Kiezen voor Vendor Management Systeem; het verkoopverhaal versus de realiteit

Hoe kies je een Vendor Management Systeem? “Waar je je vooral niet alleen op moet focussen”, zegt Mark van Assema van HRTech Review, is de “bling bling”, de mooie functionaliteiten. Bij de keuze voor een VMS partij gaat het maar om één ding. Of eigenlijk twee.

“Een Vendor Management Systeem (VMS) is een complete oplossing voor de hele levenscyclus van een externe medewerker. Van recruitment, aanname, onboarden, factureren tot het offboarden. Een echt integrale oplossing dus voor het inhuurproces. Wanneer je meer dan honderd externen inhuurt is het al handig om zelf met een VMS te gaan werken.”

Mark van Assema over het VMS-onderzoeksrapport van SIA

“Ook Staffing Industry Analysts (SIA) heeft een onderzoeksrapport uitgeven over de VMS markt wereldwijd. In dit onderzoek zijn grotendeels dezelfde partijen te vinden als in de Everest Peak Matrix met ook een aantal VS specifieke partijen. Grote VMS-spelers als AgileOne, Coupa en SimplifyVMS zijn in dit rapport wél opgenomen.

De omzetranglijst in dit SIA-rapport bevestigt dat Beeline en SAP Fieldglass de absolute grootmachten zijn in dit HRTech domein. Beide met een omzet van meer dan $20 miljard en beide met een enorme scope – actief in meer dan 120 landen. Uit het onderzoek blijkt ook dat iets minder dan een kwart (23%) van de klanten het VMS zelf intern als recruitment tool gebruikt, waar de rest de inhuur van externen heeft uitbesteed aan een MSP.

In het uitgebreide rapport (betaald) vind je van 18 VMS-leveranciers, waaronder 5 ‘EMEA-only’, een uitgebreide score voor functionele en change management requirements.”

Kan je als organisatie met veel externen ook zonder een VMS?

“Ja, dat kan. Maar er is geen HR-tool die alles kan wat een VMS kan. Dan moet je losse tools aan elkaar koppelen. Zo kun je met een ATS, een recruitmentsysteem voor internen, óók externen zoeken. En met een onboardingapp voor werknemers kun je ook externen onboarden. Kortom, je kan het ook met de tools die je al in huis hebt doen maar dan wordt de architectuur ingewikkelder. En je kunt natuurlijk ook kiezen om deze processen uit te besteden.”

In deze matrix zie je de top, het midden en de opkomende VMS partijen volgens Everest. Als organisatie ga je natuurlijk voor een topspeler?

“Dat kan zeker, maar voor een topspeler betaal je ook een topprijs. Het zijn partijen die al lang bestaan. Die zijn soms wat minder flexibel. Ze hebben veel functionaliteiten opgebouwd en daar betaal je ook voor. Maar kun je die ook allemaal gebruiken? Denk aan Microsoft Office. Daar zijn in der loop der jaren zo veel functies bijgekomen, die zal je als gewone gebruiker nooit benutten.”

Een VMS was altijd een handige tool. Maar nu ze steeds slimmer worden, moeten zelfs MSP’s gaan uitkijken, zegt Mark Bassie die onderzoek deed VMS-systemen.

De MSP, Managed Service Provider, is de partij die een VMS-tool gebruikt voor hun dienstverlening, de uitbesteding van externe inhuur.

“Dat denk ik niet. Kijk naar de recruitment van vaste medewerkers. Het ATS, Applicant Tracking System bestaat al veel langer dan het VMS. Toch zijn er nog steeds recruiters. Mensen en techniek zullen elkaar altijd in balans houden. Het administratieve werk wordt steeds meer geautomatiseerd. Tegelijk moeten nieuwe technologische mogelijkheden ook weer bediend worden en ontstaan er nieuwe functies. Denk ook aan de salarisadministratie. Dat is in bijna iedere organisatie geautomatiseerd. Waarom zijn er dan nog steeds salarisadministrateurs nodig? Je zult altijd mensen nodig hebben om de tools te implementeren en vervolgens heb je mensen nodig om de software te blijven bedienen. Ik denk niet dat MSP’s zullen verdwijnen.”

Toch is de belofte van VMS-systemen: vanaf nu heb je nergens meer omkijken naar.

“Dat is het verkooppraatje en de reden waarom ik HRTech Review heb opgericht; om ook het praktijkplaatje te kunnen schetsen. We hebben de nieuwste tools gebaseerd op AI en denken dat die alles zelf kunnen, maar dat bestaat niet. Tools ondersteunen, software is een hulpmiddel. Net als een timmerman een hamer en zaag heeft. En er moet nog steeds gehamerd en gezaagd worden. Dat gaat die hamer niet zelf doen.”

Als er nog altijd gehamerd en gezaagd zal worden, hoe kies je dan uiteindelijk een VMS?

“Klassiek kijken inkopers naar een VMS-systeem alsof het een nieuwe keuken is die ze gaan kopen. Ze kijken naar de toeters en bellen – de vele functionaliteiten, en de prijs. Dat wordt vaak belangrijker geacht dan of het een leverancier is waar je goed mee kunt samenwerken en of de koppelingen die je met zo’n tool moet maken wel gaan werken. Dit zijn de twee elementen die eigenlijk nog belangrijker zijn dan de functionaliteit van het VMS. Want een VMS is geen losse keuken. Een VMS moet ten eerste geïmplementeerd worden, wat een hechte samenwerking nodig maakt. Ten tweede moet het systeem gekoppeld worden aan allerlei tools die je al in huis hebt.”

Kortom met een tool zelf is vaak niet veel mis. Waar het misgaat is bij de implementatie en koppelingen. Waar moet je als inkoper op letten?

“Een VMS heeft twee basiselementen: een HR-element voor het zoeken en werven. En een financieel element voor de financiële afhandeling van facturen. Dus je moet weten met welk HR-systeem en met welk financieel systeem de VMS-leverancier standaard koppelingen heeft. Liever geen maatwerk koppeling die voor jou als klant wordt gebouwd.”

Hoe kom je daarachter; met welk systeem de VMS-leverancier standaard koppelingen kan maken?

“Heel veel partijen hebben een soort appstore op hun website waar je kunt zien met welke partijen ze standaard koppelingen hebben. Ik heb ook nog steeds de wens om op HRTech Review van alle partijen ook alle standaard koppelingen te hebben, zodat je er op kan zoeken. Ik heb tool A voor HR en tool B voor Finance en ik zoek een VMS: welk VMS werkt met mijn tool A en B samen?”

Je moet dus een partij hebben die standaard koppelingen kan maken met jouw bestaande tools. Wat is nog meer belangrijk? Als we nog eens kijken naar de matrix, naar welke partijen zou jij kijken bij de keuze voor een VMS?

“De hele kleintjes die in de matrix aspirant staan, zijn nieuwe partijen. Het is een keuken, maar nog zonder magnetron, koelkast of standaard koppelingen. De partijen in het midden zijn de partijen die al redelijk volwassen zijn. Die ook al aardig kunnen koppelen met andere partijen en die nog heel erg in de samenwerkmodus zitten om zelf te kunnen groeien. Dus kijk niet per se naar een partij in het leiderskwadrant, maar vooral naar een partij die je kunt koppelen met de tools die je al in huis hebt én waarmee je goed kunt samenwerken. Dat is belangrijker dan de software zelf, zeker als je nog onervaren bent met een VMS.”

In de Vendor Management System (VMS) Products PEAK Matrix staan 18 leveranciers opgenomen. Om deze partijen te plaatsen in de Nederlands / Europese markt het onderstaande overzicht van Mark van Assema:

Op weg naar de hoogste bergtop zijn de bekende, wereldwijde VMS partijen: Beeline, SAP Fieldglass en Workforce Logiq, evenals als 3 Story Software en Ramco die in de achtervolging zitten.
Op nummer zes in aanloop naar de laatste top ligt het middelgrote, Nederlandse Nétive heel mooi op koers. Deze erkenning van een Nederlands softwarebedrijf op het wereldtoneel van HRTech partijen is weinig gezien.
Het Franse PIXIDis een recruitment software partij die naast hun eigen VMS ook door overnames van o.a. het Nederlandse Carerix en Belgische Connecting-Expertise een grote partij in het Europese (contingent) recruitment landschap is geworden.
PRO Unlimited is een MSP, en heeft dit jaar het Nederlandse Brainnet als MSP overgenomen, maar heeft ook een eigen VMS, dat nog vooral op de Amerika en het Verenigd Koninkrijk gericht is.
Ook in deze matrix twee relatief kleine, VMS specifieke spelers uit Europa: Eqip uit Zwitserland en Directskills uit Frankrijk.
VNDLY en Shiftwise uit de VS en startup Crewfoundry uit India zitten vooralsnog primair buiten Europa en zijn hier nog minder relevant:
Tot slot een aantal partijen die eigenlijk niet in deze matrix thuishoren: Medefis MSP/VMS en B4health en Stafferlink VMS, die specifiek voor de medische sector zijn en alleen in de VS opereren. Shortlist is meer een FMS dan VMS.

Het Nederlandse Nétive hoog in wereldwijde ranglijst

In dit recente onderzoek van de Everest Group zien we 18 VMS-leveranciers. Deze spelers opereren wereldwijd en scoren in deze matrix op ‘market impact’ en ‘vision & capability’ – het functioneren van de tools. Het Nederlandse Nétive eindigt op beide assen hoog. Narada Bouwland, Marketing Manager Nétive over de snelle ontwikkelingen.

“Voor dit onderzoek hebben we een uitgebreide RFP beantwoord en een aantal demo’s gedaan. Daarnaast heeft de Everest Group een aantal referentie interviews afgenomen bij onze klanten. Het is mooi om te zien dat het verschil in functionaliteit tussen ons en de grote, internationale jongens nihil is. We staan denk ik ook hoog in de ranking dankzij de verfijning op het gebied van Analytics en de Skill based hiring. Skill based hiring houdt in dat we dankzij AI slimmer en scherper kunnen selecteren op basis van skills in plaats van alleen op rolniveau. Zo kun je bijvoorbeeld een projectmanager met heel specifieke vaardigheden zoeken. Dit is, voor zover ik weet, bij andere VMS partijen in de flexwereld nog niet mogelijk.”

Statement of Work

“Sinds een jaar kun je ook een Statement of Work (uitbesteed werk) in plaats van inhuur) met onze applicatie beheren. Denk bijvoorbeeld aan de bouw waar vaak gewerkt wordt met verschillende onderaannemers. Het is fijn om in kaart te hebben: waar komen de mensen vandaan? Wie betaalt ze? Hoeveel partijen zitten ertussen. Dat is nu allemaal transparant.”

Continu contact

“Het speelveld van inhuur verandert continu. Er is nu een kabinetsformatie. Dat betekent dat er weer dingen gaan veranderen. Daar zijn we op voorbereid. Enerzijds door onze klanten zo zelfredzaam mogelijk te maken. Tegelijk staan we klaar als ze er niet uitkomen.”