Bij de inhuur van de overheid is aan transparantie nog veel te winnen

De nieuwe aanbestedingswet, nu een jaar van kracht, is er helder over. Als een (semi-)overheid een dienst aanbesteedt, moet niet alleen elke afwijzing gemotiveerd worden, maar ook de gunning. Oftewel: wie heeft de opdracht gekregen? En als je niet de gelukkige bent, waarom vis je achter het net?

De regels zijn dus helder, en lijken een uitkomst voor menig leverancier. Maar in de praktijk is transparantie vaak ver te zoeken, zegt bijvoorbeeld Mark Bassie, oprichter van het Comité voor Marktplaatsgebruikers. En dat begint al bij de formulering van de opdracht, zegt hij. ‘Je weet als leverancier op voorhand te weinig wat precies gezocht wordt. Hoe ziet de ideale kandidaat eruit? Wat is precies het probleem?’

En dus weet je als inschrijver ook niet precies wat je aan moet bieden, zegt hij. En – ondanks de goede intenties van de wet is het er aan de achterkant voor de leveranciers ook nog nauwelijks op verbeterd. ‘Je weet te weinig waarom jouw kandidaat het niet geworden is, of waarom je het zelf niet geworden bent.’

Onder een vergrootglas

Volgens Paul Oldenburg (van Staffing Management Services, een grote aanbieder van software op dit terrein) is er op dit laatste punt echter wel vooruitgang te constateren. ‘Juist nu het een Europese procedure is geworden, komt er veel meer druk op die transparantie. Je mag als aanbestedende dienst niet meer zomaar doen wat je zelf wil, je moet je aan de Europese spelregels houden. Accountants zijn daar nu ook erg op aan het letten. Als je dat dossier niet op orde hebt, dan kunnen ze zomaar een goedkeuring onthouden. Dat is inmiddels ook al gebeurd bij de Politie. Het ligt nu echt onder een vergrootglas, hoor. En ik denk dat dat goed is.’

Bassie zegt het daarmee wel eens te zijn. ‘Maar dat de praktijk zo veranderd is, dat hoor ik dan weer zelden. Ik hoor weinig leveranciers zeggen: verrek, ik krijg nu ineens gemotiveerde afwijzingen. Al hoop ik natuurlijk wel dat de druk bij de aanbestedende diensten ontstaat om dat wel te doen.’

Ik hoor weinig leveranciers zeggen: verrek, ik krijg nu ineens gemotiveerde afwijzingen

Veel om te doen

Om de marktplaatsen bij de overheid is veel te doen. Veel gemeenten en andere overheidsorganen hebben zogeheten ‘Dynamische Aankoopsystemen’ in werking gesteld om de inhuur van hun flexibele arbeid op een transparante manier aan te besteden. Maar de Auditdienst Rijk oordeelde laatst dat zulke systemen eigenlijk helemaal niet voor de inhuur van personeel gebruikt moge worden. Waarna PIANOo, het expertisecentrum voor aanbestedingen, meteen maar een nieuwe handreiking op de markt gooide waarin het gebruik van zulke DAS’sen wordt afgeraden. Zeer tegen het zere been van onder meer Oldenburg, die een DAS juist ‘in principe de beste methode om aan te besteden’ noemt.

Nog wel meer transparantie, graag

Maar dan moet er in de gangbare praktijk nog wel meer transparantie komen, zegt Bassie. Met alleen motiveren waarom je leveranciers (zzp’ers of bureaus) de opdracht gunt of juist afwijst, zijn we er volgens hem nog lang niet. Onder het mom ‘niet tegen marktplaatsen, maar voor bétere‘ wil hij graag alle opdrachten zoveel mogelijk gezamenlijk aangeboden zien, liefst op één centrale site, waar de opdrachten bovendien goed doorzoekbaar zijn.

Daarnaast pleit hij ervoor om ook het tarief bekend te maken, waartegen de klus uiteindelijk gegund is. En om inzicht te geven in het aantal aanbiedingen op een aanvraag. ‘Wat ik zou willen is een antwoord in de zin van: meneer Bassie, we hebben uw cv bekeken, en gegeven de capaciteiten scoort u op deze punten minder dan de winnende kandidaat. En o ja, uw tarief was 20 procent hoger dan het winnende tarief.’

Dat is namelijk informatie waar je als leverancier bij de volgende keer iets aan hebt, zegt hij. ‘Dan kun je eventueel je tarief aanpassen. Of besluiten niet meer mee te dingen naar zulke opdrachten.’

Geautomatiseerde berichten

Volgens Oldenburg gaat het al wel die kant op. ‘Wij adviseren onze klanten te publiceren en waar dit advies wordt opgevolgd doen we dit ook feitelijk. Iedereen buiten de top-5 krijgt bij ons een geautomatiseerd bericht. Daar staat in wat jouw score is en wat de score is van de top-5, op basis van de zogeheten emvi-formule, waarin kwaliteit en prijs zijn meegewogen. Dan zie je dus al wat je minder hebt gescoord dan je concurrenten. En de top-5, die de gespreksronde ingaat, krijgt altijd een handgeschreven mail. Dat moeten we nu ook allemaal netjes documenteren, het moet ook naspeurbaar zijn voor de accountant. Dus daar zit echt wel verbetering in. Net als dat de winnaar tegenwoordig altijd bekend wordt gemaakt.’

Maar of dat ook geldt voor het totaal aantal mededingers? Of voor het tarief dat uiteindelijk betaald wordt? ‘Goede vraag’, zegt Oldenburg. Terwijl dat wel heel fijne informatie zou zijn, stelt Bassie. ‘Pas dan kan ik ervan leren, en het de volgende keer beter doen.’

Als ik 100 euro bied, en de klus gaat weg voor 60, dan weet ik ook wel dat ik veel te duur was. Maar dan weet ik dat in elk geval

Inschatten of je kans maakt

Het is aan de klant, de aanbestedende dienst, om die informatie al dan niet te delen, zegt Oldenburg. ‘Ik hoop dat je die klant dan adviseert om dat vooral wel te doen’, zegt Bassie. ‘Weet dat de leveranciers ontzettend veel belang hechten aan deze informatie. Ze willen zich vergelijken, inschatten of ze kans maken. Als ik 100 euro bied, en de klus gaat voor 60 euro weg, ja, dan weet ik ook wel dat ik veel te duur was. Maar dan weet ik dat in elk geval.’

Tja, zegt Oldenburg. ‘Ik zou ook eigenlijk niet weten waarom we het niet zouden doen. Het kost geen extra moeite, geen extra geld. Als je een dynamisch aankoopsysteem hebt, dan weet je het tarief. Je hoeft het alleen nog maar te publiceren.’

Hoeveel inschrijvers zijn er eigenlijk?

Iets soortgelijks geldt voor ‘de informatie eromheen’, zegt Bassie. Zoals: het aantal inschrijvers. ‘Het maakt nogal wat uit of ik weet dat ik 1 van de 5 ben, of 1 van de 50. Als ik weet dat er al 25 reacties zijn, zou ik bijvoorbeeld al passen voor de eer, ongeacht hoe interessant de opdracht is.’

Waarom is er nog geen enkel dynamisch aankoopsysteem dat publiceert hoeveel inschrijvers er op een opdracht zijn, vraagt hij zich af. ‘Laat gewoon een tellertje er langs lopen. Dat is toch helemaal niet ingewikkeld?’ Het kan ook aanbestedende diensten helpen, zegt hij. ‘Je moet tegenwoordig gemotiveerd afwijzen. Dus heb je er belang bij niet te veel reacties binnen te krijgen.’

Als ik weet dat er al 25 reacties zijn, pas ik voor de eer, ongeacht hoe interessant de opdracht is.

Doe de black box open

Bij een ‘normale’ aanbesteding moet proces-verbaal worden opgemaakt. Iedereen mag dat inzien, en ziet dan precies hoeveel inschrijvers er waren. Bij de inhuur van personeel gebeurt dat nog niet, zegt Bassie. ‘Juist hierom zeggen leveranciers dus dat er te weinig transparantie is. De systemen zijn nog te vaak een black box.’

Meer transparantie kan volgens hem meer gevoel van eerlijkheid doen ontstaan. ‘Dan ga je als leverancier de volgende keer beter nadenken of je de tijd en de energie erin gaat stoppen.’ Ook voor de aanbestedende diensten is dat winst, denkt hij. ‘Die zijn er ook bij gebaat, als er misschien minder, maar dan wel bétere aanbieders komen.’

Einde aan het ‘witwassen’?

En meer transparantie kan volgens Bassie nog een doel dienen. Namelijk: het einde aan het ‘witwassen’ van voorkeurskandidaten, die door de mazen van het systeem geloodst worden, om zo de daadwerkelijk openbare aanbesteding min of meer te omzeilen. ‘Dat is een grote bron van frustratie onder leveranciers’, aldus Bassie.

Oldenburg ziet het in de praktijk ook wel gebeuren. ‘Ik weet van een fors aantal gemeentes die voor een constructie kozen waarbij er tussen hun en de markt een broker komt. De diensten van die broker besteed je dan aan, met als gevolg dat achter die broker gewoon de voorkeurskandidaten erin worden ‘geplakt’. Voor de rest blijft het dan één grote intransparante mist wat daar nou precies gebeurt.’

Het is ook Bassie een doorn in het oog. ‘Wat mij betreft mag dit wettelijk gewoon niet. De bescherming die er is voor leveranciers in de aanbestedingswet, en die bescherming is er niet zomaar, die zet je daarmee in één keer buitenspel.’

‘Een fors aantal gemeentes koos voor een broker-constructie tussen hun en de markt. Dat vinden wij niet in de haak.

Wie stelt dat aan de kaak?

Maar het gebeurt wél, zegt Oldenburg. ‘Ik zie nu een groot aantal gemeentes samen één aanbesteding doen, om bij één partij die hele brokerrol onder te brengen. Die broker kan vervolgens weer doen wat hij zelf wil. Daarmee gooi je dus wel gewoon een halve provincie op slot. Dat vinden wij niet in de haak.’

Maar ja, wie stelt zoiets aan de kaak? Leveranciers hebben daar het geld noch het uithoudingsvermogen voor, en bovendien is hun individuele belang te klein. En ook de centrale overheid lijkt er niet veel zin in te hebben zijn vingers hieraan te branden. ‘Dus gaan die gemeenten gewoon door’, zegt Oldenburg.

Maar, zeggen Bassie en Oldenburg eensgezind: daar was die hele openbare aanbestedingsprocedure toch niet voor bedoeld?

Dit is de tweede aflevering van een serie van 3 verhalen over dynamische aankoopsystemen.

Lees ook:

• ‘Overheid, pak je rol en verbeter marktplaatsen’
• Marktplaats voor inhuur moet gewoon mogelijk blijven
• Zelfstandigen winnen slechts 1 op de 8 opdrachten op marktplaatsen
• Marktplaats inhuur personeel: in hoeverre is dat een Dynamisch Aankoop Systeem?