Eric Mesrits: ‘Inkopers moeten niet langer als citroenpers worden gezien’

Zoals zovelen ben ik ooit het inkoopvak min of meer ingerold. In drie decennia heb ik er vervolgens een mooie carrière in gehad, die me langs allerlei interessante functies bij bekende multinationals heeft geleid. Totdat ik een kleine 10 jaar geleden ineens jeuk kreeg en besloot een break in mijn loopbaan in te lassen.

Nu is het bekend dat oude gewoontes slecht slijten, maar mijn pogingen het huishouden te optimaliseren begonnen mijn vrouw al snel op de zenuwen te werken. Misschien zou ik mijn liefde voor koken tot nut kunnen maken, suggereerde zij vervolgens. Dit leidde tot het volgen van kooklessen, stages bij verschillende restaurants, het geven van masterclasses en uiteindelijk zelfs tot het opzetten van een gourmet olijfoliebedrijf.

Terug in de inkoopwereld

Na wat uiteindelijk een vrij lang uitstapje is geworden, ben ik inmiddels weer terug in de inkoopwereld. Dit keer alleen wel vanuit een iets andere positie, als directeur van de Global Services Procurement-divisie van Hays Talent Solutions. In deze rol had ik recent het genoegen te mogen deelnemen aan een debat, samen met enkele peers en VMS-bedrijf Beeline. Daar vielen mij drie dingen op:

#1. Inkoop wordt nog vaak gezien als een citroenpers

De inkoopfunctie is in relatief korte tijd significant veranderd, heb ik gemerkt. Maar het imago is vrijwel hetzelfde gebleven. Nog steeds wordt inkoop vooral gezien als een tactische of operationele functie, die vooral goed is in het als een citroenpers uitknijpen van leveranciers, tot op de laatste druppel.

Ondanks de inspanningen en de toewijding van alle betrokkenen vinden inkopers het blijkbaar nog steeds moeilijk om het werkelijke verhaal te vertellen van de waarde die ze toevoegen. Velen zien inkopers nog steeds meer als een obstakel in het proces dan als strategisch business partner. En zolang het inkopers vooral gaat om het definiëren, implementeren en volgen van processen, blijven ze dat natuurlijk ook.

#2. Het kennisgebrek belemmert category management

Toen we aan de ronde tafel bespraken hoe het komt dat dit imago zo lang kan standhouden, waren we het al snel erover eens dat een gebrek aan kennis en middelen de grootste oorzaak was. Dit geldt vooral als het gaat om inhuur van de zogeheten contingent workforce.

Inkoopspecialisten werken meestal over verschillende businessafdelingen. Daardoor missen ze de diepe kennis van bepaalde vakgebieden. Dat maakt het lastig om betrouwbare, duurzame relaties met de specialisten aan te gaan.

Als gevolg hiervan is het vaak moeilijk voor inkopers om hun toegevoegde waarde te tonen. En hierdoor wordt inkoop dus ook zelden betrokken bij de eerste fases van een proces.

Maar het gaat niet alleen om kennis, het gaat ook om de capaciteit om te innoveren en te investeren. Veel aanwezigen zeiden dat goede portals en platforms zouden helpen om de betrokkenheid van de inkoopafdeling te vergroten. Met name voor inhuur van de contingent workforce zagen ze hier volop kansen. Het zou structuur kunnen brengen, en beter inzicht. Aan de andere kant hadden ze ook het gevoel dat hun teams tijd noch budget of andere middelen hadden om zelf zulke platforms te ontwikkelen of te implementeren.

#3. Tools en technologie zijn key voor toegevoegde waarde

Alle aanwezigen waren het erover eens: er is een gebrek aan beschikbare zuivere data over de uitgaven aan ingehuurde medewerkers. Goede tools en technologie die wel dat inzicht geven zijn daarom belangrijker dan ooit. Het zou hen helpen om de business meer te ondersteunen en waarde toe te voegen aan wat inkoop hen te bieden heeft.

Helaas beschikken inkoopteams hoogst zelden over zulke geavanceerde technologie om het management te helpen. Omdat de IT-afdeling doorgaans meer te zeggen heeft over technologie en tools dan de inkoopafdeling, ontbreken vaak cruciale functionaliteiten. En bij gebrek aan een uitgewerkte inkoopstrategie zijn veel tools die er wél zijn weer niet voldoende toegerust op de toekomst.

Wat betekent dat allemaal?

Eén van de dingen die me echt opvielen bij mijn hernieuwde kennismaking met het vakgebied is dat we heel ver gekomen zijn, maar tegelijkertijd ook nog een lange weg te gaan hebben.

Dat merkte je ook in de groep, waar een echte tweedeling te zien was. Aan de ene kant was er een groep die zei dat inkoop er in de eerste plaats was om kosten te besparen. Aan de andere kant waren er ook mensen die naast dat doel van kostenbesparing een doel zagen in het onderhouden van goede relaties met leveranciers.

Hoe ik daar zelf in sta? Als we het inkoopvak verder willen brengen, zou in mijn ogen een meer strategische relatie moeten worden gezocht met zowel de business als met de leveranciers. De focus moet dan (nog) veel meer liggen op onderwerpen als Total Cost of Ownership en Supply Chain Management.

Willen we dat strategische inkoop terugkomt op de agenda van de hoogste board, dan zullen we mogelijkheden moeten zoeken om het spotlicht op ons te vestigen. Het groeiende gebruik van tijdelijke medewerkers, of het nu gaat om uitzendkrachten, gedetacheerden of zzp’ers, is daarvoor een mooie kans. Zeker als je kijkt naar de almaar groeiende tekorten op de arbeidsmarkt, gecombineerd met de economische onzekerheid en flexibiliteit.

Het onderwerp ‘talent’ staat tegenwoordig in bijna elke bestuurskamer op de agenda. Juist de afdeling inkoop heeft het potentieel om een significant effect hierin te hebben. Als we tenminste erin slagen toegang te krijgen tot de cruciale vaardigheden die de organisatie nodig heeft.

Drie stappen naar succes

Voor mij is dan ook duidelijk dat inkoop nog steeds op pad is om hoog in de organisatie belangrijk te worden. Maar daarvoor zijn dus nog wel een paar essentiële bouwstenen nodig:

#1. State-of-the-art technologie die exacte data verzamelt over alle inhuur;

#2. Meer verantwoordelijke professionals, specialisten die de brug kunnen slaan tussen inkoop enerzijds en de business anderzijds;

#3. Ondersteuning en hulp van het C-level alsmede van verschillende andere afdelingen om die groei ook mogelijk te maken.

Een van de dingen die ik heb geleerd tijdens mijn loopbaanonderbreking: je kunt geen fatsoenlijke maaltijd koken als je noch de juiste ingrediënten hebt, noch de vaardigheid, het talent, de tools, de kennis of de toewijding. En zolang inkoop er niet in slaagt al deze elementen te verenigen, zullen we als inkopers altijd gevangen blijven zitten in de oude (operationele) wereld. Dan bakken we er gewoon te weinig van.

Eric Mesrits is directeur van de Global Services Procurement-divisie van Hays Talent Solutions. Op dinsdag 25 september geeft hij tijdens de Webinar Week van ZiPconomy een gratis webinar over hoe een Statement of Work kan bijdragen aan een meer professionele inhuurstrategie.

Dit artikel verscheen eerder op het blog van Hays.