NN Group zet robots in voor inhuur externen

NN Group, een internationale financiële dienstverlener, is een grote werkgever waar jaarlijks ook circa 3.000 externen werken. Bert-Paul van Mil, manager Resource Centre bij NN Group, verzorgt met zijn team de werving, selectie en onboarding van al deze mensen. Sinds enige tijd zetten zij voor een aantal processen binnen HR robots in, zogenoemde RPA (zie kader). Die robots nemen hen veel werk uit handen. “Zeker bij de werkzaamheden met betrekking tot de inhuur van externen viel mij op dat veel mensen, veel van dezelfde handelingen moeten uitvoeren”, stelt Van Mil vast. Als voorbeeld geeft hij de urenverwerking van uitzendkrachten; zo’n duizend uitzendkrachten moeten wekelijks betaald worden. “Voorheen moest een HR-medewerker elke week urenoverzichten uitdraaien en die naar verschillende uitzendbureaus mailen. Nu zetten we de robot aan en binnen een paar minuten is het klaar.”

RPA voor instroomproces

Ook voor het instroomproces van externen (onboarding) maakt NN steeds vaker gebruik van RPA. Dit is in feite configureerbare software die bovenop bestaande systemen draait en deze met elkaar laat communiceren. Zo zet HR een robot in om data over te zetten en uit te wisselen tussen het personeelsinformatiesysteem Workday en het VMS Talentlink. Dat robots nu data genereren en output communiceren weet men alleen intern, stelt Van Mil. “Onze resource manager weet dat, die krijgt veel sneller response. Maar die externe ziet echt niet dat een mail door een robot is verstuurd.”

Meer plezier in werk

Inmiddels draaien binnen HR veertien robots. En dat heeft effect. “Wij kunnen nu met hetzelfde aantal mensen meer werk behappen. RPA’s werken betrouwbaarder, accurater en sneller.” Door saaie, foutgevoelige processen over te laten aan robots draagt RPA dus in eerste instantie bij aan de effectiviteit, maar NN zet dit ook in voor het verbeteren van werk. “Het is helemaal niet leuk om data over te moeten typen. Onze mensen hebben dankzij de robots meer plezier in hun werk en meer tijd om zich te focussen op klantgerichte activiteiten, de echte toegevoegde waarde. De kwaliteit van ons werk gaat ook omhoog.”

De externe medewerker ziet echt niet dat een mail door een robot is verstuurd.

Heel simpel

Voor alle activiteiten die repetitief zijn en weinig analysecapaciteit vragen kun je in principe RPA inzetten. “En zo’n robot maken is heel simpel”, zegt Van Mil. “De kunst is weten welk HR-proces zich wel en niet leent voor automatiseren.” De HR-afdeling van de NN Group heeft het voordeel dat zij kan meeliften op de expertise die collega’s bij Finance hebben opgebouwd. NN Group beschikt daarnaast over Centre of Excellence Robotic Process Automation. Die vormt de basis, daar worden robots ontwikkeld en vindt het onderhoud plaats. “Als HR kunnen wij gebruik maken van deze structuur en daarop onze eigen specifieke software maken”, legt Van Mil uit. Kwestie van het proces beschrijven, documenten en systemen kiezen, een script schrijven, een developer (in India) aan het werk zetten, testen, en jouw robot draait.

Risico’s

Kleven er geen risico’s aan het inzetten van RPA om werkprocessen te vervangen? Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een robot voor de administratieve onboarding en verwerking van de inhuur het even niet doet en er op dat moment honderd man instromen? Van Mil: “Je moet natuurlijk altijd een back up hebben en zorgen dat je de kennis van HR-processen in de organisatie houdt. Daarom zetten wij soms bewust de RPA uit om te kijken of we het in de praktijk ook nog handmatig kunnen uitvoeren. Dan merken de HR-medewerkers meteen wat de voordelen van het werken met de robot zijn.”

Koudwatervrees

Vanwege het succes is men bezig met een verdere uitrol van RPA binnen HR (HR services, Academy). “Mensen komen uit zichzelf naar mij toe met de vraag of het mogelijk is een bepaald onderdeel van hun werk te robotiseren. Er zijn binnen het team mensen die niet anders weten en anderen die misschien aanvankelijk koudwatervrees hadden. Maar ook bij hen is het denkpatroon, de manier van werken, veranderd. Mensen merken dat het niet zo moeilijk is en gaan zelf nadenken ‘waarom zou ik honderd keer dezelfde handeling doen?’”

Van Mil ziet in de praktijk nog maar weinig voorbeelden van RPA. “Iedereen heeft het erover en ik pols regelmatig bij andere bedrijven, maar binnen HR kom ik het nog maar weinig tegen. Wij zijn daarin nog redelijk uniek. Maar robots zijn toch echt de toekomst.”

Wat is RPA?

Bij Robotic Process Automation (RPA) moet je niet denken aan een fysieke robot, maar aan software dat zich gedraagt als een mens. RPA neemt eenvoudige, repetitieve menselijke handelingen over, zoals data invoeren in de computer en overzetten van het ene systeem in het andere. De robot kan op basis van de ingegeven data zelfstandig processen opstarten, acties uitvoeren en communiceren (zoals e-mails versturen). RPA vervangt in feite de menselijke interface en fungeert dus eigenlijk als een ‘geautomatiseerde’ collega.

Peter Vlam, manager center of Excellence Robotics Process Automation bij NN omschreef dit onlangs als volgt: RPA is configureerbare software die het werk van mensen uit kan voeren doordat het in staat is te interacteren met (business)applicaties via de bestaande user interface. (Bron: De Actuaris, febr 2019).