Risico’s bij het inhuren externen: ken jij de kans en de mogelijke impact?

ZiPconomy en NextConomy Mini Learnings zijn een reeks van 10 online workshops. Het concept is simpel: om de 2 weken op dinsdag om 11.30 u deelt een groep experts gedurende 45’ hun kennis met de deelnemers aan de hand van hands-on demo’s en interactieve sessies.  Zie hier voor meer informatie. 

Een inhuurproces professioneel aanpakken? Begin bij het identificeren van de belangen van je stakeholders.

De huidige crisis heeft menig bedrijf doen reflecteren over de inhuur van hun extern talent en inzet van deze talenten vanop afstand. Zoals in de eerste Mini Learning aan bod kwam, is het nu meer dan ooit cruciaal te weten welke mensen je binnen je organisatie snel kan op- en afschalen. Het volledige inhuurproces meer efficiënt inrichten en professioneler inrichten blijkt echter een grote uitdaging voor velen, want waar begin je best?

Paul Oldenburg van Headfirst Group raadt aan te starten met de belangen van verschillende stakeholders in je organisatie voor een professioneel inhuurproces samen te brengen. Iedere betrokken partij heeft namelijk een andere invalshoek op dit inhuurproces. Paul gaat dieper in op deze vaststelling.

Inhurende afdelingsmanagers focussen voornamelijk op:

• Kwaliteit: Deze stakeholders wensen een kwalitatief inhuurproces & het juiste extern talent beschikbaar te hebben.
• Gemak: Een inhuurproces dat eenvoudig en snel is.

Stakeholders als Inkoop, HR, Legal en Finance hechten dan weer meer belang aan:

• Kostenbeheer: Heeft het bedrijf zicht op alle kosten die externe inhuur met zich meebrengt en zijn de juiste processen aanwezig om deze kosten te beheren.
• Risico’s: Zijn alle risico’s bekend en zijn er maatregelen binnen het bedrijf die risico’s kunnen beperken?

Al deze stakeholders hebben baat bij professionele inhuur van externe medewerkers, maar hun belangen in het proces zijn verschillend.  Daarom is het cruciaal om een gezamenlijk draagvlak te creëren waar al deze stakeholders zich in kunnen vinden.

De betrokkenheid van een Legal en Compliancy officer hangt af van type organisatie & de status van die afdeling. Bij sommige overheidsdiensten/gemeentes is de aanbestedingsjurist belangrijk en actief betrokken, daar kan je niet omheen … En bij andere gemeentes is het gewoon een adviseur die af en toe wordt ingeschakeld. – Paul Oldenburg

De omschakeling naar een professioneel inhuurproces van extern talent vergt change management binnen je organisatie. “Risicobeheer vormt daarbij belangrijke katalysator in het change management proces en het vinden van een draagvlak binnen je organisatie” geeft Paul Oldenburg aan.

Het is van belang te weten in welke mate de verschillende stakeholders binnen je bedrijf bewust zijn van de risico’s die men loopt én hoe bekwaam men is om adequaat met deze risico’s om te gaan.  Deze combinatie van bewustwording van en bekwaamheid in het mitigeren van de risico’s werd toegelicht in de webinar en doorloopt 4 stadia:

1. Onbewust-Onbekwaam
2. Bewust-Onbekwaam
3. Bewust-Bekwaam
4. Onbewust-Bekwaam

HR directies en Inkoop zijn zich vaak meer bewust van dit proces dan de inhurende managers. Daarom hebben ze een belangrijke rol als specialisten om de generalisten in de organisatie door deze 4 stadia heen te loodsen.

Welke risico’s bestaan er dan zoal voor mijn bedrijf?

Elk bedrijf heeft zijn eigen structuur met daarbij horende risico’s. Zo zal een chemisch bedrijf risico’s identificeren zoals de toegang tot gevaarlijke zones op een bedrijfsterrein, geldige veiligheidscertificaten voor externe medewerkers, etc. Een hogeschool daarentegen heeft vaak een open fysieke toegang tot de campussen, maar zal eerder toegang tot gevoelige data over studenten als risico identificeren.

Paul en Myranda raden aan om de risico’s specifiek voor jouw bedrijf en haar verschillende stakeholders helder in kaart te brengen. Doorgaans identificeren bedrijven onderstaande 6 risico-categorieën betreffende de inhuur van externe medewerkers:

1. Wet- & regelgeving: privacywetgeving , schijnzelfstandigheid, ketenaansprakelijkheid, etc
2. Fraude: Identiteitsfraude, CV-vervalsing, pre-employment screenings
3. Financieel: faillissementen, crediteuren- & debiteurenrisico’s
4. Beleid: intern inkoopbeleid, on-en offboarding procedures, budgetbevoegdheden, etc
5. Opdracht: contractvorm, opvolgend werkgeversschap, etc
6. Bedrijfskundig: reputatieschade, continuïteit, etc

Natuurlijk kan ook het kostenbesparende aspect zaken accelereren. Denk daarbij aan imagoschade als een concreet risico dat bedrijven kunnen lopen, dat bovendien ook omgezet kan worden in een financieel risico – Myranda Dyck

Het onderscheid tussen de Belgische & Nederlandse wetgeving wordt in dit webinar ook kort toegelicht door Myranda. Zo stuurt de Belgische wetgeving veel strakker bedrijven aan op de juiste contractvorm van freelancers en gedetacheerde medewerkers. Het is aan de bedrijven om zich bewust te zijn van de risico’s op schijnzelfstandigheid, het instructierecht als werkgever.

Risico = kans x impact

Wanneer bedrijven hun risico’s in kaart hebben gebracht dan kunnen deze risico’s in een scorekaart omgezet worden die een coëfficiënt toekent aan de werkelijke kans op het desbetreffende risico en de echte impact van het risico op het bedrijf. Aan de hand van zo’n scorekaart weet een bedrijf heel snel waar haar grootste risico’s zitten, alsook welke mitigerende maatregelen het kan nemen om ze te vermijden of te reduceren.

Breng je risico’s bij externe inhuur in kaart op basis van hun kans & impact op je organisatie. Zo kom je tot een risicoscorekaart. Daarop kan je vervolgens actie ondernemen op operationeel, tactisch of strategisch niveau – Paul Oldenburg

De bedrijfsrisico’s zijn gekend, welke acties kunnen we nu ondernemen?

“Met een goede risicoscorekaart, weet je snel waar te investeren in je inhuurproces en bij welke afdelingen. Confronteer je verschillende stakeholders en betrek ze op die manier in de uitwerking van de juiste maatregelen”, is het advies van Myranda Dyck. Deze acties kunnen op 3 niveaus genomen worden:

1. Operationele maatregelen – Werkinstructies binnen een afdeling voor het inhuurproces.
2. Tactische maatregelen – Bedrijfspolicy die van toepassing waarbij alleen budgetbevoegde managers een inhuuraanvraag mogen indienen (bijvoorbeeld via een technologie platform)
3. Strategisch – Top-down, waarbij de directie van het bedrijf de strategie uitstippelt die een centraal inhuurproces ondersteunt.

Daarbij geeft Paul aan dat vaak het tactische niveau het moeilijkste is. Hier vergt het heel wat onderling overleg en actieve betrokkenheid van de stakeholders in de verschillende afdelingen. “Luister naar de risico’s & bezorgdheden binnen je organisatie. Zie waar het pijnpunt van de organisatie ligt en spring op die wagen die het hardste rijdt!”, aldus Paul Oldenburg met afsluitend advies.

Meer weten over deze reeks Mini Learnings?

• Op deze pagina vind je alle informatie over de reeks Mini Learnings. Je kan je er ook aanmelden voor het volgende interactieve webinar van dinsdag 13 oktober 2020 via deze link. Deelname is gratis.
• Op 13 oktober handelen we over ‘De voordelen van een Vendor Management Systeem (VMS).’ Peter De Buck van Connecting Expertise is onze kennispartner voor deze sessie. Hij zal dieper ingaan waar je als inkoper precies je voordeel haalt met een VMS en dit ook aantonen aan de hand van een korte live-demo. Mini Learnings zijn altijd interactief: je hebt zeker gelegenheid om vragen te stellen. Tot dan?

(verslag : Dennis Van de Vijver)