Meer efficiënt inhuren met een VMS systeem, drijfveer voor indirecte kostenbesparingen

Tien ZiPconomy en  Nextconomy webinars om de 2 weken met experts als gastsprekers gedurende 45’. Dat is het concept van de Mini Learnings: aan de hand van hands-on demo’s en interactieve sessies rond ‘Technologie voor het optimaal beheer van extern talent’ delen onze kennispartners inzichten en ontwikkelingen in deze niche markt.  Zie hier voor meer informatie. 

Top drie inefficiënties

Bij de business case voor een VMS de wordt nadruk gelegd op directe kostenbesparingen. In deze webinar licht Beeline toe hoe de VMS technologie de inhuurprocessen veel efficiënter maken. Deze efficiëntie optimalisaties dragen bij tot indirecte kostenbesparingen, die vaak vele malen hoger liggen dan de directe kostenbesparingen waar vaak de nadruk op wordt gelegd. De praktische voorbeelden in de demo illustreren hoe het inhuurproces veel eenvoudiger kan en beter ondersteund wordt via de VMS technologie.

Een rondvraag bij de deelnemers waar ze denken de meeste efficiëntie-slagen te behalen, levert deze top 3 van de deelnemers op:

1. Gebrek aan uniforme contracten (83%)
2. Geen goede rapporten op externe contractors (50%)
3. Te lange doorlooptijden tijdens het inhuurproces (50%)

Indirecte kosten besparen door meer efficiëntie

Het mag duidelijk zijn: door gebruik te maken van een VMS realiseer je niet enkel directe kostenbesparingen, maar ook indirecte, en die zijn vaak vele malen groter, aldus Manfred Vogels.  “De inzet van een VMS levert tussen de 8-15% directe kostenbesparing op, maar een VMS systeem levert door haar efficiëntie tot 30% aan indirecte kostenbesparingen op. Wat is het verschil dan?

Directe kostenbesparingen door middel van een VMS worden als volgt geïdentificeerd:

• Verlagen van de uur- of dagtarieven/project kosten
• Volumekortingen bij leveranciers
• Betalingskorting bij snelle factuurbetaling
• “Cost avoidance” (vb. aan de start van het inhuurproces op basis van objectieve criteria een kritische toetsing doen van de behoefte aan externe medewerkers)

Indirecte kostenbesparingen zijn te realiseren met een VMS door middel van:

• Proces efficiëntie
• Automatisering
• Niet direct te herleiden aan individuele inzet of project

De inzet van een VMS levert tussen de 8-15% directe kostenbesparing op, maar een VMS systeem levert door haar efficiëntie tot 30% aan indirecte kostenbesparingen op!

Manfred Vogels, Beeline Europe

Welke functionaliteiten van een VMS dragen bij tot een meer efficiënt proces?

Er zijn verschillende invalshoeken om een meer efficiënt inhuurproces te bekomen met behulp van een VMS. De meest voorkomende illustreren we hier aan de hand van enkele voorbeelden:

• Data transparantie:
  In een VMS bevindt alle data over je volledige inhuurproces, van job aanvraag tot en met facturatie, op een centraal systeem. Hierdoor moeten rapporten niet uit diverse system opgevraagd en te worden gecombineerd. Door deze transparantie op alle data en daarbij horend juiste rapportage- en analysemogelijkheden, ontstaat de mogelijkheid om het programma op efficiëntie aan te sturen.

• Standaardisatie & data-templates:
  De voornaamste bezorgdheden van de deelnemers in de poll is het tekort aan uniforme contractvormen. Dit kan in het VMS eenvoudig opgelost worden door het gebruik van gestandaardiseerde aanvraag templates en – contractvormen. Soms bestaan binnen organisaties tot wel 15 aanvraag types voor eenzelfde functieprofiel. Logisch toch om deze terug te brengen naar een bepaalde standaard template?

Binnen sommigen organisaties bestaan er 15 aanvraag types voor een Java-developer. Waarom zouden deze niet teruggebracht kunnen worden naar een bepaalde standaard template?

• Goedkeuringen:

Deze kunnen heel gemakkelijk opgevolgd worden in het VMS-systeem zodat ze bij de juiste mensen komen, met automatische waarschuwingen waar nodig. 

• Selectie processen van kandidaten:

Dit aspect wordt toegelicht in de demo: kandidaten kunnen snel vergeleken worden op basis van historiek, kostprijs, vaardigheden,  uitgenodigd worden voor een interview, etc 

• Verwerking van urenstaten (timesheets):

Papieren urenstaten, die manueel afgetekend worden: dit kan geautomatiseerd worden in het VMS door digitale timesheets verwerking. Bij organisaties die reeds een tijdsregistratie-systeem hebben, kan het VMS vooraf goedgekeurde urenstaten opladen ter creatie van de facturen voor die externe medewerkers. 

• Onboarding:

Kan jouw organisatie garanderen dat een nieuwe externe medewerker, die op dag 1 van zijn opdracht in het bedrijfspand is en achter zijn laptop zit, daadwerkelijk in staat is zijn werk uit te voeren? Bij een grote Beeline klant duurde het voor de implementatie van het VMS, zo’n 5 dagen voor de gemiddelde externe medewerker door de “onboarding” heen was. Zo lang duurde het vooraleer hij over alle middelen beschikte om zijn werk uit te voeren.

Deze organisatie betaalt die medewerker 5 dagen lang, maar in werkelijkheid levert hij slechts aan de helft of een kwart van zijn capaciteiten werk. Bovendien loopt de organisatie in sommige gevallen enorme compliancy risico’s, omdat niet zelden die externe medewerkers reeds inloggegevens krijgen van andere medewerkers, zodat ze toch al aan de slag kunnen. Met een VMS zorg je dat alle onboarding procedures vooraf aan de start van de externe medewerker worden afgevinkt en opgeleverd, voordat hij zijn eerste dag start in het bedrijf. 

Bij een grote klant duurde het vóór de implementatie van het VMS, zo’n 5 dagen voor de gemiddelde externe medewerker door de “onboarding” heen was. Zo lang duurde het vooraleer men over alles beschikte om zijn werk uit te voeren. Dat betekent dat zulk een organisatie die medewerker 5 dagen lang betaalt terwijl hij in werkelijkheid maar aan de helft of een kwart van zijn capaciteiten werk levert.

• Facturatie:

Het VMS kan het volledige facturatie proces automatiseren voor al je externe medewerkers. De afpunting van alle facturen van verschillende leveranciers, zorgen dat de gepresteerde uren correct werden gefactureerd, voor de correcte medewerkers, etc is een zeer tijdsintensief proces voor heel wat organisaties. Des te meer wanneer deze zaken fout lopen … Manfred geeft het voorbeeld van een grote organisatie die 8 FTE puur ter opvolging van de facturatie moest inzetten. Na de uitrol van het VMS met geautomatiseerde facturatie, kon deze opvolging gedaan worden door slechts 1 FTE wat de organisatie enorme tijdswinst én kostenbesparing opleverde. 

• Goede adoptie van het programma:

Change management is cruciaal wanneer je VMS technologie introduceert in je organisatie. De technologie is een belangrijke component, maar dient ten behoeve te staan van de organisatieprocessen die je wenst te wijzigen. Zoniet gaat je organisatie geen gebruik maken van de technologie. Zo is er het voorbeeld van een organisatie waarvan slechts 20% van de inhurende managers gebruik maakten van het VMS. De achterliggende reden bleek de “overload” aan in te vullen datavelden te zijn. Bij het change management werd vervolgens de nadruk gelegd om deze ‘user experience’ te optimaliseren zodat er wel door iedereen binnen de organisatie gebruik werd gemaakt van het VMS.

Door al deze componenten afzonderlijk in kaart te brengen, kan je een vrij nauwkeurige inschatting maken van hoeveel tijd en geld de organisatie hieraan besteedt. Vervolgens kan deze informatie in simulatie modellen gezet worden, zodat organisaties een idee krijgen hoe een efficiënter inhuurmodel, met gebruik van VMS technologie, er uit kan zien en wat het hen financieel kan opleveren (ROI Calculator).

Demo van een efficiënt inhuurproces in het VMS

Na de presentatie van Manfred, gaat Simonetta aan de slag met de demo van de VMS technologie. Volgende zaken komen aan bod in de demo:

• Aanvraagproces als inhurende manager in 2 muisklikken
• Favoriete aanvragen voor jouw afdeling
• Wist-je-dat/Did-you-know analyses die helpen bij demand management van je inhuur
• Voorkeurskandidaten identificeren
• Flexibele dashboards voor inhurende managers
• Kandidaten vergelijken

Het volledige webinar en demo kan je herbekijken:

Meer weten over deze reeks Mini Learnings?

• Op deze pagina vind je alle informatie over de reeks Mini Learnings. Je kan je er ook aanmelden voor het volgende interactieve webinar van dinsdag 24 November 2020 via deze link. Deelname is gratis.
• Op 24 November handelen we over ‘Talentpooling via je Vendor Management Systeem (VMS).’ Manfred Vogels en Simonetta Hainebach van Beeline zullen opnieuw onze experts van dienst zijn op deze webinar. Ook zullen ze dat doen aan de hand van een korte live-demo. Mini Learnings zijn altijd interactief: je hebt zeker gelegenheid om vragen te stellen. Tot dan?
• Een overzicht van eerdere afleveringen uit deze Mini Learings serie vind je hier.