Goudse grip op inhuur

Gouda, een stad met 73.000 inwoners had in 2018 een inhuurvolume van 7,75 miljoen euro: 16 à 17% van de totale personeelskosten. Doel voor de komende jaren is (nog) meer grip te krijgen op de inhuur en het volume ervan – indien mogelijk – terug te brengen. Gemeente Gouda doet dat in samenwerking met haar Managed Service Provider, Staffing MS. 

Visie op vast en flex

Flexwerken heeft voor een overheid een sociale en zelfs morele component. Je kunt immers wel even iemand inhuren voor een specifieke en tijdgebonden taak, maar waar of bij welke samenwerkingstermijn ligt de sociale verantwoordelijkheid als werkgever?

‘Die flex/vast-discussie is nogal levendig in de samenleving,’ weet Pol. ‘Om goede geïnformeerde keuzes en afspraken te kunnen maken, helpt het om een vast aanspreek- en kennispunt te hebben. De vraag is immers niet alleen wie of wat we nodig hebben, maar ook voor welke duur en in welke vorm. Hoe doen we dat zo financieel als sociaal verantwoord mogelijk? Betaalt de investering zich uit in het proces? Zitten er nadelen aan de vorm van inhuren voor ons of de kandidaat?’ Gemeente Gouda gebruikt hiervoor de MSP dienstverlening van Staffing MS, onderdeel van HeadFirst Group.

‘Eén van de belangrijkste redenen waarom wij met een MSP samenwerken is dat we zo meer grip krijgen en houden op de vorm, kwaliteit en duur van de inhuur,’ zegt Pol. ‘Hoeveel inhuur hebben we, hoe is die inhuur samengesteld, welke kosten zitten eraan vast? Maar ook: hoe lang en vooral waarom zit een extern iemand bij de gemeente? Hebben we antwoorden op die vragen, dan kunnen we onze keuzes nog beter maken en verantwoorden. En kunnen we onze visie op vast en flex beter uitvoeren.’

De gemeente Gouda is een van de eerste gebruikers van de geoptimaliseerde Inhuurdesk die onlangs door Staffing MS is gelanceerd. De Inhuurdesk van Staffing MS is na 2016 doorontwikkeld als een DAS, een dynamisch aankoopsysteem. Ruim 50 organisaties maken hier al gebruik van om zo opdrachten te publiceren en aanvullend het contractbeheer mee te faciliteren.

De vernieuwde Inhuurdesk heeft een aangepaste stijl voor een betere gebruiksvriendelijkheid,

een directe koppeling met Nétive VMS, wat het mogelijk maakt om aanvragen – op basis van status – automatisch te publiceren op de Inhuurdesk en  de beveiliging is verbeterd.

Lees hier meer

Standaardisatie of uniformiteit?

Zijn inhuurgegevens niet actueel of inzichtelijk genoeg, dan kunnen tijdelijke functies te lang ingevuld blijven. Doen afdelingen volledig zelfstandig hun eigen inhuur en werken ze te weinig samen, dan werken ze misschien langs elkaar heen. Door meer grip te krijgen op de inhuur en kritisch naar de gegevens te kijken, is het volume van die inhuur beheersbaar te houden en terug te brengen. Standaardisatie of centrale coördinatie is dan ook een belangrijk traject en het is essentieel om de interne processen op orde te hebben. Aan de andere kant: uniformiteit mag niet tot logheid leiden of tot onvoldoende ‘klantvriendelijkheid’ ten opzichte van de afdelingen.

Kanalisering

De gemeente Gouda kanaliseert haar inhuur al een jaar of zeven via Staffing MS. ‘We verwachten een actieve rol van Staffing MS, ook al zou je misschien verwachten dat ze hierin een tegengestelde doelstelling hebben,’ stelt Pol. ‘Maar binnen de samenwerking kijken we als partners oprecht naar wat het beste is voor Gouda en handelen daar ook naar.’

Het betreft allerlei functieprofielen: van receptionist tot afdelingshoofd. Een aantal functies zoekt de gemeente in het ruimtelijk domein. In die sector denken de meeste kandidaten niet direct aan een gemeente als eerste werkgever. Bij een gemeente als Gouda moeten ze in veel gevallen kunnen denken en handelen vanuit maatschappelijke betrokkenheid en een gevoel voor maatschappelijke ontwikkeling. Waarbij niet alleen salaris, maar ook zingeving zwaarwegend is.

Dynamisch en scherp

‘Onze samenwerking met Staffing MS is dan ook veel meer een partnership dan een abstracte werkverhouding. Dat kan ook niet anders, want het gaat er immers om in overleg en in veranderende omstandigheden de juiste mensen te vinden. De accountmanager van Staffing MS moet kunnen inspelen op onze veranderende vraagstellingen of zelfs op het klimaat van de organisatie. Blijven sparren dus. Zelf moeten wij ook investeren in die relatie. Er hoort dus een verhaal bij: waarom loopt alles via Staffing MS? We moeten de leidinggevende meenemen in dat verhaal. Bij een partnership, net als in een relatie, moet je soms ook even extra investeren in elkaar. We zetten daarom steeds weer stappen om elkaar beter te leren kennen, het is dynamisch en houdt elkaar scherp. Zo willen we de komende twee tot drie jaar echt nog een stuk scherper kunnen inhuren.’

Conclusie: optimalisering van de inhuur is een kwaliteit die de gemeente Gouda en Staffing MS samen bereiken. Als dit het inhuurvolume financieel en sociaal op een verantwoorde wijze terugbrengt, dan is dit een gezamenlijk resultaat om trots op te zijn.

De gemeente Gouda is ‘een ambitieuze werkgever die werkt voor én met de stad’. Het totale inhuurvolume van de stad midden in het Groen Hart daalde in 2018 met 3%. De maatschappelijke discussie over flex en een krappe arbeidsmarkt is voor de stad midden in het Groene Hart nog een extra reden om nog meer grip op inhuur te krijgen. “De flex/vast-discussie is levendig in de samenleving,” zegt Eelke Pol, hoofd HRM en change agent.