Proeve van Bekwaamheid bij aanbestedingen, een vloek of zegen?

Een freelance data scientist postte onlangs op LinkedIn dat hij op één dag veertien keer is benaderd door MSP’s en brokers voor een opdracht bij het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB).

Het bijzondere is dat er helemaal geen functie open staat bij het CJIB voor een data scientist. Het gaat hier om een zogenoemde Proeve van Bekwaamheid, waarbij het CJIB wil kijken welke flexleveranciers in staat zijn binnen een dag een cv voor te leggen met dit profiel.

De freelancer vraagt zich openlijk af wat zo’n test voor zin heeft. En hij is niet de enige. Uit de meer dan 50 reacties blijkt dat het onderwerp Proeve van Bekwaamheid leeft. Dit bepaalt namelijk of een inschrijvende partij wel of niet kans maakt de opdracht te krijgen. En daar hangt dus nogal wat van af, zeker als je bedenkt dat er momenteel overheidsaanbestedingen lopen met een totale omvang van rond € 2 miljard.

De kritiek op de praktijk van de Proeve van Bekwaamheid wordt breed gedragen onder marktpartijen zoals MSP’s, brokers en ICT-leveranciers, maar zij spreken zich niet graag in het openbaar hierover uit. Een van de weinigen die dat wel doet is Thijs Maters van intermediair Harvey Nash. Maters’ opbouwend bedoelde kritiek spitst zich toe op de relevantie van de kwaliteitsvragen en de Proeve van Bekwaamheid die bij aanbestedingen gevraagd worden. “Ik ben niet tegen de Proeve van Bekwaamheid, maar zie in de praktijk voorbeelden die niets zeggen over waar het om gaat in onze dienstverlening; het kunnen leveren van de juiste professionals voor de juiste tarieven.”

Irrelevante vragen

Zo noemt Maters het gebrek aan relevantie van de kwaliteitsvragen een ‘zorgelijke ontwikkeling’. Hij geeft talloze voorbeelden van irrelevante vragen, waaronder deze twee:

1. BUZA vraagt in een recente aanbesteding om een profielschets van de accountmanager (van de partij die extern personeel levert); hoe zorgt u voor een bestendige relatie gedurende de looptijd van de raamovereenkomst? Hoe monitort u de prestaties van de accountmanager? En hoe wordt de input van de accountmanager in de organisatie verwerkt ten dienste van de dienstverlening aan Buitenlandse Zaken?
2. Het CJIB acht kennisontwikkeling binnen de eigen organisatie van groot belang en vraagt daarom van de leverancier: Beschrijf het proces van kennisdeling en -borging van de bij CJIB geplaatste ICT-professionals en op welke wijze zich dit vertaalt naar meerwaarde voor CJIB. (..) Oftewel: hoe zorgt de inschrijver (leverancier van extern personeel) ervoor om als collectief de extra meerwaarde te bieden voor het CJIB als het gaat om (specialistische) kennisoverdracht binnen en over de eigen vakgebieden?

Als je bedenkt dat er in totaal maar een of twee kwaliteitsvragen gesteld worden, kun je je afvragen waarom deze over dergelijke bijzaken gaan. De doelstelling van deze aanbestedende overheidsorganisaties is steeds hetzelfde; kwalitatief goede ICT-Professionals tegen een marktconform tarief ter beschikking te krijgen voor tijdelijke opdrachten.

“Daarover geven dergelijke kwaliteitsvragen toch geen inzicht? Natuurlijk hebben collectieve meerwaarde en kennisoverdracht ook met de inhuur te maken, maar als je alleen die vragen stelt, mis je toch de kern”, stelt Maters die de vergelijking trekt met de aanschaf van een auto. “Daarbij stel je toch ook eerst de relevante vragen – wil ik een sedan of hatchback, een benzine of elektrische auto? Dan kijk je toch ook niet alleen naar de details – hoeveel graden wordt de stuurverwarming, zijn er verwarmde buitenspiegels of hoeveel koffiebekerhoudertjes zitten erin? Dat zijn niet de kernvragen.”

Primaire dienstverlening

Maters vraagt zich af hoe relevant bovenstaande vragen zijn en waarom er zoveel waarde aan wordt toegekend. “Primair zouden de vragen toch moeten gaan over hoe wij als inschrijvende partij in staat zijn onze dienstverlening in te vullen. Ik verwacht dan vragen als: wat is jullie visie op de arbeidsmarkt? Hoe ontsluiten jullie de arbeidsmarkt? Hoe verloopt jullie wervingsproces?”

In de optiek van Maters wordt door de aanbestedende partij vaak ‘een bijzaak tot hoofdzaak verheven’ en is er te weinig ruimte binnen de aanbestedingen om te laten zien of je als intermediair in staat bent het uiteindelijke doel te bereiken, namelijk het kunnen leveren van kwalitatief goede ICT-professionals tegen een marktconform tarief. “Er wordt te vaak vanuit gegaan dat elke leverancier wel kandidaten kan leveren. Maar – zeker voor ICT-profielen en de krapte op de arbeidsmarkt – juist daar zit het onderscheidend vermogen tussen verschillende leveranciers. Het vinden en binden van geschikte kandidaten is de kern van de gevraagde dienstverlening. Daar zou het om moeten gaan.”

Paarse krokodil

En dan hebben we het nog niet eens over de strenge vormvereisten bij aanbestedingen, voegt Maters daaraan toe. “Gebruik je een verkeerd lettertype of verkeerde regelafstand waardoor het vereiste maximum van één of twee A4-pagina’s nét wordt overschreden, dan word je al uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding. Dat is toch disproportioneel. Dat roept bij mij het beeld van de paarse krokodil op.”

Ook heeft hij in de praktijk wel eens ondervonden dat de beoordelingen ver uit elkaar kunnen liggen. “Wij hebben bij de beantwoording van een vraag die in twee verschillende aanbestedingen zijn gesteld een keer een ‘1’ gescoord terwijl we in de andere aanbestedingen met hetzelfde antwoord een van de hoogste scores hadden.”

Cv’s voorleggen

Even terug naar het voorbeeld van de freelance data scientist. Die is benaderd omdat het CJIB als Proeve van Bekwaamheid van inschrijvende partijen (MSP’s/brokers) wil weten of zij binnen een dag één of twee cv’s kunnen voorleggen, een vorm die in de praktijk veel voorkomt. Volgens Maters zegt het voorleggen van twee anonieme cv’s niet zoveel. “Er worden dan kandidaten op één dag door 15 leveranciers benaderd voor een nep-aanvraag. Daar zit die kandidaat niet op te wachten. Die zou misschien wel geïnteresseerd zijn als het om een echte aanvraag gaat en we een paar dagen de tijd hebben om een serieuze werving- en selectie te doen.”

Opnieuw de analogie met de aanschaf van een auto, waarbij je de Proeve van Bekwaamheid kan vergelijken met een proefrit. “Als je binnen één dag twee cv’s  moet aanleveren voor niet-bestaande opdracht, test je iets wat in de praktijk niet voorkomt. Dat is alsof je met een Kia gezinswagen off road gaat rijden, terwijl je de auto in werkelijkheid voor de stad en de snelweg gebruikt.” Zijn conclusie: “De Proeve van Bekwaamheid moet veel dichter tegen de praktijk aanliggen.”

Er worden kandidaten op één dag door 15 leveranciers benaderd voor een nep-aanvraag. Daar zit die kandidaat niet op te wachten.
Thijs Maters (Harvey Nash)

En daarmee is Tjebbe van Oostenbruggen, algemeen directeur van Brainnet, het wel eens. Over het voorbeeld van de data scientist zegt hij: “Een Proeve van Bekwaamheid die op deze manier wordt uitgevoerd is niet relevant en zegt niets over de kwaliteit van een inschrijver. Het gaat in deze situaties alleen maar om wie de beste professional op internet (lees: LinkedIn) weet te vinden. En dus niet in hoeverre de broker/ MSP in staat is om de markt te ontsluiten, zijn netwerk in te zetten en de juiste professional tegen een marktconform tarief weet te contracteren. “Het gaat hierbij om fictieve aanvragen, dit zegt dus niets over het daadwerkelijk kunnen leveren op echte inhuuraanvragen. Dan heb je namelijk ook te maken met andere factoren zoals tarief, beschikbaarheid, inhoud van de opdracht, voorwaarden van de opdracht en opdrachtgever etc.”

Cases

In de praktijk ziet Van Oostenbruggen dan ook dat het opleveren van cv’s als Proeve van Bekwaamheid steeds minder vaak voorkomt. Tegenwoordig wordt vaker gekozen voor een casus die in korte tijd moet worden beantwoord. Een goede ontwikkeling, vindt Van Oostenbruggen. “Deze werkwijze is al een sterke verbetering ten opzichte van een ‘Proeve’ waarin enkel cv’s moeten worden opgeleverd. Dit kan ook gezien worden als een Proeve van Bekwaamheid, maar dan minder ‘papieren werkelijkheid’ en meer de ‘toetsing van de skills’ van het team dat het moet gaan uitvoeren.”

Maar ook hierbij ziet Maters in de praktijk voorbeelden die niet stroken met de realiteit. “Dan krijg je bijvoorbeeld een probleemstelling van een technische casus op het gebied van ICT die binnen een paar uur opgelost dient te worden. Wij hoeven en kunnen die casus niet zelf te doorgronden, maar moeten aantonen dat we over een goed netwerk beschikken. Het komt er op neer dat wij dan een zzp’er moeten bellen en vragen om zijn werk direct te laten vallen om die case voor ons uit te werken. De meeste professionals willen daar helemaal niet aan meewerken. En nogmaals, wat zegt dat nou echt over onze dienstverlening?”

Papieren exercities voorkomen

Is de Proeve van Bekwaamheid dan een nutteloos instrument om de kwaliteit van dienstverlening van de inschrijvende partij bij aanbestedingen te beoordelen?

“Nee”, zegt Patrick Hendriks, die vanuit de inkoopkant veel ervaring heeft met aanbestedingen voor de inhuur van extern personeel door (overheids)organisaties. “Ik begrijp de frustratie wel, als je als kundige partij – mede vanwege feitelijk verkeerde redenen –  een opdracht niet krijgt, maar dan kun je nog niet stellen dat het allemaal niet deugt.”

Als een Proeve van Bekwaamheid op een juiste manier wordt uitgevraagd, is daar op zich niets mis mee.
Patrick Hendriks

Hendriks deelt de kritiek van flexleveranciers wel enigszins. “Natuurlijk heeft Thijs Maters gelijk als hij zegt dat in bovenstaande voorbeelden teveel wordt gevraagd naar bijzaken en de hoofdzaak – kunnen de leveranciers de juiste kandidaten leveren? – over het hoofd dreigt te worden gezien.”

Maar dat betekent volgens Hendriks niet dat de Proeve van Bekwaamheid maar moet verdwijnen. Integendeel. Van oudsher klinkt al de kritiek dat de ‘beste inschrijving wint, niet de beste leverancier’. De intentie van een Proeve van Bekwaamheid is volgens hem nou juist om te voorkomen dat een aanbesteding een papieren exercitie is, waarbij partijen de meest mooie antwoorden geven waar – zodra het contract is getekend – in de praktijk niets van terecht komt.

“Als een Proeve van Bekwaamheid op een juiste manier wordt uitgevraagd, is daar op zich niets mis mee. Het is in ieder geval beter dan wat het was, namelijk niets concreets”, waarmee Hendriks al aangeeft dat dit in de praktijk nog lang niet altijd vlekkeloos verloopt. Hij pleit voor heldere spelregels in de keten en meer duidelijkheid zodat iedereen van tevoren weet dat er sprake is van een Proeve van Bekwaamheid en geen echte openstaande functie. Hendriks verwacht dat de Proeve van Bekwaamheid in de markt steeds beter toegepast zal gaan worden bij aanbestedingen. “Ik denk dat zowel de aanbestedende als de marktpartijen er samen aan moeten werken om het te verbeteren. Functioneel uitvragen blijft een kunde en daar kan de Proeve van Bekwaamheid een nuttig middel in zijn. De Proeve van Bekwaamheid moet en gaat zich nog verder ontwikkelen. En ik denk oprecht dat een professionele inkoper bij de overheid daar best voor openstaat.”