De zin of onzin van marktplaatsen bij inhuur interim professionals.

Zijn digitale marktplaatsen – of DAS’sen zoals ze tegenwoordig heten – zinvol bij de inhuur van Ruimtelijke Ontwikkeling (en andere) interim professionals? Daarover organiseerde de bureaus Omniplan en Neuf & Associates onlangs een kennissessie met zowel opdrachtgevers, bureaus, zelfstandigen en beheerders van die marktplaatsen.  

Naast het bediscussiëren van de zin en onzin van marktplaatsen, ging het vooral ook om het met elkaar delen van ervaringen en inzichten om zo te verbeteringen te komen. Een verslag in twee delen. 

Groeiend aantal marktplaatsen

Het aantal marktplaatsen van de (semi-)overheid neemt jaar in jaar uit toe. Momenteel zijn er landelijk circa 130 actief (ze staan allemaal op de ZiPconomy MarktplaatsenKaart). In de Aanbestedingswet worden ze  (DAS) genoemd. Over het nut van inhuurmarktplaatsen voor de inhuur van professionals op het terrein van Ruimtelijke Ontwikkeling lopen de meningen echter zeer uiteen. Aan de inrichting en het gebruik van marktplaatsen kan het nodige worden verbeterd.

Vandaar dit initiatief dat ruimte bood aan de volgende vragen:

• Welke onvrede is er onder leveranciers over het fenomeen digitale marktplaatsen en over het gebruik ervan?
• Welke concrete ideeën en suggesties zijn er voor verbetering?
• Hoe zijn die in samenwerking met de verschillende overheidsorganisaties te realiseren?

De sessie, geleidt door Hugo-Jan Ruts van ZiPconomy, resulteerde in een groot aantal concrete, praktische aanbevelingen ter verbetering van de inrichting en het gebruik van een inhuurmarktplaats.

Elk type stakeholder vertegenwoordigd

Aan de sessie namen vertegenwoordigers deel uit inhurende organisaties zoals het Rijksvastgoedbedrijf, Rijkswaterstaat en een aantal gemeenten/provincies, meerdere uitlenende of bemiddelende organisaties en zelfstandige professionals, allen actief in de sector Ruimtelijke Ontwikkeling.

Als inleider en expert gaf Mark Bassie (Flex-Beheer), initiatiefnemer van het Comité van Marktplaatsgebruikers, dat de voor- en nadelen van het gebruik van digitale marktplaatsen onder de aandacht wil brengen van alle betrokkenen. ‘Wij zijn niet tegen marktplaatsen, wij zijn vóór betere’, zo verklaarde Bassie.

De belangrijkste hartenkreet van Hans van Dijk, directeur van organisatoren Omniplan en Neuf & Associates,  is dat er meer ruimte moet komen voor de soft skills van een professional. Die komen volgens hem nu niet in beeld via een marktplaats. De belangrijkste selectie gebeurt vrijwel volledig geautomatiseerd en enige nuancering of weging is daarmee ondergeschikt gemaakt aan algoritmes. Juist op het terrein van Ruimtelijke Ontwikkeling zijn, naast kennis van zaken, iemands persoonlijkheid en sociale vaardigheden essentieel. RO-professionals werken met zeer veel partijen samen. De onderlinge klik in de teams is in veel situaties doorslaggevend voor het succes van een project. Nu het fenomeen marktplaats oprukt, raakt dit aspect te veel uit beeld, constateert Van Dijk. Het is van belang dit in brede kring aan te kaarten vanuit een positieve grondhouding: hoe kan het aanbesteding- en inhuurproces worden verbeterd?

Voor- en tegenstanders

Uit een eerste verkenning in de zaal werd als snel duidelijk dat de marktplaatsen veel meningen oproepen. Zowel van voor- als van tegenstanders.

Positieve aspecten van marktplaatsen

Samenvattend wordt door inleners als positief ervaren dat het nodig is de criteria voor inhuur heel goed te formuleren en wegen. Uitleners en zzp’ers geven aan dat je door een marktplaats beter inzicht in alle beschikbare uitvragen hebt, ook van uitvragen die je anders nooit onder ogen zou krijgen. De marktplaats kan transparantie bevorderen wanneer de afhandeling goed is ingericht. Een belangrijk positief punt is eveneens dat zzp’ers in principe via een marktplaats kunnen concurreren met bureaus. Het meedingen naar een opdracht is via een marktplaats immers laagdrempeliger en minder arbeidsintensief dan bij een reguliere aanbesteding.

Negatieve aspecten van marktplaatsen
Hier staat tegenover dat – vanwege de grote hoeveelheid marktplaatsen – het bijna ondoenlijk is om alle opdrachten te vinden en in de gaten te houden.  De inhuur via een marktplaats is meer geld gedreven, omdat de laagste prijs vaak centraal staat. Deelnemers aan de sessie noemden ook de hoeveelheid administratieve rompslomp. De overdaad aan aanbiedingen veroorzaakt chaos, zo werd opgemerkt. Ook verloopt het gunningsproces lang niet altijd transparant: ‘Waarom is mijn kandidaat of aanbieding afgewezen en wat is het verschil met de winnaar?’

Een klacht is ook, dat er geen landelijke afstemming is tussen gemeenten en andere overheidsorganisaties die een marktplaats beheren, omdat elke gemeente en overheidsinstelling vrij is een marktplaats naar eigen inzicht te starten en in te richten. De managementinformatie op marktplaatsen ontbreekt of is zeer beperkt. Leveranciers willen snel kunnen zien welk type opdrachten wordt aangeboden, tegen welk gemiddelde tarief.

Een zeer negatief punt dat werd genoemd is het feit dat wie zich wil inschrijven meteen gedwongen wordt de lijst van voorwaarden te accepteren, terwijl de ins and outs van elke opdracht later in het traject pas goed duidelijk worden. Op deze manier worden alle risico’s naar de opdrachtnemers geschoven, terwijl de opdrachtgever en de intermediair buiten schot blijven.

Mensenwerk

Een digitale marktplaats is uiteindelijk toch mensenwerk. Marktplaatsen zijn in principe bedoeld om transparantie te bevorderen, misbruik tegen te gaan en meer partijen een kans te bieden bij het inhuurproces. Ook in de digitale omgeving kunnen opdrachtgevers zich echter verschuilen en in sommige gevallen misbruik maken van de digitale desk door eigen kandidaten ‘wit te wassen’, dat wil zeggen met voorbedachten rade aan te melden via de desk, terwijl er feitelijk geen objectief keuzeproces plaats vindt (dit is ook een van de ervaringen en grieven van het Comité van Marktplaatsgebruikers). Anderzijds kunnen service gerichte mensen zorgen voor een goede dienstverlening van de inhuurdesk aan de leveranciers. Een en ander staat of valt met het vermogen zich te verplaatsen in de behoefte van de ander en de wil om de stappen in het proces digitaal goed in te richten en te voorzien van deskundige en servicegerichte dienstverleners.

Verbeterpunten

Naar aanleiding van de inleiding van Mark Bassie, pitches van vier panelleden (opdrachtgevers, bureau en marktplaatsbeheerder) en reacties uit de zaal verder vijf verbeterpunten genoteerden:

• Geef meer managementinformatie
• Betere communicatie
• Betere terugkoppeling
• Meer uniformiteit
• Transparante selectie

Deze punten werden tijdens de sessie voor de aanwezigen verder uitgewerkt. De input van hen bood veel praktische handvatten om de voordelen van digitale verwerking te combineren met proportionele en menselijke aspecten voor een goed werkend proces van inhuur. Een proces dat grote en kleinere partijen evenredig ruimte geeft in de concurrentie en dat ook de overheid niet alleen goede kandidaten oplevert tegen scherpe tarieven, maar vooral de juiste kandidaten.

Waarom worden de mogelijkheden om via webinar- of videotechnologie de communicatie tussen vrager en aanbieders te verbeteren, niet ingebouwd in marktplaatsen? zo werd geopperd vanuit de zaal. Dat is zeer normaal bij online recruitment van sollicitanten op vacatures. Waarom niet ook bij inhuur via een marktplaats?

Dit en meer concrete verbeteringen, ingebracht in de brainstormsessie leest u in het tweede deel van dit verslag (wordt vervolgd)

(Tekst: Hinke Wever [Flexnieuws], beeld: Mischa Mannot)