Wat we bedoelen met SOW (en waarom we het erover moeten hebben)

“Het onderscheid tussen SoW en inhuur is vaak niet duidelijk”, vertelt Corné van der Linde van Labor Redimo. “Bij elke organisatie zie ik wel oneigenlijk gebruik van SoW.”

Van der Linde is partner bij Labor Redimo, een bedrijf dat zich sinds 2006 bezighoudt met het organiseren van arbeid. Behalve recruitment, inhuur en personeelswerving, hebben zij expertise op het gebied van Total Workforce Management (TWM). Oftewel, inzicht en beleid voor alle vormen van arbeid in de organisatie.

• Lees ook: Hollands Glorie bij Total Talent Management

Tijdens het seminar Externe Inhuur van Harvey Nash stond zijn collega Bertrand Prinsen op het podium met een presentatie over actuele ontwikkelingen. Eén van de onderwerpen was SoW. In een interview met ZiPconomy licht Van der Linden toe wat dat is en waarom dit een actueel onderwerp is binnen organisaties.

Grijs gebied tussen inhuur en uitbesteding

Van der Linde onderscheidt vijf contractvormen: inhuur, diensten (SoW), uitbestedingen, contracten voor onbepaalde tijd. “Voor elke contractvorm gelden andere voorwaarden, wetten en regelgeving. Voorbeeld: bij inhuur de inlenersbeloning en bij diensten de ketenaansprakelijkheid”, vertelt hij. “SoW is het grijze gebied tussen inhuur en uitbesteding.”

“Een echte uitbesteding is integrale dienstverlening, bijvoorbeeld de catering van een evenement of een hoofdaannemer die een brug bouwt. Het gaat om werk dat niet of niet helemaal terug te brengen is naar een aantal uren. Bij inhuur gaat het vaak over werk op uurbasis, onder toezicht van de manager.”

Uren of prestaties

Ook bij een Statement of Work gaat het vaak om dienstverlening die je kunt terugbrengen naar een aantal uren.

Van der Linde: “Bijvoorbeeld een milieueffectrapportage of een ingenieursdienst. De kosten zitten ‘m voor 95 procent in de uren, maar het werk wordt niet uitgevoerd onder leiding en toezicht van de opdrachtgever.”

Het is dus een opdracht op basis van prestaties. Opdrachtgever en opdrachtnemer spreken af wat er moet gebeuren en welke vergoeding daar tegenover staat.

Sturen op output

In de praktijk ziet hij dat inhuur vaak ‘vermomd’ wordt als SoW. Managers huren mensen in op basis van zo’n SoW, terwijl ze werken op basis van uren. Ze hebben wel afgesproken dat ze een bepaald project leveren, maar ondertussen zitten ze op kantoor onder leiding en toezicht van de manager. De vergoeding is vaak afgeleid van een schatting van de uren. “Het komt heel vaak voor”, vertelt hij. “Bij elke organisatie zie ik wel oneigenlijk gebruik van SoW. Soms vraagt inkoop of HR er zelf om.”

Oneigenlijk gebruik, want inhuur en SoW zijn twee heel andere werkvormen, legt hij uit. Wil je echt afspraken maken op basis van prestaties? Soms past dat heel goed bij het werk. Maar dan moet een manager ook echt sturen op output, vindt Van der Linde. “Als je echt iemand fysiek bij jou op kantoor wilt hebben, dan wordt het lastig.”

• Lees ook: Statement-of-Work als inhuurstrategie. Het kan, maar gaat niet vanzelf. Drie tips.

Hoe komt dat?

Soms mag een manager bijvoorbeeld niet meer mensen aannemen of inhuren (headcount), maar heeft hij nog wel werk dat gedaan moet worden. Een Statement of Work is dan een manier om het toch voor elkaar te krijgen. En soms is inhuur binnen een organisatie gewoon heel veel ‘gedoe’, vertelt Van der Linde. Dan zoeken managers andere manieren om het werk snel gedaan te krijgen.

“Het onderscheid tussen inhuur en SOW is vaak grijs. Werkt een ‘consultant’ onder leiding & toezicht? Ook werken dezelfde medewerkers via meerdere contractvormen bij dezelfde organisatie. Bij IT komt dit veel voor.”

• Lees ook dit stuk, waarin Jurgen Jaarsma zegt: “Organisaties geven steeds grotere budgetten uit aan SoW, maar hebben niet altijd de centrale regie.”

Op orde

De oplossing is dan ook niet de manager afstraffen, maar het inhuurbeleid op orde brengen. “Het is essentieel om te weten wie rondloopt in je organisatie”, zegt hij. “Weet niet alleen wie je vaste personeel en je zzp’ers zijn, maar ook wie voor je werkt op basis van SoW en uitbesteding. Welke rechten en middelen krijgt een externe medewerker? Is de medewerker voldoende gescreend?” 

Gevolgen

Aan elke contractvorm hangen andere prijzen en risico’s, legt hij uit. “Alleen als je inzicht hebt, kun je als opdrachtgever de juiste afweging maken. De rol van de afdeling HR en Inkoop is hierbij bepalend en faciliterend.”

Al die stromen inzichtelijk maken is ook de eerste stap naar Total Workforce Management. Help je manager de juiste keuze te maken en maak het allemaal niet te ingewikkeld, tipt hij. Wie dat niet doet, komt op den duur in de knoei. Als inhuurexperts niet op de hoogte zijn van bepaalde afspraken, kunnen zij ook niet controleren of die overeenkomsten aan de regels voldoen. “Wetgeving verandert, binnenkort wordt de Wet DBA gehandhaafd”, zegt hij. “Als je nu niet weet hoeveel zzp’ers je écht in dienst hebt, heb je een probleem.”

Lees ook:

• Grip op de inhuurkosten bij ABN Amro
• Deloitte manager: je flexwerker is juist niet het schaap met de vijf poten