Keurmerk geeft impuls aan professionalisering backoffice

Opdrachtgevers eisen steeds vaker dat de toeleverancier bijdraagt aan de professionalisering van hun organisatie. Bijvoorbeeld door effectieve en veilige concepten aan te bieden voor leveren van flexibele arbeid. Een keurmerk van SNA – NEN 4400 en PayOK of Paychecked – is een uiting hiervan. Dat legt Theo van Leeuwen van Bureau Cicero uit in deze column.

Laatst was ik in gesprek met een nieuwe klant over de voorbereiding van de eerste NEN4400- inspectie voor het SNA-keurmerk. Bijdragen aan de professionalisering van de onderneming is precies waarin ik geloof dat de toegevoegde waarde van een keurmerk zit. Ik deel graag mijn ervaring met u in dit blog.

Als financieel manager werkte deze klant nu een half jaar bij deze onderneming en ze was, samen met de operationeel manager, bezig met een professionaliseringsslag. Daar past ook inschrijving in het register van SNA bij. Ze vertelde dat ze dit meer zag als een soort nulmeting. De organisatie zelf verwachtte niet er in één keer doorheen te zullen komen. Het kon wel een goed startpunt zijn voor de beoogde verbeterslag.

Ik heb uitgelegd dat het doel van Bureau Cicero is om de klant te helpen om zich te verbeteren. Om de kwaliteit van de (administratieve) organisatie te professionaliseren: “We kunnen en willen niet goed praten wat fout is. En we zijn er vooral ook niet om een organisatie af te straffen op de fouten die ze maken. We proberen altijd uit te leggen waarom iets fout is en dat het beter kan. Te duiden wat de norm (en de achterliggende wetgeving) van de organisatie vraagt.”

De NEN 4400 is een norm die uitgaat van verbetering door herstel bij het vaststellen van afwijkingen. Daarvoor krijg je ook de gelegenheid.

Eigenlijk had mijn klant examenvrees. En dat snap ik. Als het de eerste keer is dat de interne organisatie in de breedte wordt beoordeeld en je het grootste deel van je administratie laat zien en dan nog wel aan iemand die je niet kent, dan zou ik ook wat huiverig zijn. En het hangt ook samen met het zelfgekozen uitgangspunt: We gaan professionaliseren. Dat zegt per definitie dat je wil dat het beter moet en kan dan hoe het vandaag gaat. En dan lever je je over aan een wildvreemde die jou komt “keuren”. Maar deze vrees is ongegrond, want dit proces hoort bij professionaliseren. Daarnaast is de NEN 4400 norm een die uitgaat van verbetering door herstel bij het vaststellen van afwijkingen. Daarvoor krijg je ook de gelegenheid. Daarmee kom je dichter bij het beoogde doel, en dit is een continu proces.

Webinar Week

Woensdag 13 oktober gaat Maarten de Jong van Bureau Cicero tijdens de WebinarWeek van ZiPconomy en Werf& in gesprek met de dagvoorzitter over “Het gevaar van de administratieve werkelijkheid” – Bijzondere administratieve constructies kunnen uw inzicht in de keten als opdrachtgever bemoeilijken. Op maandag vertelt Bovib voorzitter Frederieke Schmidt Crans over de uitbreiding van het Bovib keurmerk waarin extra aandacht is voor de financiële stevigheid van bureaus.

De Webinar Week is van 11 tot 15 oktober 2021.

Nieuwsgierig? Lees meer over deze webinar of bekijk het hele programma en schrijf gratis in

Wat is professionaliseren?

Professionaliseren omhelst alle activiteiten die tot doel hebben kennis en vaardigheden van je organisatie te verbeteren en verder te ontwikkelen. Hiertoe behoren:

bevorderen van de organisatieontwikkeling en het waarmaken van de doelstellingen vanuit het strategische plan;
kwaliteitsbevordering (het opstellen van richtlijnen inclusief de implementatie ervan). De goede dingen ook goed leren doen;
nascholing

De term ‘professionalisering’ is een verzamelbegrip en staat voor bij-, her- of nascholing, maar ook voor vakbekwaamheid, visie, coaching, intervisie, publiceren, samenwerken, meten en verbeteren et cetera.

Waarom is professionaliseren voor onze klanten relevant?

Onze klanten doen activiteiten die veel met arbeid te maken hebben, zoals detacheerders, payrollers, brokers en uitzendondernemingen, ICT-dienstverleners, consultancy bedrijven, schoonmaak- en transportbedrijven, pluimveeservicebedrijven. Vaak gaat het om tijdelijke inzet van flexibele arbeid, zzp’ers, arbeidsmigranten die in Nederland komen werken. Eigenlijk gaat het altijd om activiteiten die met de uitgebreide en complexe en gedetailleerde wet- en regelgeving rond arbeid en CAO’s te maken hebben. En de politiek heeft hiervoor altijd een warme belangstelling. Wet- en regelgeving wordt almaar ingewikkelder, ondanks de met de mond beleden wens tot vereenvoudiging.

Ondanks de politieke stormen denken wij dat de opdrachtgevers van onze klanten veel werk blijven uitbesteden en gebruik zullen blijven maken van een flexibele schil. Ongeacht de samenstelling ervan. Zij willen namelijk ook professioneel werken en alleen datgene doen waar ze goed in zijn. En een netwerk van betrouwbare partners om zich heen creëren, waarop ze terug kunnen vallen als zich nieuwe kansen voordoen. Of als het tegenzit en er afgeschaald moet worden. Om vervolgens weer op te bouwen.

Het niet goed volgen van wet- en regelgeving, cao’s en dergelijke kan veel financiële en imagoschade veroorzaken.

Die betrouwbare partners moeten aan de professionele standaards van de opdrachtgever voldoen. Deze eisen niet alleen steeds meer op administratief gebied en ten aanzien van tarieven. Ze willen daarnaast geen imagoschade of boetes vanwege leveranciers die hun zaken niet op orde hebben. Sterker nog; steeds meer wordt geëist dat de toeleverancier bijdraagt aan de professionalisering, bijvoorbeeld door effectieve en veilige concepten aan te bieden voor leveren van flexibele arbeid. Een keurmerk van SNA – NEN 4400 en PayOK of Paychecked is een uiting hiervan.

Belang van de backoffice bij professionalisering

De activiteiten van de meeste bedrijven kun je ruwweg indelen in Verkoop, Operatie en Backoffice. In Verkoop en Operatie wordt het geld verdiend. De meeste ondernemers en directeuren die wij tegenkomen, zijn goed in verkoop of operatie of beide. Backoffice is noodzakelijk, maar lastig. Normaal zorgt de backoffice voor registratie, verwerking van data en compliance op wet- en regelgeving en dergelijke. Je ziet dan ook meestal dat bij professionalisering hier niet het eerste aan gedacht wordt.

Bepalend bij de activiteiten van onze klanten is dat in de backoffice-activiteiten (veel) geld verloren kan worden. Het niet goed volgen van wet- en regelgeving, cao’s en dergelijke kan veel financiële en imagoschade veroorzaken. Daarom is een professioneel team nodig dat de backoffice bemant. Dat moet de kennis en mondigheid hebben om de andere disciplines binnen het bedrijf te wijzen op de risico’s en de randvoorwaarden voor het commerciële en operationele handelen. Ook als je als toeleverancier wilt meedenken met de opdrachtgever en bijvoorbeeld goede concepten aan wilt bieden voor het leveren van flexibele arbeid, dan is de inbreng van de backoffice over wettelijke randvoorwaarden essentieel.

Ons werk als inspectie-instelling

Wij voeren inspecties uit over het gehele bereik van wet- en regelgeving rondom arbeid en CAO’s. De NEN 4400 norm voor het-SNA-keurmerk ziet vooral toe op wet- en regelgeving. Met name op fiscaal vlak (loonbelasting, BTW) en de wetgeving rondom het werken door arbeidskrachten ZZP’ers en derden. Het PayOK en Paychecked keurmerk ziet toe op CAO-toepassing en de juiste loonbetaling. Het SNF-keurmerk ziet op huisvesting van arbeidsmigranten. Daarbij doen we nog kwaliteitscontroles van brancheorganisaties zoals ABU, NBBU, Schoonmakend Nederland, IKB PSB.

Adviseren doen we niet; dat zou ertoe leiden dat we bij de volgende inspectie onze eigen ideeën gaan keuren.

Wij vormen een team van goed opgeleide en ervaren inspecteurs die ook allemaal ervaring hebben “aan de andere kant van de tafel”. Ons doel is onze klanten vooruit te helpen binnen ons kennisbereik. Dat betreft vooral activiteiten die bij de meeste bedrijven bij de back-office belegd zijn. Wij proberen dus, waar mogelijk, een impuls te geven aan de professionalisering van de back-office. Adviseren doen we niet; dat zou ertoe leiden dat we bij de volgende inspectie onze eigen ideeën gaan keuren. We geven wel uitleg en duiding hoe regelgeving in elkaar zit en wat dit betekent in de specifieke situatie van onze klant. Doe daar je voordeel mee!

Als we komen inspecteren dan komen we toetsen of de organisatie het goed doet volgens de norm waarop we inspecteren. En wat krom is kunnen we niet recht krijgen. We kunnen wel in redelijkheid, binnen de eisen die die norm stelt en de mogelijkheden van de organisatie, vaststellen wat hersteld dient te worden en aan welke eisen dit herstel dient te voldoen. En vooral samen bepalen hoe het in de toekomst beter kan.

Dus ja, als we langskomen voelt het vaak wel een beetje als examen doen. Maar het doel is dat we professioneler worden. En daar hoort bij dat je elkaar kritisch durft te bevragen.

Wat misverstanden

We merken soms dat klanten denken dat we met een speciale voorkeur controleren. Hieronder een paar voorbeelden:

Zijn we een verlengstuk van de belastingdienst of van Inspectie SZW? Dat is niet zo. Wij zijn van de correcte toepassing van wet- en regelgeving. Er worden geen boetes geschreven. Bij afwijkingen op de toepassing van wet- en regelgeving bepaalt de klant of er hersteld wordt. Wij reiken de spiegel aan, de klant beslist.

Vinden we dat iedereen in loondienst zou moeten zijn? Neen, dat vinden vakbonden. Wij zijn geen vakbond. Maar als er sprake is van ter beschikking stellen van arbeid, zoals detacheren of uitzenden, dan is er sprake van loondienst en dan moet geldende wet- en regelgeving goed worden toegepast. Als er sprake is van overeenkomsten van opdracht, dan gelden andere regels. Dan bestaat de mogelijkheid dat die opdracht door een zzp’er gedaan wordt. En dan weer: Doe het volgens de daarbij horende regels. Deze zijn soms complex. Bij afwijkingen lichten wij dit toe en kunt u ervan op aan dat wij uitleggen wat er niet goed gaat.

Als we een SNA-inspectie doen (NEN 4400) dan controleren we niet op cao’s. Dat betekent dat een SNA-gecertificeerde onderneming heel goed een forse schadelast bij controle door SNCU kan oplopen. Wij proberen wel in onze inspecties voor SNA dit soort risico’s aan te geven. Een SNCU controle gaat echter over CAO-toepassing. Omdat de NEN 4400 norm daarin niet voorziet, worden de meeste CAO-afwijkingen ook niet geconstateerd. Het behalen van het SNA keurmerk wil dus niet zeggen dat er geen risico’s zijn bij een SNCU-controle.

Werken aan professionalisering kent wel een begin, maar geen einde. Zeker niet als het gaat om ondernemingen waar flexwerk en het bemiddelen van arbeid de corebusiness is.

PayOK houdt zich bezig met controle op de juiste toepassing van CAO’s. Vrij complex, gezien het grote aantal CAO’s dat Nederland kent, meer dan 600. Een PayOK gecertificeerde onderneming heeft haar procedures op orde, past deze juist toe en zou geen last moeten hebben van een SNCU-controle.

Tot slot: werken aan professionalisering kent wel een begin, maar geen einde. Zeker niet als het gaat om ondernemingen waar flexwerk en het bemiddelen van arbeid de corebusiness is. Als er iets mooi is, dan is het wel het zien groeien van ondernemingen en hun medewerkers tijdens een professionalisering die bijvoorbeeld is ingezet bij het voor het eerst laten toetsen van de onderneming. Wij komen in de regel iedere 6 en 12 maanden voor een nieuwe toetsing. Zie het als een ‘nulplusmeting’, waarbij de lat zo hoog gelegd kan worden als zelf gekozen. Bij elke inspectie leveren we ook een verslag voor de directie. Dat is een korte samenvatting van bevindingen. Handig voeling te houden met wat er in de backoffice gebeurt en om in het managementteam te bespreken.

Als u met ons op weg gaat, dan mag de uitslag van een inspectie na verloop van tijd geen verrassing meer zijn. Immers u bent dan al zelf op de hoogte.