Inhurende Manager is een sleutel voor succes van uw Externe inhuur programma

Menige organisatie steekt veel energie in het ontwerp en de implementatie van een programma voor externe inhuur ( ook wel Contingent Workforce (CW) programma genoemd) of aan de verbetering van het programma dat ze al hebben. De belangrijkste drijfveren van deze programma’s zijn kostenbesparingen, inzicht en compliance verbeteren, beschikbaarheid van het juiste talent verbeteren of een combinatie hiervan.

Wanneer organisaties hun programma’s willen verbeteren, zijn we geneigd te starten met het definiëren van “verbeteren”, te onderzoeken welke elementen verbeterd kunnen worden, in- of outsourcing van het programma te overwegen etcetera. Maar vaak wordt een cruciale succesfactor voor een programma over het hoofd gezien: de rol van de Inhurende Manager.

Rol van de Inhurende Manager

Bij de meeste programma’s wordt rekening gehouden met de formele programma-eisen van Inhurende Managers. Die eisen worden meegenomen in het ontwerp van het programma:

• acceptabele ‘time to hire’
• acceptabele kosten voor de inhuur
• meerdere CV’s om uit te kiezen
• redelijk gebruiksgemak van de ondersteunende technologie via Single Sign-On systeemtoegang

Maar het is niet altijd duidelijk hoe belangrijk de rol van de Inhurende Manager is als u optimaal rendement wilt hebben van uw CW-programma. Natuurlijk zijn procesbeschrijvingen beschikbaar gesteld, herinneringen gemaild en een aantal proces indicatoren, zoals bijvoorbeeld de minimale responstijd, afgesproken in de SLA van het programma. Tijdens de implementatie worden Inhurende Managers getraind in het gebruik van de technologie en het doorlopen van de processtappen voor het inhuren (of verlengen) van een flexwerker. Maar begrijpen zij ook echt hoe het programma in hun voordeel werkt?

Hoe Inhurende Managers het meest profiteren van een CW-programma

Voor de volgende 3 basisprincipes moet worden gezorgd:

1. Help de Inhurende Managers begrijpen welke voordelen het programma voor hen heeft.
2. Zorg dat de Inhurende Managers begrijpen welke invloed zij hebben op het behalen van deze voordelen.
3. Herken en erken de bijdrage van Inhurende Managers aan succesvolle inhuur via monitoring en rapportage.

Laten we iets dieper ingaan op deze punten:

1. De voordelen begrijpen
   Bij CW-programma’s zijn veel stakeholders betrokken, vaak met verschillende drijfveren en doelstellingen. Denk aan de afdeling Finance die op zoek is naar kostenbesparingen en HR en Risk Management naar compliance op regelgeving. Vanuit het oogpunt van de Inhurende Manager worden deze doelstellingen niet per sé als gunstig ervaren.
   Wanneer de Inhurende Manager moeite heeft om de juiste werknemer voor de baan aan te nemen (in kwantiteit en/of kwaliteit), draagt het doel om kosten te besparen niet bepaald bij aan het oplossen van zijn probleem. Als de doelstelling wordt gewijzigd in “op het juiste moment de juiste persoon met de juiste kwaliteit vinden tegen de juiste kosten” dan omvat dit ineens het belang van de Inhurende Manager. Op deze manier is het behalen van de doelstelling gunstiger voor de Inhurende Manager.
2. De invloed begrijpen
   Op zichzelf is het proces van inhuren van flexwerkers voor een Inhurende Manager niet zo nuttig als het resultaat ervan. Een CW-programma moet bij voorkeur hun zorgen en inspanningen verminderen. Zij moeten echter wel deelnemen in dat proces en vormen een essentieel onderdeel van het programma! Hun bijdrage kan het verschil maken tussen succesvol zijn of niet.
   Voorbeeld: als u een schaars profiel wilt invullen en het programma heeft een geschikte kandidaat gevonden, dan moet u snel reageren… anders doet een andere organisatie dat wel!Dus, korte responstijden en snelle vervolgstappen van Inhurende Managers zijn essentieel om de kandidaat een snelle en positieve ervaring te geven, waarmee de kans op een succesvolle inhuur toeneemt.
3. Hun bijdrage herkennen en erkennen 
   De meeste procesrapportages zijn gebaseerd op het bewaken van de minimaal vereiste prestatie. Maar zij doen helaas niets om de ‘hiring community’ te motiveren! Om dat te bereiken moet u de inspanningen en acties van de Inhurende Managers die hebben bijgedragen aan een succesvolle inhuur herkennen en erkennen. Op die manier delen zij mee in het succes van het CW programma. Zij worden mogelijk zelfs ambassadeurs van het programma bij hun collega’s. Het vergroot hun gevoel van eigenaarschap van het programma en draagt daarmee bij aan het langetermijnsucces van het programma.

Vooruitkijkend

CW programma’s hebben doorgaans een lange tijdshorizon. In de loop van de tijd kunnen marktomstandigheden verschuiven, kunnen organisatorische prioriteiten veranderen en kunnen ook de behoeften en wensen van de Inhurende Managers wijzigen. Inhurende Managers lopen voorop bij veel ontwikkelingen. Hun steun en inbreng is essentieel voor het identificeren van veranderende behoeften en voor het doorvoeren van vereiste veranderingen om het programma actueel en toekomstbestendig te houden.

Dus, erkennen van de rol van, de voordelen voor de Inhurende Managers en deze integreren in het (her)ontwerp van uw CW programma, zal zowel positief bijdragen aan het behalen van de programmadoelstellingen als de betrokkenheid bij het programma in uw operatie vergroten!

Over de auteur

Marc Viëtor is Managing Partner bij TalentIn. Marc is meer dan 25 jaar actief binnen de HR industrie. Hij heeft een rijke internationale ervaring in het begeleiden van organisaties bij het kiezen en implementeren van de juiste wervingsstrategie.