De zin en onzin van Talentpools

Je kan in dit artikel het verslag lezen en de opname vinden van de sessie die Beeline verzorgde  over ‘Het opzetten en beheren van talent pools met behulp van VMS technologie’. Manfred Vogels, VP Business Development, en Simonetta Hainebach, Solutions Consultant bij Beeline Europe lichten eerst de theorie rond talentpools toe en verzorgen vervolgens een demo.

Talentpools worden vaak gezien als het nieuwe wondermiddel om snel (en goedkoper) nieuwe talenten te werven. Wat zijn inderdaad de voordelen?, hoe functioneren talentpools in combinatie met een VMS? Wie beheert het beste de talentpools in je organisatie? Wat zijn de optimale condities om een succesvolle talentpool op te zetten en behouden?

Lees hieronder het verslag en bekijk de opname.

Merendeel van de organisaties wil talentpools (in de toekomst)

Talentpools bestaan al langer dan vandaag, maar de mogelijkheid om talentpools actief aan te maken en beheren met behulp van technologie kent pas recent een enorme groei. Talentpools bieden dan ook veel voordelen. Waar staan organisaties momenteel met het opzetten van talentpools, ondersteund door technologie? We starten het webinar met deze poll. Dit is de feedback van de deelnemers;

1. Mijn organisatie maakt reeds gebruik van een talentpool (20%)
2. Mijn organisatie wenst in de toekomst talentpools op te zetten (60%)
3. Talentpools zijn volledig nieuw voor onze organisatie (20%)

Publieke versus Private Talentpools

Wat zijn Talentpools eigenlijk? Manfred Vogels licht het basisconcept van een talentpool toe: “Een talentpool is een verzameling van gekwalificeerd talent, waarbij  mensen zich beschikbaar stellen voor werk. Aan de andere kant heb je bedrijven die vacatures in aanbieding hebben. Die twee worden vervolgens aan elkaar gematcht.”.

Men maakt het onderscheid tussen 2 soorten talentpools. Manfred gaat verder door helder te definiëren wat de verschillen zijn:

1. Publieke talentpools:
   • Toegankelijk voor iedereen
   • Groot en onoverzichtelijk
   • Beheerd door een derde (vaak commerciële) partij
   • Bij voorbeeld: LinkedIn

2. Private talentpools:
   • Niet toegankelijk voor iedereen (pre-selectie)
   • Klant specifiek
   • Beheerd door de klant

“Vanuit VMS technologie oogpunt gaat het in dit webinar over de Private talentpool.“, gaat Manfred verder, “Een Private talentpool kan echter ook verbonden worden met een Publieke talentpool”.

Een andere belangrijke bemerking is dat talent in de breedste vorm van het woord kan toegevoegd worden aan de talentpool, bijvoorbeeld zelfstandige freelancers, silver medalist kandidaten, gepensioneerde medewerkers, stagiaires, etc. Meer informatie over wie je kan opnemen in een talentpool, vind je terug in het Nextconomy artikel in deze link.

Directe en Indirecte kostenbesparingen dankzij een talentpool

Het optimaal en succesvol gebruik van een talentpool levert organisaties heel wat voordeel op stelt Manfred vast bij Beeline klanten. Deze voordelen kunnen opgedeeld worden in directe en indirecte kostenbesparingen:

• Direct: Gemiddeld 30-40% door een tarief reductie (omdat de leveranciersmarges wegvallen).
• Indirect: Gemiddeld 4 dagen reductie op time-to-fill om de geschikte kandidaat te vinden.

Hoe je dan precies die kostenbesparingen via een talentpool realiseert?  Manfred haalt drie componenten aan waar een talentpool toe bijdraagt:

1. Het reduceert tekort aan gekwalificeerd personeel: talentpools verhogen je bereik via sourcing kanalen, o.a. door gebruik van sociale media, als aanvulling op  de vaste leveranciers.
2. Het verkort je inhuurproces: Levertijden via leveranciers lopen op, terwijl een talentpool je inhuurproces versnelt.
3. Vervallen van leverancierskosten als directe kostenbesparing: Je talentpool maakt geen gebruik van leveranciers, ook al zijn hun tarieven geoptimaliseerd door Inkoop, waardoor die directe kosten voor het werven van extern personeel vervallen.

Een succesvolle inzet van een talentpool levert organisaties gemiddeld 30-40% directe kostenbesparing op door de tarief reductie. De indirecte kostenbesparing zit in de time-to-fill die gemiddeld 4 dagen sneller is om de geschikte kandidaat te vinden.

Manfred Vogels, Beeline Europe

Zijn talentpools dan enkel waardevol voor mature programma’s waar een VMS reeds heel wat kostenbesparingen heeft opgeleverd? Dat blijkt niet zo te zijn: “Enerzijds zie je inderdaad dat organisaties die al enkele jaren een VMS programma hebben, deze talentpools aangrijpen om nu nog verdere kostenbesparingen door te voeren. Vaak werd bij deze organisaties al jaren onderhandeld met leveranciers tot het punt dat er geen optimalisaties meer te vinden zijn, behalve over te schakelen op een talentpool die “direct sourcing” toelaat. Anderzijds zie je nieuwe klanten die net een VMS programma uitrollen, maar ook de talentpool als een van de eerste dingen geregeld willen hebben, net omdat het zo’n succes is en zoveel waarde genereert.”

Talentpools vereisen een “Gatekeeper” of “Curator”

Flink wat voordelen aan een Talentpool dus. Toch wijst Manfred  in het webinar ook op de noodzaak van een goed beheer van die talentpool. Je talentpool wordt snel onbruikbaar zonder “Gatekeeper” of “Curator” van de talentpool. Deze heeft 2 functies:

1. Talent aantrekken (vinden)
2. Talent betrokken houden (binden)

Afbeelding 1 © Beeline: De 2 voornaamste functies van een “Curator” in het beheer van de Talentpool. 

Het is van cruciaal belang dat de Curator controle houdt over de instroom van waardevolle, goed gekwalificeerde kandidaten, alsook via de juiste kanalen (sociale media, bedrijfsprofiel, etc)

Zodra het juiste talent is aangetrokken in de talentpool, dient de curator met het geselecteerde talent te allen tijde en op de juiste manier in contact te blijven. Vanzelfsprekend hoort het matchen van jobs met het juiste talent ook daarbij.

De invulling van deze rol als Curator, kan zowel intern (centrale inhuurdesk, HR, Recruitment afdeling) als door een derde partij extern (een MSP of payroll organisatie) gebeuren.

Demo van een talentpool in combinatie met een VMS

Na de presentatie van Manfred, gaat Simonetta aan de slag met de demo van de VMS technologie in combinatie met hun talentpool partner TalentNet. Belangrijk aan te halen dat een VMS flexibel verbonden kan worden met verschillende talentpool providers, afhankelijk van de keuze van de klant. In de demo van Simonetta worden verschillende talentpool functionaliteiten getoond zoals:

• Did-you-know analyses die aangeven wie reeds actief is in je talentpool en direct inzetbaar is
• Registratie als talent op een talentpool site
• Automatische toevoeging van vaardigheden en historiek op basis van CV extractie
• Opgave tarief en voorkeurslocatie van de kandidaat
• Automatische matching van talent en jobs
• Delen van jobs in de talentpool via sociale media
• Dashboard van de Curator/Gatekeeper m.b.t. de talentpool
• Tariefvergelijking van kandidaten aangeboden via de talentpool of via de leveranciers.

Pfizer hoopte aanvankelijk om 20-30% van het extern talent aan te werven via de talentpool naast de vaste leverancierskanalen, ook onder meer om snel mensen te vinden die konden bijdragen in de ontwikkeling van een vaccin tegen Covid. Ondertussen blijkt de inzet van hun talentpool dermate succesvol, omwille van de snelheid en kosten efficiëntie, dat 50% van het extern talent nu via de talentpool wordt gecontracteerd.

Manfred Vogels, Beeline Europe

Tenslotte sluit Simonetta af met de verwijzing naar de Pfizer talentpool die zeer actief wordt ingezet om snel geschikte kandidaten te vinden. Pfizer hoopte aanvankelijk om 20-30% van het extern talent aan te werven via de talentpool naast de vaste leverancierskanalen, ook onder meer om snel mensen te vinden die konden bijdragen in de ontwikkeling van een vaccin tegen Covid. Ondertussen blijkt de inzet van hun talentpool dermate succesvol, dankzij  de snelheid en kosten efficiëntie, dat 50% van het extern talent nu via de talentpool wordt gecontracteerd. De webinar die Pfizer daarover organiseerde is terug te vinden via deze link.

Meer weten over deze reeks Mini Learnings?

• Op deze pagina vind je alle informatie over de reeks Mini Learnings. Je kan je er ook aanmelden voor het volgende interactieve webinar van dinsdag 8 december 2020 via deze link. Deelname is gratis.
• Op 8 December handelen we over ‘Kostenbesparingen realiseren via je Vendor Management Systeem (VMS).’ Farid El Machaoud, mede-oprichter van Hireme.io is dan de kennisexpert.
• Mini Learnings zijn altijd interactief: je hebt zeker gelegenheid om vragen te stellen.
• Een overzicht van eerdere afleveringen uit deze Mini Learnings serie vind je hier.