First Brokering: professionalisering inhuur mét aandacht voor de menselijke maat

“First Brokering is bij uitstek een reactie op een behoefte in de markt”, zegt Hero-directeur Jeroen de Vries. “De afgelopen jaren heeft de trend van flexibilisering zich sterk doorgezet en bedrijven zijn steeds meer gewend geraakt om met grote regelmaat externen in te huren. Er zijn in organisaties allerlei koninkrijkjes ontstaan met budgethouders die inhuren op hun eigen voorwaarden. Het is daarom lastig om centraal grip op alle inhuur te houden en om van elke inhurende manager een inhuur-professional te maken die op de hoogte is van wet- en regelgeving, marktcondities et cetera. Met alle risico’s van dien: te hoge tarieven, inefficiënte processen en een groot gebrek aan overzicht.

Professionaliseringsslag externe inhuur

Wij zagen dat bestaande systemen niet meer toereikend waren om de problemen rondom inhuur te tackelen. Bij traditionele brokering heb je te maken met vaste, starre en rigide processen waaraan je je als klant moet conformeren. Maar dat werkt niet meer. Bij First Brokering draait het veel meer om samenwerking tussen de klant en ons: we kijken samen hoe we een verandertraject kunnen inzetten en hoe we een professionaliseringsslag in de externe inhuur kunnen maken.”

• Lees ook de whitepaper : First Brokering; een nieuw inzicht voor HRM en Inkoop

Centrale grip op decentrale inhuur

De Vries is zelf de bedenker van het begrip First Brokering en sinds hij het in de markt introduceerde is het een sneeuwbal die inmiddels steeds sneller rolt. “Bedrijven hebben er eenvoudigweg heel veel behoefte aan om ontzorgd te worden. Voor de meeste bedrijven zijn de ontwikkelingen niet bij te houden. Ze hebben op het gebied van externe inhuur te maken met ingewikkelde wet- en regelgeving en met een wirwar aan aanbod met betrekking tot de soorten dienstverlening. Ze willen daarom graag een partner die ze meeneemt en dat is precies wat wij doen: Wij gaan naast de klant staan, ondersteunen ze bij het professionaliseren van hun processen en kijken waar en op welk moment grip nodig is. Dat is het belangrijkste wat we gaan regelen: Centrale grip op decentrale inhuur.”

Bedrijven hebben er heel veel behoefte aan om ontzorgd te worden. Voor de meeste bedrijven zijn de ontwikkelingen niet bij te houden”

First Brokering is vooral interessant voor organisaties met veel decentrale inhuur. “Veelal zien we dit in het segment tussen de 500 miljoen en 2 miljard euro omzet”, aldus De Vries. Boven die omzetten kom je in segmenten waar brokering vaak al strak is ingeregeld, en daaronder is er vaak nog onvoldoende volume en daarmee ook onvoldoende behoefte aan meer centrale grip op de decentrale inhuur.

Kwaliteit inhuur in kaart

Als Hero de samenwerking met een organisatie aangaat, is het eerste doel om transparantie te krijgen, vervolgt Jeroen de Vries: “Als wij een klant vragen hoeveel externen er in zijn organisatie werkzaam zijn, dan kan deze in 99 van de 100 gevallen het correcte antwoord niet geven. In die gevallen weten wij al dat we voor hen veel waarde gaan toevoegen. We beginnen met het inzichtelijk maken van de externe inhuur: Welke volumes heb je, en tegen welke tarieven huur je in? We gaan via tevredenheidsonderzoeken en surveys de kwaliteit van de inhuur in kaart brengen. En we besteden veel tijd en aandacht aan het begeleiden van de budgethouders. We ondersteunen de hiring managers zodat ze professionele inhuurders worden, we adviseren ze over processen, over wet- en regelgeving en over de manier waarop ze de kwaliteit van hun externe pool kunnen optimaliseren.

Netwerk en relaties hiring manager waarderen

Wij zorgen voornamelijk voor begeleiding en transparantie, maar wel vanuit het uitgangspunt dat de budgethouders zelf hun vrijheden blijven behouden. Ook dat is een groot verschil tussen een traditionele broker en First Brokering: Wij hebben veel waardering voor relaties en de netwerken van zowel de inhurende manager als de organisatie zelf. Bij een traditionele broker draait het inmiddels meer om processen en systemen dan om de relatie. Afspraken worden opgedrongen met rigide contracten en er zijn geen mogelijkheden om zaken nog op elkaar af te stemmen. Wij zien dat anders: wij kijken vooral naar hoe wij zaken mogelijk kunnen maken en alle partijen tevreden kunnen stellen. En een goede relatie kan juist wel degelijk een zekere waarde vertegenwoordigen. Wij respecteren dat organisaties ook werken vanuit loyaliteit en dat willen we zelfs op sommige punten versterken. We omarmen daarom juist het netwerk van de hiring manager en we helpen de hiring managers om gezamenlijk een preferred talent pool in te richten.

Stafafdelingen vooraan in proces

Het enige dat we willen voorkomen, is dat er excessen plaatsvinden. Als een kandidaat veel duurder is dan marktconform, dan wordt dat zichtbaar doordat we de processen transparant maken. We werken met realtime dashboards die inzicht geven in alle stappen van het inhuurproces. Als een tarief te veel afwijkt van marktconform, dan is dat gelijk te zien op het dashboard.”

We omarmen het netwerk van de hiring manager en we helpen de hiring managers om gezamenlijk een preferred talent pool in te richten

Een van de mooie dingen van onze aanpak is dat de stafafdelingen weer vooraan in het proces betrokken worden. Voordat we binnenkomen zie je vaak dat hoofd Inkoop, de HR-directeur en het hoofd Financiën pas aan het eind aanhaken. Wij zorgen dat ze weer vooraan in het proces aangehaakt zijn.”

Humaniseren van brokering

In de kern gaat het om het ‘humaniseren van brokering’, vindt Jeroen de Vries. Daarom is Hero geen administratiekantoor, maar een echte partner, die samen met de klant een dienstverlening op maat uitwerkt. Dat betekent ook dat de mouwen even extra worden opgestroopt als het uitkomt: “Wij hebben al diverse opdrachtgevers gehad die zijn overgestapt van een traditionele broker naar ons. Ze waren gewend afspraken op papier vast te leggen, en deze vervolgens te moeten chasen. Ik ben al door meerdere opdrachtgevers opgebeld die hun verbazing uitspreken over het feit dat Hero alles doet wat het afspreekt, maar juist ook nog veel meer. Een groot compliment, maar ook een bevestiging van hoe wij de samenwerking zien.”