en samenstelling van de externe inhuur, de relevante ontwikkelingen en de mate van effectiviteit van externe inhuur.” zo concludeert de Rekenkamer.

Conclusies

De rekenkamer trekt drie conclusies:

• De doelmatigheid en doeltreffendheid van het inhuurbeleid kan niet worden vastgesteld. Er zijn op basis van de praktijk wel vraagtekens te plaatsen. Prestatiedoelen worden vaak niet bereikt, procedures rond inhuur zijn weinig efficiënt, de ingehuurde kennis wordt niet systematisch in de organisatie geborgd en er worden geen kosten-batenanalyses gemaakt.
• Er zijn veel regels en afspraken. De twee belangrijkste documenten die de praktijk moeten sturen – de gedragscode en het protocol externe inhuur– verschillen echter inhoudelijk van elkaar en spreken elkaar soms tegen. De uitvoering van de regels blijft mede daardoor in de praktijk achter.
• De verantwoording over externe inhuur aan de gemeenteraad is onvoldoende.

Aanbevelingen

De rekenkamer formuleert vijf aanbevelingen, die voor professionals die bezig zijn om inhuur op een goede manier bij hun organisatie in te richten herkenbaar zijn:

1. Zorg voor goede informatie over de aard en omvang van de externe inhuur.
2. Leg de uitgangspunten van het inhuurbeleid vast en vertaal deze naar adequate beleidsmaatregelen.
3. Zorg dat de volgende randvoorwaarden op orde zijn:

• eenduidigheid in de definitie van externe inhuur en toepassing hiervan
• inzicht in de strategische personeelsbehoefte (benodigde en reeds aanwezige capaciteit, expertise en vaardigheden)
• een werkwijze waarbij het inhuurproces wordt gezien als een gezamenlijke (organisatie-brede) inspanning met duidelijke rol- en taakverdeling; betrouwbare (ondersteunende) ICT-systemen

4. Verbeter de informatievoorziening over externe inhuur in de P&C-cyclus.
5. Start op de korte termijn een verbeterproject en rapporteer regelmatig aan de raad over de voortgang.

Volgens de Rekenmaker neemt het Amsterdamse college deze aanbevelingen over, maar wijst het advies om de sturing op externe inhuur als risicovol project aan te merken af.

Inhuur als een keuze

‘Externe inhuur is geen zwaktebod’. Zo reageerde de Amsterdamse Gemeentesecretaris Arjan van Gils iets meer dan twee jaar geleden op berichten over de hoogte van inhuur bij zijn gemeente. In die zin zijn dit soort berichten ook een soort rituele dans van vaak weer snel wegebbende verontwaardiging.

Van Gils stelde destijds dat het inhuren van mensen noodzakelijk is om een dergelijke grote en complexe operatie als de decentralisatie mogelijk te maken.  “Het hoort bij bijzondere gevallen. Tijdelijke experts voor tijdelijke klussen. Wij, grote steden, leunen niet op externen. Zij komen ons helpen. Externe inhuur is geen zwaktebod. Het is logisch experts naar je toe te halen voor zaken die je niet eerder deed, zodat je het goed doet, bijvoorbeeld met de decentralisaties. Je moet ze natuurlijk wel strategisch inzetten.”  Dat er dan bij de Zuidas 70% externen rondlopen, is zo heel raar nog niet.

Gemeenten hebben flexibiliteit nodig is. Dat beschreef Prof Henk Volberda een paar jaar geleden al eens: “De interactie met een steeds complexere omgeving vraagt om een herijking van de wijze waarop gemeenten invulling geven aan de inrichting van hun organisatie. Vooral de flexibiliteit is hierbij een interessante factor: hoe flexibel zijn gemeenten en in welke mate passen zij zich aan de omgeving aan”, zo schreef hij (zie artikel “Flexibilisering van gemeenten loont. Nu nog vertalen naar een inhuurstrategie‘).  Een paar jaar later schreef dezelfde Volberda in een column op ZiPconomy overigens ook dat ‘flexwerk begint helemaal uit de hand te lopen‘.

De hoogte van uitgaven aan extern personeel zegt mij niet zo veel. Noch het percentage. De crux zit hem in het zinnetje wat Van Gils zegt: “Je moet ze natuurlijk wel strategisch inzetten.”  Wat dat betreft baren de conclusies van de Amsterdamse Rekenkamer wel wat zorg. Gelukkig schieten ze niet in de reflex door te stellen dat inhuur per definitief minder moet. Dat maakt de conclusies omtrent het ontbreken van een visie en sturen op doelmatigheid en doeltreffendheid er alleen maar scherper op.