Met Strategische Personeelsplanning kan de brug tussen Inkoop en HR gebouwd worden

HR zit maar half aan tafel bij het management

De flexibele schil is in veel organisaties al bijna even groot als het vaste personeelsbestand. Toch krijgt de inhuur van flexibel personeel, in welke vorm dan ook, nog nauwelijks aandacht van HR-afdelingen. ‘Flex is voor HR te ongrijpbaar’, zegt Gerard Evers. ‘Ze begrijpen vaak de kostenopbouw van inhuur niet waardoor ze denken dat flex te duur zou zijn. Ook neemt HR vaak aan dat het buiten hun ‘regelruimte’ en verantwoordelijkheid ligt en bij inkoop hoort. Tarieven bepalen en daarover onderhandelen met leveranciers doet Inkoop nu eenmaal, lijkt het adagium.’

En dat is vreemd, zegt Evers, die eigenaar is van EuroHRM dat gespecialiseerd is in economisch personeelsmanagement. Samen met Irma Doze, eigenaar van HR-analytics bureau AnalitiQs, geeft hij trainingen “Aan de slag met HR Analytics en HR Metrics” bij de HR Academy.

‘Ik merk dat het management er vaak moeite mee heeft dat HR niet de verantwoordelijkheid neemt voor inhuur. Voor leidinggevenden bestaat het team uit mensen en zou HR er voor alle werkenden moeten zijn.’ zegt Doze.

HR en flex

Een van de terugkerende onderwerpen op ZiPconomy is de rol van HR op het dossier inhuur. Ook Evers en Doze zien dat HR zich gemiddeld genomen nog niet veel met inhuur bezig houdt. Soms vanuit recruitment, soms vanuit SPP als zij het zelf meenemen in hun onderzoek, maar op andere HR onderwerpen als beleid en ontwikkeling nog vrijwel nooit. Volgens Evers zal dat ook pas gebeuren “als het een probleem wordt”. Als nu bijvoorbeeld de performance van een uitzendkracht niet ok is, dan is dat geen probleem, want dan kun je die vervangen. (red. misschien dat de GDPR het ‘probleem’ kan worden dat de trigger gaat zijn voor HR)

Evers: ‘Ik probeer voor het goede resultaat in mijn SPP-projecten altijd een team samen stellen met mensen vanuit HR, lijnmanagement en Finance. Als die drie tezamen niet weten hoe het met inhuur zit dan heeft de organisatie echt een probleem. Hebben ze dat inzicht wel dan probeer ik vanuit het SPP project ook structureel het overleg tussen de drie op gang te houden.’

Serieus aan SPP ‘doen’ zal ook meer eigenaarschap van flex bij HR opleveren.

‘Onder de streep doen maar weinig organisaties aan echte data gedreven SPP’ volgens Doze. ‘Meer SPP zou ook meer eigenaarschap over flex bij HR geven’. Als Evers bij een organisatie binnenkomt gaat hij altijd op zoek naar alle soorten werkenden bij die organisatie. Dan komen bij flexwerkers niet alleen uitzendkrachten en freelancers in beeld, maar ook stagiairs, leerwerkplekken en vrijwilligers. De methodiek die Evers heeft ontwikkeld is het K3R model;

1. Kwantiteit in aantallen werkenden
2. Kwaliteit en aanwezige vaardigheden
3. Kosten van alle resources
4. Relaties met de werkende, de contractvormen van de arbeidsrelatie met de werkgever

Om een compleet K3R model in te vullen en volledig over strategische personeelsplanning te spreken is het dus noodzakelijk op alle vier de punten de data compleet te krijgen. Voor een strategisch plan hoeft dat niet tot op de punten en komma’s, maar voor de gegevens over flexwerkers is het altijd veel moeilijker dan voor vaste medewerkers.

De data is nooit helemaal compleet voor flexwerkers

Wanneer AnalitiQs bij een organisatie alle data opvraagt om het hele werkenden landschap in kaart te brengen lukt dat hooguit gedeeltelijk. Soms is er geheel geen inzicht in het aantal flexwerkers, omdat er geen noodzaak is om die centraal te administreren. Toch zijn er ook organisaties die wel de gehele groep werkenden in beeld hebben, bv als het toegangspasjes en/of IT account gekoppeld zijn aan een centrale werkenden administratie in het HR systeem.

Door de vele contractuele mogelijkheden voor het inzetten van werkenden moeten ze altijd goed doorvragen voorbij de initiële fte opgave. Zo kan, bijvoorbeeld, de ene woningbouwcorporatie het onderhoud helemaal in huis organiseren, met eigen mensen of externe inhuur, waar de andere dit als uitbesteed werk helemaal extern doet. Bij die laatste komt er alleen een totaal factuur, waarbij je niet weet hoeveel mensen zijn ingezet voor hoeveel uren.

Kwaliteit van de externe inhuur meestal niet beschikbaar

Steeds vaker is er wel Kwantiteit en Kosten data bekend over fte’s, uren en kosten van inhuur en ook is de arbeidsRelatie, het type contract, bekend. Echter voor complete SPP in het K3R model is ook de factor Kwaliteit van belang. Voor mensen met een contract voor bepaalde tijd en voor flex in meer productie afdelingen, zoals de fabriek of het call center, wordt vaak wel performance management uitgevoerd. Doze ziet in de installatiebranche met veel zzp monteurs, zoals bij telecom en woningbouw, wel dat klanttevredenheidsmeting data over kwaliteit opleveren. Voor meer tijdelijke contracten en voor zzp’ers wordt vrijwel niet de kwaliteit gemeten. ‘Als het structurele inhuur voor langere tijd betreft zou er wel een vorm van kwaliteitsmeting moeten gebeuren voor een complete vlootschouw’ volgens Doze.

De budget versus fte discussie

Een van de klanten van Doze kijkt bij nieuwe instroom  wel naar het geheel door in geld te rekenen, en niet in fte’s. Daar wordt de “vacature ruimte” gemeten als totaal van de inhuur, kosten en salarislasten versus budget. Hier wordt puur op totaal budget een besluit genomen of er iemand kan bijkomen, welke contractvorm maakt dan niet uit. En dan komt het voor dat er in fte’s nog ruimte lijkt, maar omdat het budget op is door duurdere krachten, wordt er niet meer aangenomen. Dat is voor de managers flexibeler omdat zij van de discussies over contractvorm af zijn en puur op hun budget gaan managen.

Evers lost deze discussie op door de externen gewoon mee te nemen in de formatie. Hij hanteert daarbij twee definities van formatie; de interne formatie met vaste of tijdelijke contracten, en de externe formatie met alle vormen van inhuur tot aan vrijwilligers. De interne formatie wordt dan op productieve uren per jaar teruggerekend naar geld en zo opgeteld met de kosten van de externe formatie. Wel moet je er dan rekening mee houden of de inhuur plaats vindt op een formatieplek, of bovenop een formatieplek bijvoorbeeld bij ziekte of zwangerschap.

Een goed praktijkvoorbeeld van SPP volledig met vast en flex

Er zijn er niet veel, maar Evers heeft wel een goed praktijkvoorbeeld vanuit een aannemersbedrijf. In de slechte tijden 10 jaar terug gingen veel aannemers ertoe over om medewerkers te ontslaan en ze deels weer terug in te huren als zelfstandigen. De organisatie waar Evers toen met SPP aan de slag ging was in staat om met dat SPP onderzoek naar de langere termijn te kijken. Via zijn berekeningen bleek dat mensen aanhouden en nieuwe leerlingen opleiden op lange termijn goedkoper zou zijn dan zelfstandigen inhuren in een aantrekkende markt.

De brug tussen Inkoop en HR

Voor complete SPP is het vaak nodig om naar financiën te gaan en facturen uit te gaan spitten om achter de fte factor en kosten van de inhuur te komen. En dat is toevallig, want als de afdeling Inkoop grip op externen probeert te krijgen dan doen ze precies hetzelfde. Die gaan ook naar financiën toe om diezelfde facturen te zoeken. Ze pakken dan de kosten als uitgangspunt van hun onderzoek om in kaart te brengen wat de totale uitgaven aan inhuur wel niet zijn. HR afdelingen die serieus met SPP aan de slag gaan kunnen dan ook het beste direct een brug bouwen naar inkoop. Over die brug kan dan eerst strategisch kennis worden uitgewisseld, waarna de relevante tactische en operationele kennis kan volgen. Het afsluitend advies van Evers en Doze aan HR; “Wees niet bang voor flex!”