Werk uitbesteden aan in buitenland gevestigde zzp’er: waar moet je op letten?

De regelgeving met betrekking tot het zakendoen met zelfstandigen vind ik af en toe bijna niet meer uit te leggen. De Verklaring arbeidsrelatie is in 2014 afgeschaft omdat deze te gemakkelijk kon worden verkregen en naar de mening van de wetgever er ten onrechte geen enkel risico bij de opdrachtgever lag.

De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) die hiervoor in de plaats getreden is wordt alweer vervangen (mogelijk pas in 2021) en op dit moment wordt deze niet actief gehandhaafd.

In een notendop komt het neer op de vraag of je als opdrachtgever aansprakelijk kan worden gehouden voor de inhouding en afdracht van loonheffingen en premies werknemersverzekeringen. Binnen Nederlandse verhoudingen is dit dus al lastig te bepalen, maar hoe zit het als een inwoner van een ander EU-land zich meldt als zelfstandige? In deze blog zal ik u hierover meer uitleg geven.

Een buitenlandse zelfstandig ondernemer is zelfstandig ondernemer

Binnen de EU kennen we de vrijheid van diensten. Dat betekent feitelijk dat een in het buitenland gevestigde zelfstandige ook in Nederland zijn diensten mag aanbieden. Voor de bepaling of je als opdrachtgever al dan niet het risico loopt loonheffingen te moeten inhouden en afdragen, zijn de regels ingevolge de Wet DBA van toepassing. Dat betekent dat je als opdrachtgever in de eerste plaats met de buitenlandse zelfstandige een door de Nederlandse Belastingdienst positief beoordeelde modelovereenkomst moet sluiten. Daarnaast moet je voldoende beheersmaatregelen nemen om te borgen dat je inderdaad te maken hebt met een zelfstandige en dat de daadwerkelijk te verrichten werkzaamheden overeenkomen met de in de modelovereenkomst geschetste omstandigheden.

Gebruik een positief beoordeelde modelovereenkomst

Door ondernemingen wordt ons soms de vraag gesteld of het wel nodig is om een modelovereenkomst te hanteren, er wordt nu toch niet gehandhaafd? Het antwoord hierop is: ja! Op dit moment past de Belastingdienst geen actief handhavingsbeleid toe, maar dit geeft geen zekerheid dat je als opdrachtgever niet wordt aangesproken voor de loonheffingen. Zeker niet in de relatie tot inwoners van andere EU-landen die hun diensten in Nederland aanbieden. In een recent onderzoek door de Belastingdienst bij een groep opdrachtgevers stelde de Belastingdienst vast dat in meer dan de helft van de gevallen de opdrachtgever de regels van de Wet DBA niet goed toepaste. Mede met het oog hierop, en de mogelijk lange duur tot dat er een opvolger voor de Wet DBA is, zal de Belastingdienst nog nader bepalen wanneer en hoe het handhavingsmoratorium zal worden afgebouwd.

Bij een opdrachtnemer, zowel een inwoner van Nederland of een inwoner van een ander EU-land, is het de vraag of deze persoon een zelfstandig bedrijf of beroep uitoefent en of de te verrichten werkzaamheden wel in deze hoedanigheid plaatsvinden. De Wet DBA is op dit moment de geldende wetgeving met betrekking tot zelfstandigen. De NEN 4400-1 norm vereist de toepassing van een positief beoordeelde modelovereenkomsten om inhouding en afdracht van loonheffingen te voorkomen.

Wat een opdrachtgever kan doen, is een positief beoordeelde modelovereenkomst gebruiken. Beoordeel eerst of de opdracht zelf in zelfstandigheid uitgevoerd kan worden. Het handboek loonheffingen geeft hiertoe handvatten. Leg in de modelovereenkomst deze opdracht die uitbesteed wordt aan de ZZP’er zo nauwkeurig mogelijk vast en schets (binnen de ruimte die bij de modelovereenkomsten bestaat om aanpassingen en aanvullingen te doen) de toepasselijke omstandigheden.

Werken met een in het buitenlandse gevestigde ZZP’er vereist extra aandacht voor beheersmaatregelen inzake de zelfstandigheid

Voorkomen moet worden dat je als opdrachtgever later het verwijt krijgt dat je er ten onrechte van bent uitgegaan dat er geen loonheffingen verschuldigd waren. In de eerste plaats moet je borgen dat hetgeen in de (model)overeenkomst van opdracht is beschreven overeenkomt met de daadwerkelijk verrichte werkzaamheden. Hierbij zul je extra moeten opletten indien de buitenlandse zelfstandige wordt ingezet op een opdracht die eerst door een andere onderneming aan de opdrachtgever is verstrekt. Er is dan sprake van tussenkomst. Hiertoe is er een specifiek aantal modelovereenkomsten goedgekeurd en te downloaden op de site van de Belastingdienst.

In een dergelijke situatie zul je moeten kunnen laten zien dat de door de ‘hoofdopdrachtgever’ verstrekte opdracht op één lijn ligt met de aan de buitenlandse zelfstandige verstrekte opdracht. Daarbij dienen de opdracht en de hieraan verbonden werkzaamheden te passen in de zelfstandige bedrijfs- of beroepsuitoefening van de ZZP’er.

In de tweede plaats is het raadzaam om zoveel mogelijk zekerheid te verkrijgen over de zelfstandige bedrijfs- en beroepsoefening in het andere land. Controleer bijvoorbeeld de inschrijving in het buitenlandse handelsregister, check de website van de zelfstandige en vraag om referenties en controleer deze.
Vraag bijvoorbeeld ook om diploma’s of certificaten waaruit de expertise van de ZZP’er blijkt. Beoordeel of er verzekeringen voor aansprakelijkheid van bedrijf of beroep van de ZZP’er noodzakelijk zijn en of deze aanwezig zijn c.q. dekking bieden in Nederland. Controleer of de gegevens van de onderneming van de ZZP’er gelijk zijn op zowel de overeenkomst, het uittreksel handelsregister, het BTW nummer (www.vies.eu) en de bankrekening. Onderzoek hoeveel eerdere opdrachtgevers de ZZP’er gehad heeft. Op deze wijze vormt zich een beeld waaruit blijkt of de ZZP’er zelfstandige is of mogelijk toch een schijnzelfstandige blijkt te zijn.

In het buitenland is het niet ongebruikelijk voor ZZP’ers om via een derde (Umbrella-company) te factureren. De NEN 4400-1 norm vereist dat de zelfstandige direct aan uw onderneming factureert en dat u direct op de eigen bankrekening betaalt.

Het zakendoen met een buitenlandse zelfstandige is zonder meer mogelijk, net als bij een Nederlandse zelfstandige. Ik geef u mee om bijzonder kritisch te zijn ten aanzien van de hoedanigheid als zelfstandige. Zorg dat de opdracht en de voorwaarden hierbij zo nauwkeurig mogelijk worden vastgelegd.

Tekst: Bart Agerbeek