Publieke sector, benut bij aanbesteding inhuur de kennis van buiten

“Het bewustzijn bij publieke organisaties groeit dat zij anders naar de inhuur van personeel moeten kijken”, zegt Koen de Rooij, mede-directeur van Reijn, een platform voor hoogopgeleide (zelfstandige) professionals in de publieke sector.

“In het verleden gebeurde dit vooral ad hoc, door Inkoop of HR of de lijnmanager, maar niet gebundeld. Maar dat wordt niet meer geaccepteerd, zij voelen de maatschappelijke druk groter worden.” Want overheidsorganisaties, onderwijs, gemeenten, zorg en welzijn hebben natuurlijk een maatschappelijke verantwoordelijkheid om het geld goed te besteden en dus grip te hebben op de kosten, ook van inhuur. Daarnaast moeten zij voldoen aan de steeds complexere wet- en regelgeving (compliance) die bij de inhuur van personeel geldt.

Trend: meer vraag naar MSP

“Organisaties in de publieke sector zijn nu echt bezig met strategische personeelsbeleid en daarmee groeit dus ook de behoefte aan professionalisering van inhuur”, zegt Marcel van den Bekerom. Bij Reijn ziet men dit onder meer terug in de manier waarop inhuur van personeel tegenwoordig wordt aanbesteed. Tot een paar jaar geleden gebeurde dit vooral op twee manieren. Ten eerste via mantelcontracten (waarbij een perceelindeling wordt gemaakt en per perceel een aantal raamcontracten met preferred suppliers wordt afgesloten). Of, ten tweede, via een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS), waarbij per uitvraag ‘losse’ mini-aanbestedingen worden gedaan. Daar is een derde manier bijgekomen: de vraag naar een dienstverlener die de regie op inhuur op zich neemt, een Managed Service Provider (MSP), master vendor of broker. Van den Bekerom ziet een duidelijke trend: “In het eerste kwartaal van dit jaar nam de vraag naar broker-, master vendor- en MSP-dienstverlening al toe en wij verwachten een nog veel sterkere stijging van het aantal uitvragen met betrekking tot vormen van inhuurregie.”

Behoefte aan inhuurexpert

Om invulling te geven aan strategische inhuur en personeelsplanning is het volgens Van den Bekerom nodig dat HR zijn rol (weer) opeist en intensief samenwerkt met Inkoop, Finance en Control en de dienstverlener die de regie op inhuur voert. “Een inhuurexpert kan HR bijstaan, want dit is geen gemakkelijk opgave. HR moet zich kwetsbaar durven opstellen, niet alleen voorwaarden stellen aan de leverancier van extern personeel, maar aanbestedende partijen laten meedenken over de vraag ‘hoe gaan we invulling geven aan onze personeelsbehoefte?’ En ook intern moet HR zich sterk maken en positie innemen, want om de inhuur centraal te organiseren moeten de lijnmanagers in de pas gaan lopen. Dat is in veel organisaties heel spannend en dat vereist leiderschap van HR, maar vooral ook van directie en management.” Voor Reijn als inhuurexpert ziet Van den Bekerom in dat partnerschap duidelijk een rol weggelegd. “Wij zijn er om HR in het zadel te helpen, hen te ondersteunen.”

Voor ons is het geslaagd als wij HR kunnen laten shinen.
Marcel van den Bekerom, directeur Reijn

‘Van tender naar tandem’

Dan spreek je over een aanbesteding volgens de ‘best value procurement’-methode. Dat houdt in dat je niet een zelf uitgewerkte aanbesteding met gespecificeerde eisen en wensen doet waarop leveranciers kunnen inschrijven, maar een flexleverancier zoekt om samen tot de beste oplossing van de personeelsvraag te komen.

Een organisatie kiest dan geen leverancier, maar een dienstverleningspartner. En die partner pusht niet een bepaalde contractvorm (uitzenden, detacheren, zzp-inhuur), maar kijkt samen met HR wat op dat moment het beste bij die organisatie past. En dat gebeurt steeds meer, ziet De Rooij. “We zien dat veel organisaties stoeien met het formuleren van de inhuurbehoefte en het lastig vinden dit in de markt te zetten. Er zijn opdrachtgevers die ons nadrukkelijk benaderen om hierover in dialoog te gaan. Dan werk je echt samen en ga je ‘van tender naar tandem’.”

5 tips voor organisaties die een aanbesteding in de markt willen zetten

1. 1. Verken de inhuurbehoefte; stel jezelf als organisatie heldere vragen en houd consultatie met experts om inhuurbehoefte scherp te definiëren.
   2. Bepaal wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het aanbestedingstraject. Naast Inkoop, Finance en Control, moet ook HR zijn inhoudelijk rol pakken
   3. Doe een uitvraag die aansluit bij de evolutiestadium van inhuur binnen de organisatie. (een organisatie die nog geen gecoördineerde inhuurprocessen heeft, kan niet ineens een MSP-model invoeren.)
   4. Biedt de dienstverlener inzicht in jouw organisatie en maak gebruik van zijn expertise; die heeft de kennis en het netwerk om de juiste professional, op het juiste moment, op de juiste plaats tegen de juiste voorwaarden te krijgen.
   5. Benader de uitvraag vanuit een partnership met de dienstverlener; houd naast de KPI’s en SLA’s, ook ruimte voor de dialoog om samen de inhuur te optimaliseren.

Marktconsultatie

Dat begint door in de eerste fase van de aanbesteding – de marktconsultatie – als organisatie marktpartijen uit te nodigen en het gesprek aan te over de ambitie en strategie van de organisatie en leveranciers te vragen mee te denken over de invulling van de inhuur en/of strategische personeelsplanning. “Dus niet een presentatie geven in een zaaltje aan acht leveranciers en zeggen ‘wij willen een VMS, wie van jullie kan dat het beste leveren?’, maar liefst één-op-één leveranciers uitnodigen en meer context geven over de organisatie en openstaan voor kritiek. Maak gebruik van de expertise die er in de markt is”, adviseert Van den Bekerom.

Aan een partij als Reijn is het dan de taak om daarbij kritisch door te vragen. “Je ziet vaak dat leveranciers geneigd zijn te roepen hoe goed ze zelf zijn en wat ze kunnen, maar waar het om gaat is op een nette manier de wezenlijke vragen te stellen, de echte behoefte boven tafel krijgen. Dat is soms lastig, maar dat kan best als de relatie goed is – en ‘zonder wrijving, geen glans’. Want alleen dan kom je uiteindelijk tot een heldere uitvraag.”

En dat is in de praktijk nog lang niet altijd het geval, weet De Rooij aan. “We hebben vorig jaar nog een paar keer meegemaakt dat een organisatie de uitvraag moest intrekken, omdat deze niet duidelijk was en er teveel vragen van leveranciers kwamen. Dat kost veel tijd en inspanning en dat is zonde.”

Lekkerste cocktail

Strategisch personeelsplanning – een goede mix vinden tussen vast en flex – is complex, weet De Rooij. “Er is voor veel organisaties nog veel werk te doen.” Uiteindelijk gaat het er om de juiste professional op de juiste plek op het juiste moment tegen de juiste voorwaarden te krijgen. Hij vergelijkt het met een barman die een cocktail maakt. “Die kijkt eerst naar de basis (lees: de interne arbeidsmarkt) en vult dat aan met ingrediënten van buiten (lees: externen) en maakt zo de lekkerste cocktail.” Of in deze vergelijking de barman de HR-professional zelf is of dat hij de selectie van externen geheel of gedeeltelijk uitbesteedt, doet er niet toe, vult Van den Bekerom aan. De rol van Reijn als inhuurexpert mag best op de achtergrond blijven. “Voor ons is het geslaagd als wij HR kunnen laten shinen.”

Vraag hier de whitepaper kosteloos aan.