Hét moment om te beginnen met een freelance pool is vandaag en het is écht heel simpel

Er wordt steeds meer ingehuurd. De flexibele schil van veel organisaties is inmiddels zo’n 30% of meer van alle arbeidskrachten. Toch ontbreekt bij veel grote bedrijven het overzicht over deze zelfstandigen. Het inhuurproces is vaak versnipperd: niemand weet precies wie deze freelancers zijn, hoe lang ze al in de organisatie rondlopen en wat de inhuur de organisatie kost. Bovendien is er vaak weinig zicht op juridische en wettelijke risico’s. Rob Noorda, Hoofd HR Experts van de Rijksuniversiteit Groningen: “Mijn ervaring is dat je meer inhuurt dan je denkt. Dat ontdek je vaak pas als je het in kaart brengt. Wij huren ca. 20% in, dan gaat het al snel over miljoenen.”

Haastklus

Volgens Roeland van Laer, HR-expert en schrijver van het boek Het einde van HRM is er bij organisaties dan ook nog veel winnen op dit terrein. “Inhuur gaat vaak ad hoc. Er is iemand nodig en diegene moet het liefst vandaag nog beginnen.”

Lars Evers, mede-oprichter van het freelanceplatform Jellow: “Vaak zit het freelancenetwerk in het hoofd van mensen. Bij een nieuwe opdracht wordt er rondgevraagd wie er nog een freelancer kent, óf er wordt een bureau ingeschakeld. Maar door het ontbreken van één centrale pool wordt er veel te weinig gebruik gemaakt van elkaars netwerk en kennis.”

Wat Evers vaak ziet in de praktijk: er wordt (bijvoorbeeld) een secretaresse ingehuurd op de ene afdeling. Ze levert goed werk, kent alle systemen. Even later is er op een andere afdeling ook een tijdelijke secretaresse nodig waarvoor een heel nieuw wervingstraject op wordt opgezet. Met alle kosten en inwerktijd van dien.

Er zijn alleen maar voordelen te bedenken

Automatiseer

Met een freelance pool is er één plek in de organisatie waar inhuurders toegang hebben tot álle zelfstandigen. Dat begint met de juiste software. De volgende stap is heel eenvoudig: maak de freelance pool goed zichtbaar op meerdere kanalen of nog beter: promoot de pool actief. Evers: “Plaats een oproepje op de ‘Werken bij’ pagina’ van je website met een link voor freelancers om zich aan te melden. Je wilt niet weten hoeveel freelancers op die pagina komen en vervolgens onverrichte zaken weer vertrekken omdat er niks voor ze is ingericht.” De derde stap is ook zo gezet: breng je bestaande netwerk in kaart. Evers: “Vraag aan inhurende managers of personeel wie ze kennen of onlangs hebben ingehuurd. Die mensen kun je alvast in je pool opnemen.”

Een freelance pool is geen kaartenbak met cv’s

Eigen pool aanvullen

Met de bovenstaande stappen kun je op een hele laagdrempelige manier de flexibele schil centraliseren en binden aan je organisatie zonder een duur bureau in te schakelen. Noorda: “Wij vonden eerder alleen bureaus die voor een fikse prijs mensen voor je zoeken. Dat vind ik een koude manier van werven. Bovendien kennen we voor 80% onze freelancers al. Dus wilden we de pool allereerst centraliseren en opbouwen vanuit ons eigen netwerk.”

Die overige 20% vinden ze in het netwerk Jellow – een netwerk bestaande uit 48.000 freelancers. Noorda: “Deze freelancers hebben een profiel aangemaakt nadat ze uitgenodigd zijn door een tevreden opdrachtgever. Zo heb je een mooie, kwalitatieve pool tot je beschikking waarin je eenvoudig kunt navigeren. Je ziet wat voor werk de freelancer eerder heeft gedaan, bij welke opdrachtgever, wanneer hij of zij beschikbaar is, en een indicatie van het uurtarief.”

De software moet de dynamiek van de markt ondersteunen

Automatiseer

‘Ik heb al een freelance pool,’ hoorde Van Laer regelmatig tijdens de research voor zijn boek. “Maar een freelance pool is geen kaartenbak met cv’s. Een freelance pool ‘leeft’.” Hij geeft toe dat hij dat zelf ook had onderschat. “Voor een organisatie had ik een enorm bestand met freelancers aangemaakt waar vervolgens geen follow up op kwam. Al mijn werk werd toen in korte tijd veel minder waard.”

Evers: “Bij sommige organisaties is er al eens een excelbestand met freelancers aangemaakt. Een statisch document voor een enorm dynamische markt. Want de lijst is nooit up-to-date, vaak onvolledig en bovendien niet toegankelijk voor iedereen. De software moet de dynamiek van de markt ondersteunen. Alles wat noodzakelijk is voor het opbouwen, onderhouden, de communicatie en uiteraard het uitzetten van opdrachten moet de software mogelijk maken. Alleen dan wordt het onderhoud van je pool geen opgave.” 

Actief

Van Laer: “Voor het aanleggen van een freelance talentpool zijn, als je het goed aanpakt, alleen voordelen te bedenken. Één daarvan: Je werft proactief in plaats van reactief. Dat levert enorme tijdswinst op. Want: door kandidaten vroegtijdig aan je organisatie te binden kun je sneller schakelen. Daarmee wordt de cost per hire lager. Degene die in je pool zitten, hebben al eens voor je gewerkt en kunnen snel meedraaien. Dure intermediairs zijn bovendien niet of veel minder nodig.” Evers: “Met 90 euro huur je via een intermediair in feite een freelancer van 72 euro in. Je kunt met het geld dat je bespaart ook een duurdere freelancer inhuren, die meer kwaliteit levert.”

Betrek je collega’s: zij hebben veel kennis én veel kennissen

Weerstand

Noorda geeft toe dat er in het begin weerstand van inhuurders was: “De universiteit is een organisatie van autonomie. Onze wetenschappers bepalen graag zelf wie ze inhuren. Op kwaliteit ging dat heel vaak goed. Maar over prijzen en compliance met wet- en regelgeving maakte men zich niet zo druk.” Voor de RUG was het daarom ook belangrijk dat de pool juridische risico’s zou afdekken.

Noorda: “Verder wilden we de inhuurders niet te veel opleggen. We hebben daarom vooral ingezet op een goede dienstverlening. Niet: het moet. Maar: we gaan je helpen.”

Ook niet onbelangrijk: voor zelfstandigen heeft de pool veel toegevoegde waarde. Noorda: “Ingehuurde zzp’ers wilden graag hun netwerk uitbreiden. Die kwamen dan ook in de pool en kregen zo directe toegang tot veel meer interessante organisaties.”

To do

• Begin direct, wacht niet tot het moment dat je freelancers nodig hebt.
• Zorg voor ondersteunende software die past bij het opbouwen van de pool.
• Betrek je collega’s bij de opbouw: zij hebben veel kennis én veel kennissen.
• Zet een link naar de pool op de ‘Werken bij’ pagina of op social media.
• In deze tijd eenvoudiger dan ooit: nodig ook je freelancers uit voor een online sessie of workshop. Zo hou je ze betrokken en up-to-date en hebben ze zin om die opdracht te doen op het moment dat je ze nodig hebt.
• Maak iemand in de organisatie verantwoordelijk om het aan te jagen.

Don’t do

• Denken dat een freelance pool in een keer al je problemen oplost. Het moet kunnen groeien.
• Bang zijn dat je collega’s slechte profielen toevoegen. Ook zij werken ook graag met goede collega’s.
• Bang zijn om je netwerk te delen met andere bedrijven.
• Wel een pool opbouwen maar niet onderhouden.
• Vergeten dat flexibele krachten ook onderdeel zijn van het team. Ze zijn misschien niet continu voor je aan het werk, maar ze zijn wel oproepbaar.
• Alleen communiceren over opdrachten. Van Laer: “Je hoeft freelancers echt niet iedere week een mailtje te sturen, maar hij of zij vindt het ook leuk om te horen hoe het gaat met je bedrijf of om op speciale dag een kaart te ontvangen.”