ATS of VMS: Wat is de beste oplossing?

Op het moment dat een organisatie zijn recruitment- of inhuurproces wil gaan professionaliseren, is dit een onvermijdelijke vraag. Als je niet thuis bent in HR tooling is het lastig hier een eenduidig antwoord op te vinden. Dat is niet zo gek, want experts op het gebied van tooling hebben ook moeite dit verschil uit te leggen. Dat komt omdat het antwoord op de vraag afhankelijk is van het vertrekpunt van de vraagsteller. Deze blog kan dienen als een vertrekpunt. Overweeg bijvoorbeeld het volgende: Welk doel wil je bereiken en welk proces wil je professionaliseren? We gaan in op de verschillen tussen de twee oplossingen en waar ze elkaar overlappen. Afsluitend bieden we een leidraad om tot het juiste besluit te komen.

Welk doel wil je bereiken? Welke processen wil je professionaliseren?

Applicant Tracking systemen (ATS) en Vendor Management systemen (VMS) vinden elkaar in de verzamelbak recruitmenttools, maar ze dienen verschillende doelen. Zo staat bij een ATS de relatie tussen een organisatie en de kandidaat centraal en bij een VMS de relatie tussen een organisatie en haar leveranciers van personeel.

Het doel van een ATS

Een ATS wordt over het algemeen ingezet door organisaties die grip willen krijgen op het recruitmentproces van het vaste personeel. Het houden van overzicht over de lopende sollicitaties en het loggen van contactmomenten met de kandidaat zijn processen waar een ATS in ondersteunt.

Bij HR dienstverleners in het bijzonder (denk bijv. aan detachering van professionals) wordt een ATS ook ingezet om grip te krijgen op het recruitmentproces, maar tegelijkertijd heeft men behoefte om het aanvraag- en matchingsproces met opdrachtgevers te beheren en contactmomenten met deze opdrachtgevers vast te leggen. Om hierin te voorzien kan Customer Relationship Management (CRM) functionaliteit een integraal onderdeel zijn van een ATS.

Het doel van een VMS

Grip krijgen op de processen rondom de inhuur van flexibel personeel is het doel van een VMS. Het in goede banen leiden van dit inhuurproces wordt gedaan door een centrale afdeling binnen een organisatie: de inhuurdesk. Als tool ter ondersteuning van hun dienstverlening, zetten zij een VMS in. Dit doen ze om efficiency en inzicht te realiseren in het aanvraagproces vanaf de inhurende manager tot en met het aanbiedingsproces van de leveranciers. Verder wenst men in lijn met wet- en regelgeving en interne compliance regels flexmedewerkers te contracteren. Het urenregistratie- en facturatieproces kan men met een VMS ook borgen, waar men traditioneel handmatig beheer uitvoerde met verschillende systemen en papierstromen.

De regie van dit inhuurproces kan ook bij een derde partij worden neergelegd. Dergelijke HR dienstverleners noemt men Master Service Providers (MSP). In het geval ‘de regisseur’ ook een leverancier is van personeel, spreekt men van een Master Vendor. Ook dergelijke dienstverleners zullen hun regiediensten uitvoeren gebruikmakend van een VMS. Transparantie en meetbaarheid van het proces voor alle betrokken partijen zijn anders onmogelijk om te bereiken.

Waar overlappen ATS & VMS elkaar?

Er is een grijs gebied waarin beide oplossingen functionaliteit bieden. Zo zijn beide in staat vacatures te publiceren op carrièresites & jobboards en kennen ze portalen voor (inhurende) managers en/of leveranciers. Deze gelijkenissen leiden ertoe dat het ene systeem gebruikt wordt om het doel van de ander te bereiken. Soms is dat voldoende, maar vaak is het suboptimaal en zeker niet duurzaam. Al snel kun je merken dat een tool voor een kernproces onvoldoende uitgebreid is.

Wat is de beste oplossing?

Wat de beste oplossing is hangt af van het doel dat je ermee wil bereiken en de processen die je ermee wil uitvoeren. Wees je er echter van bewust dat een tool op zich, geen oplossing voor een probleem is. Een tool is ondersteunend aan een dienstverlening die je als afdeling of bedrijf wil gaan neerzetten. Het een kan niet zonder het ander.

De dienstverlening an sich kan ook niet zonder context gezien worden. Deze is bijvoorbeeld voorafgegaan door een in- of outsourcingsbesluit, moet een concreet probleem oplossen of kent een relatie met een organisatiedoelstelling.

Om de juiste toolingkeuze te maken zal je eerst beeld moeten hebben van de dienstverlening, in haar eigen context. Daarna kan de dienstverlening geconcretiseerd worden in processen. Dit is vervolgens de meetlat waarlangs tools gelegd kunnen gaan worden. In hoeverre ondersteunen ze de beoogde processen en helpen ze bij het halen van de doelstelling?

Dit is geen eenvoudige opgave en de uitkomst kan erg kleurrijk zijn. Zo ziet men in de praktijk mengvormen van insourcing en outsourcing van recruitment- en inhuurdienstverlening, soms verdeeld over professionals en uitzendwerk of verdeeld per functiecategorie. Dit geldt ook voor tooling: van ‘off-the-shelf’ ATS-en; VMS-en en zelf ontwikkelde oplossingen én combinaties hiervan. Ga in ieder geval voor een dienstverleningsmodel dat strategisch past en investeer in een toolinglandschap dat dit toekomstbestendig ondersteunt.

Gelukkig ben je niet de eerste die deze afwegingen moet gaan maken. Gezien de complexiteit verdient het aanbeveling extern informatie in te winnen. Er zijn adviesbureaus die je kunnen assisteren hierbij, maar denk ook aan het afleggen van een referentiebezoek bij vergelijkbare organisaties. Verder is het raadzaam bij potentiële HR dienstverleners of toolingleveranciers de vraag te stellen hoe zij hun propositie zien in relatie tot jouw ambitie. Zo wordt duidelijk of er op dit tactische niveau een fit is met een dienst/product, waarna je later makkelijker kunt bepalen wat voor jou de beste oplossing is.