‘Regie op inhuur in de zorg’ meer dan ooit nodig

Door de pandemie is de zorg zwaar overbelast. Ook het tekort aan geschikte externe krachten wordt nu pijnlijk duidelijk. Hoe vind je die professionals? En hoe houd je grip op die inhuur? Reijn geeft in de whitepaper Regie op inhuur in de zorg handige tips en concrete adviezen aan zorgorganisaties.

Het is actueler dan ooit. In de coronacrisis gaat alle aandacht uit naar de extreme werkdruk en de uitval van personeel in de zorg. En terecht. Iedereen, vast en flex, is keihard nodig om de pandemie de baas te blijven. Verantwoordelijken voor de inhuur van de nodige professionals moeten maar zien orde te scheppen in de huidige chaos. Hoe kun je voorzien in de grote behoefte aan gekwalificeerd personeel van buiten? Maar ook, hoe houd je als zorgorganisatie het overzicht? En hoe beheers je de kosten van die externe inhuur?

Reijn, het platform voor hoogopgeleide zelfstandige professionals in de publieke sector, schetst in de whitepaper een helder beeld van de ontwikkeling van inhuur van personeel binnen (publieke) organisaties. Waar het vaak al misgaat is het ontbreken van strategische personeelsplanning (SPP). ‘Kijk eerst naar hoeveel en wat voor deskundigheid je nodig hebt en pas dan naar de meest geschikte contractvorm, vast of (in- of externe) flex.’ Dat is de basis voor een integrale wervingsstrategie. De HR-afdeling moet dan vervolgens in deze krappe arbeidsmarkt de potentiële kandidaat zien te verleiden door hem op de juiste manier te benaderen, rekening houdend met de wensen en verwachtingen (die sterk kunnen verschillen tussen vast personeel en externe krachten).

Regie krijgen op inhuur is niet iets dat je als organisatie ‘zomaar even doet’, maar het kan wel en het is meer dan ooit nodig. Reijn geeft in deze nieuwe whitepaper handige tips en concrete adviezen die zorgorganisaties hierbij helpen.

De whitepaper Regie op inhuur in de zorg is kosteloos aan te vragen via de site van Reijn.

Evolutie van inhuur

Afhankelijk van de ‘evolutiefase van de inhuur’ (zie afbeelding) waarin een zorgorganisatie zich bevindt, kampt de organisatie in meer of mindere mate met de volgende problemen:

Het onvoldoende kunnen ontsluiten van de arbeidsmarkt voor met name schaarse professionals (HBO+)
Ongecontroleerde groei van het aantal leveranciers via het eigen netwerk van inhurende managers (‘maverick buying’)
Onvoldoende kennis van en zicht op wet- en regelgeving rond inhuur bij inhurende managers en HR.

Hoe verder een organisatie is in haar inhuurevolutie, des te meer grip, inzicht en overzicht een organisatie heeft in de inhuur van personeel
(Bron: whitepaper Regie op inhuur in de zorg (Reijn))

Vormen van inhuurregie

En, afhankelijk van die evolutie- en ontwikkelfase waarin de organisatie zich bevindt op het gebied van inhuur, adviseert Reijn een van de zes vormen van inhuurregie. Deze vormen variëren van gedecentraliseerde inhuur met meerdere leveranciers of preferred suppliers – de minder ontwikkelde vormen van inhuurregie – tot de inzet van brokers, master vendors en managed service providers (MSP). Een MSP-oplossing – vooral interessant voor organisaties met grote inhuurvolumes en (dus) hoge kosten van inhuur – vereist dat een organisatie al verder is in de evolutie van haar inhuurproces. Er moet sprake zijn van een inhuurproces dat al (deels) gecentraliseerd of gecoördineerd verloopt.

De meest vergaande vorm van regie is Total Talent Management, ook wel Total Workforce Management genoemd. Hierbij kiest een organisatie ervoor om al het personeel door een externe dienstverlener te laten regisseren. Vast en flex in één proces dus.

Voor veel zorgorganisaties is deze vorm volgens Reijn op dit moment nog een stap te ver, aangezien de meeste organisaties eerst nog (meer) grip op inhuur en/of recruitment moeten krijgen. Maar het is absoluut een ontwikkeling en vorm die op de (middel)lange termijn voor steeds meer (zorg)organisaties interessant is om te volgen en overwegen.

Mismatch bij aanbestedingen

Opvallend veel aandacht in de whitepaper gaat uit naar de formulering van de inhuurbehoefte. Dat is niet zonder reden. Bij Reijn stelt men vast dat er de laatste jaren steeds vaker een mismatch is tussen de (uit)vraag en het aanbod (flexleveranciers). Vooral bij aanbestedingstrajecten schort het nog wel eens aan een goede afstemming.
De whitepaper geeft onder meer de volgende 3 tips om deze kloof te dichten:

Stel intern de juiste vragen; wat is de ‘(on)volwassenheid’ van het huidige inhuurbeleid (fase evolutie)? Waar wil je naartoe? Waar ligt de regie, bij HRM, Inkoop en/of het lijnmanagement? Decentraal of centraal? Hoeveel huren we als organisatie eigenlijk in?
Betrek de markt erbij (marktconsultatie); nodig flexleveranciers uit voor een gesprek over de ambitie en strategie van de organisatie. Vraag hen mee te denken over de invulling van inhuur en/of strategische personeelsplanning.
Zorg voor samenwerking tussen HRM en Inkoop bij externe inhuur; HRM omdat zij gaat over het menselijk kapitaal en dus óók extern personeel in een organisatie. Inkoop omdat zij verantwoordelijk is voor het inkopen van externe dienstverlening en daarin de wensen en behoeften van haar interne klanten dient mee te nemen.