Statement of Work: een heel andere visie op inhuur (video)

Paul Vincent is sinds enkele maanden wereldwijd verantwoordelijk voor alle ‘Statement of Work’ (SOW) activiteiten bij Hays Talent Solutions. Wat hem zo geschikt maakt voor deze rol is dat hij in zijn jarenlange loopbaan figuurlijk aan elke zijde van de tafel heeft gezeten. Hij kent daardoor de verzuchtingen van de business, maar begrijpt ook de leveranciers en hun talenten meer dan goed.

Wat moeten we verstaan onder SOW?

Een SOW is in de kern een document waarin alles beschreven staat wat iemand zal doen en hoe het succes zal worden gemeten, als een betalende service. Je koopt geen SOW, maar wel de diensten die door dit document worden beschreven. Wat je wilt doen, bepaalt het contract en SOW is een deel van dit ‘contracting process’. Bij grote veranderprocessen is het aangewezen om met een dergelijke overeenkomst te werken. Het project is dan erg in detail beschreven, meer dan freelancers gewoon zijn, al voeren ze soms precies dezelfde taken en opdrachten uit.

Het naleven van al deze bepalingen is vervolgens het meest belangrijke, maar ook consequent blijven. Bij dit laatste heeft Paul Vincent de ervaring dat programma managers niet altijd op voorhand bij het opstellen van de SOW duidelijk weten wat het eindresultaat moet zijn. Zo ontstaat met name regelmatig ‘scope creap’, het verminderen van de omvang van het programma, met alle commerciële gevolgen van dien voor de leverende partij.

Wat zijn de uitdagingen voor leveranciers die met een SOW werken?

Paul Vincent is heel stellig in zijn antwoord: “Cost of sales!”. Het is ook uiterst belangrijk om al de beslissers bij de opdrachtgever te kennen. Vermijd als leverancier dat je een verkooptraject in stukken en brokken krijgt, of erger, onvolledig waarbij je niet alle beslissers kent én hun verzuchtingen. Inkopers hebben niet altijd graag veel contact en overleg, wat tot dit ongewenste effect kan leiden.

Hoe kan het beter?

Er zijn dus problemen aan de beide zijden van de tafel als de aanpak van een SOW niet vanaf het begin goed wordt neergezet. Dit is waar Paul Vincent en zijn jarenlange ervaring van pas komen. Hij wordt vanaf het begin betrokken bij het opzetten van dit soort programma’s bij grote klanten, zoals bij een grote bank. Klanten zijn niet altijd voldoende onderlegd om dit soort inhuur in het programma voor externen te brengen. Ze kijken vaak te eng naar kostenbesparingen, maar SOW is niet noodzakelijk kostenbesparend gestuurd, eerder gericht op productiviteit, snelheid en efficiëntie. Dit kan je meten en de voordelen voor de organisatie precies berekenen.

Veel te winnen

Elk land in de wereld kent uitdagingen om ingehuurd talent in te zetten. De regelgeving zou niet mogen beïnvloeden hoe een SOW programma wordt opgezet: wat kost het en wat krijg je er voor terug? De voordelen zijn wat je op voorhand vastlegt dat het moet opbrengen, eerder dan wat je er voor betaalt. Vergeet niet dat SOW doorgaans tot vijf maal de omzet van reguliere inhuur betreft. Meer dan de moeite dus om hier aandacht aan te besteden met een expert ter zake!

In de WebinarWeek gaf Paul Vincent het onderstaand webinar