Inhuur spoorwerkpersoneel gaat digitaal via RailApp

VolkerRail gaat als eerste grote aannemer van spoorwerken in Nederland RailApp gebruiken om het inleenproces van extern personeel te digitaliseren – met die primeur opent SpoorPro, het vakblad voor railbedrijven.

“Dat VolkerRail dit bedrijfsbreed gaat invoeren is een belangrijk signaal”, zegt Rico Perdon, mede-oprichter van RailApp. “En ook andere grotere spooraannemers werken er al mee, hoewel dit vaak nog om losse bedrijfsonderdelen gaat in bepaalde deelsectoren. Daarnaast zijn we ook in Duitsland, België en Oostenrijk begonnen met het aansluiten van de eerste klanten.”

RailApp is eigenlijk een applicatie die oorspronkelijk is bedoeld voor personeelsplanning van eigen medewerkers. Samen met zijn compagnon richtte Perdon in 2011 Machinext op, een detacheringsbureau met speciale focus op het leveren van treinmachinisten. Jaren later was de software zo ver ontwikkeld dat besloten werd om het als RailApp aan te gaan bieden. Het leent zich uitstekend voor de inhuur van externe medewerkers – zoals VolkerRail nu doet – en voor leveranciers die onderling opdrachten uitzetten voor uitzendkrachten, gedetacheerden en zzp’ers bij andere (collega-)bedrijven. Ook kunnen zzp’ers zelf eenvoudig een account aanmaken en hun eigen beschikbaarheid delen en dienstuitnodigingen ontvangen.

Interessante inhuurmarkt

RailApp begint dus serieus aan de weg te timmeren binnen de interessante niche van inhuur van spoorwerkpersoneel. De rail-sector is een markt waar veel inhuur van extern personeel plaatsvindt, stelt Perdon. “Binnen het spoor zijn heel veel specialistische takken, alleen al voor de beveiliging van spoorwerkers zijn in Nederland al meer dan twintig bedrijven actief. En er vindt heel veel externe inhuur plaats. De spooraannemers die voor ProRail het onderhoud verzorgen moeten vooral ’s nachts en in de vakanties werken om de treinreizigers zoveel mogelijk te ontlasten. En er zijn altijd pieken en dalen in het werk, denk aan het snel moeten verhelpen van storingen. Veel onregelmatig werk dus, en de aannemers kunnen de benodigde specialisten zoals lassers en baanmonteurs niet allemaal zelf in dienst nemen.”

Digitaal ecosysteem

Het organiseren van de inhuur van gespecialiseerd personeel bij complexe klussen is lastig, alles hangt met elkaar samen. Perdon spreekt van een ecosysteem, dat dankzij RailApp volledig digitaal kan functioneren.

Het is een besloten platform, want de veiligheidskritische functies in de spoormarkt vereisen vanzelfsprekend dat alleen goed gekwalificeerde en gecertificeerde professionals kunnen worden ingehuurd. Dus de opdrachtgevers (aannemers) en hun eigen vaste leveranciers kennen elkaar, werken bijvoorbeeld samen via raamovereenkomsten, langlopende contracten voor frequente (on)regelmatige inhuur. Ook aannemers kunnen via RailApp onderling efficiënt samenwerken waardoor bij de ene partij leegloop wordt voorkomen en de andere partij de beschikking krijgt over goed opgeleid en ervaren personeel. Perdon: “Alle relevante partijen hebben real time inzicht in beschikbaarheid van personeel bij verschillende leveranciers. Zij hoeven niet meer te bellen en te mailen om iemand te vinden voor een klus.”

De tijd dat een ingehuurde lasser ’s ochtends buiten in het donker na een nacht werken een formuliertje vol koffievlekken moest laten aftekenen is echt voorbij.

Dicht gepland

Het werken met RailApp moet het inhuurproces sneller, efficiënter en veiliger maken. “Je praat hier over bedrijfs-overschrijdende processen”, legt Perdon uit. “Vaak werden er veel e-mails met Excel-sheets gestuurd door opdrachtgevers aan leveranciers en vice versa. En daar kwamen dan allerlei aanpassingen op en belletjes tussendoor. Dan is het lastig om nog scherp te hebben wat nu precies de bedoeling is en wat de stand van zaken is. Als via RailApp aanvragen worden verstuurd en gepland is de data direct zichtbaar voor alle betrokkenen. Ook de ingeplande medewerker ziet dezelfde info en weet precies waar hij wordt verwacht. Dat scheelt heel veel ruis in de keten.”

Beschikbaarheid zzp’er

Voordeel is dus dat ingegeven data real time beschikbaar is voor alle betrokken partijen. Perdon: “Als een zzp’er op maandag, dinsdag en woensdag in de nacht diensten heeft gedraaid en hij heeft er voor gekozen om zijn beschikbaarheid te delen met zijn opdrachtgevers, dan kunnen die opdrachtgevers dat volgen in het systeem. Dan weten ze dat deze zzp’er niet beschikbaar is op donderdag in de ochtend maar kunnen ze ook zien wanneer hij wel kan, en rekening houdend met rusttijden al nadenken wat een handig moment zou zijn om hem wel uit te nodigen voor diensten. Zo gaat alles sneller en efficiënter.”

Inhuurproces van A tot Z

Want het hele proces van A tot Z, tot aan de facturering, gebeurt digitaal. Van het plannen, de urenregistratie, het aftekenen van digitale werkbonnen, evaluaties en eventuele geconstateerde afwijkingen – alle partijen beschikken over dezelfde data. Het kantoorpersoneel dat overdag werkt, ziet op het scherm direct wie, wat heeft gedaan in de nachtdienst. Perdon: “De tijd dat een ingehuurde lasser ’s ochtends buiten in het donker na een nacht werken een formuliertje vol koffievlekken moest laten aftekenen is echt voorbij.”

• Lees ook: L1nda: van Roostersplanning naar Uitzendbureau