Complex Defensieproject blijkt coronaproof: “Korte lijnen en goede communicatie zijn cruciaal”

Marijn de Gier (één van de drie projectleiders bij het ministerie van Defensie) en Gerjan Bomhof (Account Director bij Between) leggen uit hoe ze deze forse uitdaging hebben aangepakt. “We doen het project met zes teams van 16 mensen”, zegt De Gier: “Die teams worden aangevoerd door een voorman en daaronder werkt weer een meewerkend voorman die mini-teams aanstuurt.  Toen we met de lockdown te maken kregen hebben we snel in overleg besloten om de teams bij elkaar te houden. Ook besloten we voor de veiligheid van de teams om alle mensen wachtgeld te gaan betalen. Op die manier konden we ervoor zorgen dat de mensen primair konden kiezen voor veiligheid in plaats van hals over kop weer het werkveld in te gaan.”

Via Between werken 50 mensen op het project, vertelt Gerjan Bomhof. Hij zegt: “Je moet je voorstellen dat zo’n situatie bij het ministerie van Defensie extra gevoelig ligt, want je wilt te allen tijde voorkomen dat er een corona-uitbraak op een Defensie-locatie komt. In de eerste fase na de corona-uitbraak hadden we nog geen idee hoe het verder zou gaan. We hebben besloten dat we wekelijks contact zouden hebben om te kijken wat we kunnen doen en onder welke voorwaarden we kunnen blijven werken. Het gaat hier niet om een ICT-project met mensen achter de computer, maar om technische mensen die bezig zijn met het aanleggen van kabels. Dat maakte het logistiek behoorlijk lastig.

Film

Om de mensen mee te krijgen in een nieuwe situatie waar zo onder strikte voorwaarden hun werk moeten doen is het vooral belangrijk om heel goed te communiceren. We hebben daarom een film gemaakt waarin we alles hebben uitgelegd, zowel de praktische zaken zoals het dragen van mondkapjes als specifieke voorwaarden die waren toegespitst op het project. Zo’n filmpje werkt veel beter dan slides of lange lappen tekst. Binnen een dag was de film klaar en via mail en whatsapp verstuurd.”

Korte lijnen en goede communicatie zijn cruciaal in zo’n bijzondere periode, vinden zowel Bomhof als De Gier. Marijn de Gier zegt: “Rondom de communicatie zijn Between en Defensie samen opgetrokken. Mensen van Between zijn ook op locatie komen kijken wat de corona-maatregelen in de praktijk betekenden. Dat laat interesse en betrokkenheid zien.”

Mensen van Between zijn ook op locatie komen kijken wat de corona-maatregelen in de praktijk betekenden. Dat laat interesse en betrokkenheid zien

Bomhof vult aan: “We zijn onlangs in Volkel geweest en hebben daar een rondleiding gehad. Zo konden we de betrokkenen vragen wat men vond van de communicatie en hoe het gaat met de werkzaamheden. Inmiddels werken we al een tijd volgens corona-protocol. We evalueren continu met elkaar om te kijken hoe het loopt, wat we kunnen verbeteren en wat we van elkaar kunnen leren. We kijken bijvoorbeeld hoe het overleg het beste kan worden georganiseerd, wat we op locatie kunnen doen en wat we online doen. Uit die evaluaties komen tips die we kunnen doorvoeren en komen ook signalen op het moment dat mensen zich onvoldoende aan de voorschriften houden; ook dat koppelen we dan weer terug.

Bij Defensie hebben we te maken met een opdrachtgever die zelf veel inhoudelijke expertise heeft, maar ook vraagt wat wij kunnen ophalen uit het veld. We zoeken naar het beste van beide kennisgebieden. We partneren op gelijk niveau en daardoor kunnen we samen voortdurend verbeteringen doorvoeren.”

Door deze strakke begeleiding kon de impact van de corona-crisis op de voortgang van het project flink worden beperkt, zegt Marijn de Gier: “Het project heeft ongeveer zes weken stilgelegen, maar we merken nu dat we eigenlijk heel weinig vertraging hebben opgelopen, ik denk dat het over dit jaar om 10 procent gaat.”

Bomhof: “We kijken heel kritisch naar de werkzaamheden omdat we natuurlijk willen voorkomen dat een heel team uitvalt. Daarom hebben we onder meer nieuwe looproutes gemaakt zodat mensen elkaar zo weinig mogelijk tegenkomen. Een zekere impact hebben die aanpassingen natuurlijk wel op de voortgang.”

Flexibiliteit

Dat de vertraging binnen de perken is gebleven ligt ook aan de manier waarop het project is opgestart, aldus De Gier: “We hebben heel bewust gekozen voor een flexibel project en daar hebben we echt voordeel van. We sturen op kwaliteit en niet op snelheid, want we geloven erin dat snelheid vanzelf komt als je kwaliteit centraal stelt. Door deze aanpak is het geen probleem als iemand even ergens moet bijspringen, want niemand hoeft een X aantal stuks op een dag te maken. De meeste engineers moesten wel wennen aan onze manier van werken in teams. Ze zijn gewend om individueel te werken. Maar uiteindelijk wordt het als zeer positief ervaren.”

We sturen op kwaliteit en niet op snelheid

Ook los van corona is het vinden van de juiste mensen voor dit soort projecten altijd een uitdaging, aldus Gerjan Bomhof: “Het is een markt die te maken heeft met schaarste. Wij werken met onderaannemers, dus het gaat erom dat je heel goed moet kijken wie bij het project past en ook hoe je met vervanging en dergelijke omgaat. De screening is bij Defensie heel belangrijk en als mensen ziek worden moet er vervanging zijn. Je moet continu schakelen. Er zit dus een stevig stuk projectmanagement en resource planning bij zo’n project: Kijken wanneer je vervanging nodig hebt en voor welke locatie, of er overnacht moet worden, et cetera. Sinds corona komt daar de vraag bij hoe mensen overnachten, want ze kunnen niet samen op één kamer zitten. Dat zijn belangrijke aandachtspunten. De uitval is niet toegenomen. We hebben geen corona-gevallen gehad en iedereen blijft gelukkig overeind.”

Lessons Learned

Wat zijn de lessons learned van de hectische afgelopen maanden? Gerjan Bomhof: “Allereerst heb ik geleerd hoe belangrijk evaluaties zijn. Soms word je moe van het aantal evaluaties, maar je merkt iedere keer dat er toch weer dingen uitkomen. Verder hebben wij gemerkt hoe belangrijk het is dat managers voortdurend voorbeeldgedrag laten zien. Daar moet je echt op sturen. Als een manager op een onderdeel iets te makkelijk wordt dan wordt dat keer drie vertaald in de organisatie. Benoem en stimuleer goed gedrag. Het gaat om bewustwording en dat is een heel proces. Het was best een bizarre ervaring om zo plotseling in zo’n verandertraject te komen, maar omdat we er serieus mee omgaan wordt het goed door de mensen opgepakt. Iedereen is enorm flexibel en dat is heel mooi om te zien.”

Marijn de Gier vult aan: “Ik vind het bijzonder dat we het als Defensie en leveranciers voor elkaar hebben gekregen dat de mensen die voor corona voor ons werkten voor 90 procent zijn teruggekomen. Het was echt mooi om te zien dat iedereen dolblij was dat ze weer aan de slag mochten. Dat bevestigde toch iets waar je soms niet helemaal bij stilstaat, namelijk dat we deze opdracht met een ontzettend gemotiveerde groep uitvoeren en dat iedereen dit een fantastisch project vindt om bij betrokken te zijn.”