Een ‘green field’ invullen, een praktijkverhaal over succesvol interim-management

Dit is een samenvatting van het interview met Karin Spaans, dat eerder verscheen in de rubriek INTERIM van het vakblad Holland Management Review (HMR). Het hele praktijkverhaal is als pdf te downloaden.

Garantstelling voor start-ups

Al vroeg tijdens de coronacrisis in 2020 blijkt dat juist jonge, innovatieve bedrijven zwaar getroffen worden. Deze startende ondernemingen zijn vaak gefinancierd door de founders en durfkapitalisten. Er is nog onvoldoende omzet, laat staan spek op de botten om een crisis het hoofd te kunnen bieden. Zij hebben nauwelijks kredietmogelijkheden, terwijl zij wel potentieel hebben.

Door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) wordt de Corona OverbruggingsLening (COL) in het leven geroepen. Met een garantstelling kunnen startups en scale-ups voor een periode van 6-9 maanden hun liquiditeitskrapte overbruggen. InnovationQuarter (IQ), de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij van Zuid-Holland, is een van de uitvoerders van deze regeling waarmee 300 miljoen euro is gemoeid. Het is een nieuwe, tijdelijke dienstverlening die vanwege de hoge tijdsdruk snel ontwikkeld moet worden. IQ besluit een interim-manager in te huren.

Van excelsheets en mail naar workflow

Als ervaren finance interim-manager kent Karin Spaans het klappen van de zweep in bank- en kredietwereld. Zij wordt bemiddeld door FinanceFactor. Haar opdracht is om IQ te ondersteunen in de verwerking van de nieuwe, tijdelijke dienstverlening.

Spaans start half juni 2020 en krijgt naast de inrichting van het beheersproces ook de opdracht om een systeem te selecteren en te implementeren waarin de administratie beheerd kan worden. Want het beheer ging tot dan via mail en excelsheets, niet gedigitaliseerd of gestandaardiseerd. Er is niets, een ‘green field’ en Spaans krijgt de volledige vrijheid in haar aanpak.

Met mijn nuchtere manier van de juiste vragen stellen en gewoon gaan doen, heb ik alles kunnen oppakken wat er op me afkwam.

Zij aarzelt niet en gaat direct het actieve beheer van de portefeuille (van de al uitbetaalde leningen) voeren. Tegelijkertijd start zij met de inrichting van het proces van aflossen, ondanks dat de leningen een jaar uitstel van aflossing krijgen. Een goede keuze om deze processen niet te scheiden. Daarmee brengt zij de nieuwe dienstverlening integraal in kaart, hetgeen later helpt bij de keuze voor een automatiseringssysteem.

Met een workflow-benadering wordt vastgelegd wie, wat, wanneer doet. Bij de aanschaf van het (cloudbased) registratie- en incassosysteem wordt voorrang gegeven aan het implementeren van deze workflows. Alle 182 leningen (en klanten) die IQ uiteindelijk te verwerken krijgt, worden ingevoerd. Zodoende kan afscheid genomen worden van excelsheets, word documenten en mailverkeer tussen collega’s.

Organisatie in de organisatie

IQ heeft bewust geen eigen mensen vrijgemaakt en opgeleid voor deze taken omdat het geen blijvende dienstverlening is. Spaans heeft een organisatie in de organisatie gebouwd die op termijn weer afgebouwd wordt. Dat geldt ook voor het registratie- en incassosysteem. Als alle leningen zijn afgelost en de bewaartermijnen verlopen, zal dit systeem beëindigd worden.

Spaans: “In deze opdracht ben ik echt als specialist binnengehaald en had ik geen managementtaken. Met mijn nuchtere manier van de juiste vragen stellen en gewoon gaan doen, heb ik alles kunnen oppakken wat er op me afkwam. Dankzij de COL-regeling zijn bijna 1.000 startups, scale-ups en innovatieve mkb’ers door de coronacrisis heen geloodst en is er veel innovatie en werkgelegenheid voor Nederland behouden. Ik ben blij hieraan iets te hebben bijgedragen.”