Kennismaken met Total Talent Acquisition? Start een proeftuin

Een van de belangrijkste uitdagingen om met Total Talent Acquisition (TTA) aan de slag te kunnen, is het inrichten van één TTA-proces. Hoe zorg je ervoor dat alle openstaande posities in een ‘one-stop-shop’-wijze opgepakt worden en dat de inhuur- en het aannameprocessen geüniformeerd zijn? De stap vanuit de as-is situatie hiernaartoe is echter enorm. Het advies: begin klein, start een proeftuin, met een TTA Desk voor een afdeling of bepaald type rol. 

Om een start te kunnen maken, is het vanzelfsprekend allereerst van belang dat de strategische keuze gemaakt is om een TTA-aanpak te implementeren en dat er draagvlak is bij alle betrokken partijen. Daarna is het belangrijk dat er een gedeeld beeld is over de belangrijkste verschillen in de aanpak van recruitment en externe inhuur en waar men staat qua professionaliteit van de invulling.

Aandachtspunten TTA-aanpak lijken oneindig

De verschillen zijn met name te vinden in de werkwijze, zeker als de coördinatie van externe inhuur in handen is van een Managed Service Provider. Een dergelijke partij maakt met inkoop afspraken, die anders zijn van signatuur dan de doelstellingen van recruitment. Ook de snelheid waarmee de gezochte kandidaat moet beginnen en de duur van de periode waarvoor de aanvraag wordt gedaan, is anders. Bij inhuur is van tevoren duidelijk dat weer toegewerkt wordt naar een einde. Ondanks dat recruitment en inkoop allebei snelle beschikbaarheid van kandidaten nastreven, ligt bij externe inhuur de focus nog meer op de zeer korte termijn. Recruitment besteedt niet alleen meer aandacht aan de fit met de job en de organisatie, maar heeft ook meer focus op inzetbaarheid voor de langere termijn. Dit alles leidt tot verschillende doorlooptijden.

Invulling ‘werken bij’-website

Dan is er nog de invulling van een ‘werken-bij’ website. Nu zijn dat er vrijwel altijd twee, één voor vacatures en één voor tijdelijke opdrachten. Als je de TTA-aanpak consequent doortrekt, zou één website voor beide moeten volstaan, zoals bijvoorbeeld de VRT inmiddels doet. Op deze werken-bij website vind je aanvragen voor alle contracttypes die mogelijk zijn binnen de VRT, van een vast arbeidsovereenkomst tot een contract als zelfstandige.

Een interessante constatering in dit voorbeeld is dat voor de openstaande posities het contracttype al is vastgesteld of dat beide opties ‘te bespreken’ zijn. Wie bepaalt bij een TTA-aanpak welke route gevolgd gaat worden bij de invulling van een positie? Met andere woorden; wat is de autonomie van degenen die voor de opvolging zorgen? Zij worden geacht zicht te hebben op de volledige arbeidspopulatie en aan te geven waar de grootste kans op beschikbaarheid is en tegen welke prijs.

Kunnen zij op basis van hun data en inzichten een zelfstandige aanbieden als de vacaturehouder nadrukkelijk om een medewerker in vaste dienst heeft gevraagd? In dergelijke gevallen is duidelijkheid over de besluitvorming essentieel. Kies je voor de vacaturehouder (‘wie betaalt bepaalt’), de TTA-specialist of de vacaturehouder na consultatie van de TTA-specialist? Het is waarschijnlijk dat het antwoord samenhangt met de aard van het werk waarvoor invulling gezocht wordt en het aanbod op de arbeidsmarkt om hierin te voorzien.

Start met een proeftuin

Verder zijn er nog een tal van kleinere zaken die helderheid verlangen over de te volgen TTA-aanpak. De vraag is hoe zinvol het is om al die vragen in kaart te brengen en van een antwoord te voorzien. Het een en ander is namelijk geheel afhankelijk van de volwassenheid van de bestaande processen, de professionaliteit van de stakeholders en de daadwerkelijke uitwerking in de praktijk.

Daarom is er veel voor te zeggen om klein te beginnen met de TTA-aanpak: een proeftuin in plaats van een direct perfect opgezette ‘one-stop-TTA-shop’. Dit kan aan de hand van slechts twee stappen:

1. Begin met alle aanvragen op één centrale plek in behandeling te nemen. Dit zou je de TTA Desk kunnen noemen of het Instroom Service Punt (ISP).
2. Ga vervolgens, in lijn met het Agile gedachtegoed, lerend met elkaar, multidisciplinair aan de slag. Dat biedt de mogelijkheid om pragmatisch resultaatgericht te werken en zo kan de expertise van alle stakeholders stap voor stap benut worden om de beoogde TTA-winst te behalen. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om eerst binnen een bepaalde afdeling en/of met een bepaald type rollen aan de slag te gaan. Kijk met elkaar hoe de twee instroomsporen ingericht kunnen worden om de positie klantgericht, efficiënt en effectief in te vullen.

Op de hier geschetste manier kunnen bestaande ‘best practices’ van recruitment en externe inhuur veel makkelijker samengebracht worden. Ook kan zonder een al te groot risico worden ervaren op welke wijze TTA het beste ingevuld kan worden om de instroom van talent te optimaliseren. Het voorkomt ook dat er direct in systemen en tools geïnvesteerd moeten worden, bijvoorbeeld voor integraties of de overstap naar een nieuwe oplossing die TTA beter ondersteunt. Dat zijn trajecten waar beter pas mee gestart kan worden als er een goed beeld is van de operationele implicaties van TTA.

2022 het jaar van de doorbraak van TTA?

De huidige krapte op de arbeidsmarkt dwingt veel organisaties om alle registers open te trekken om  de talenten aan te trekken die nodig zijn om de doelstellingen te realiseren. De contractvorm lijkt minder relevant te worden. Zo zou 2022 best eens het jaar kunnen worden waarbij TTA daadwerkelijk van de grond komt. Deze blog biedt daarvoor hopelijk een bruikbare route.

Total Talent Summit | 21 april

Een exclusieve (BE/NED) bijeenkomst voor wie over de vakgebieden van HR, recruitment en inhuur heen wil kijken. Zie voor meer informatie: https://totaltalentsummit.com/