Total Workforce Management bij mega-sportevenementen

Total Workforce Management staat meer en meer in de belangstelling, met name vanuit het ‘corporate perspectief’. Dat hangt samen met de grote aantallen, het budget, de ontwikkelingen in de arbeidsmarkt en het grote belang van compliance. Buiten het ‘corporate segment’ zijn er niettemin ook hele interessante omgevingen waar men stappen aan het zetten is met een Total Workforce Management benadering: mondiale sportevenementen.

Voorbeelden hiervan zijn de voetbal WK’s en EK’s, Super Bowl, Rugby World Cup en natuurlijk de Olympische Spelen. Met de Olympische Winterspelen in Peking gevolgd door de Paralympische Spelen, is het een goed moment de workforce rond deze gigantische operaties eens nader te belichten.

Complexe, tijdelijke projectorganisaties

Om dit soort evenementen in goede banen te leiden zijn veel meer mensen nodig dan men zich kijkend naar de televisie vaak realiseert. De mensen in de totale workforce , werken bij dergelijke evenementen  onder zeer verschillende contractuele omstandigheden. Hierbij kunnen globaal de volgende categorieën onderscheiden worden:

De omvang van de uiteindelijk benodigde Total Workforce is groot. Om een idee te geven van de omvang en aantallen medewerkers verdeeld over de verschillende bovengenoemde categorieën, hier een inschatting van de totale workforce voor de laatste FIFA World Cup 2018 in Rusland.

Grote sportevenementen zijn complexe projectorganisaties vanwege de omvang en diversiteit van de stakeholders en het tijdspad. Het is van groot belang om zicht en grip te krijgen op de totale omvang van het aantal mensen dat werkzaam is bij een evenement, denk maar aan, budget, kwaliteit, faciliteiten, veiligheid e.d. Het gaat daarbij ook om heel praktische zaken, met name tijdens het evenement; alle medewerkers, in iedere hoedanigheid, moeten dan klaar staan om gemotiveerd en goed getraind het toernooi vlekkeloos te laten verlopen. Maar ze moeten natuurlijk ook allemaal eten en drinken, slapen, bereikbaar zijn, getransporteerd, betaald en geëvalueerd worden.

Het is van groot belang om zicht en grip te krijgen op de totale omvang van het aantal mensen dat werkzaam is bij een evenement.

Inzicht in de Total Workforce

Het mag duidelijk zijn dat het belangrijk is om tijdens de planning – en de operationele fases constant inzicht in de Total Workforce te hebben, zodat men hiervoor integraal kan zorgdragen.

Taal- en cultuuraspecten moeten daarbij niet onderschat worden, nog los van de verschillende politieke belangen die er spelen en die niet altijd worden uitgesproken. Zo zijn de belangen van het lokale organisatiecomité zelden gelijk aan die van de internationale sportfederatie (rightsholder). Dit wil nog wel eens tot een ongelijke behandeling van verschillende workforce groepen leiden. Het zijn zaken die opgeteld bij elkaar een behoorlijk grote invloed hebben op het succes van het Total Workforce Managementproces. Met een centrale benadering zouden die beter en in een eerder stadium afgestemd kunnen worden en daardoor beter verlopen en meer recht kunnen doen aan de belangen van alle stakeholders.

De twee belangrijkste pijlers onder internationale sportevenementen zijn feitelijk de lokale organisatie en de organiserende internationale sportfederatie, maar binnen die projectorganisatie spelen natuurlijk ook weer deelbelangen en is het niet altijd eenvoudig om integraal te werk te gaan.

Net als bij Total Workforce Management in het bedrijfsleven en grote ‘stabiele’ organisaties, is er de uitdaging om de ‘silo’s’ te doorbreken. Men moet gezamenlijk tot afstemming komen zodat de inzet van de benodigde mensen kwantitatief en kwalitatief gewaarborgd kan worden.

Right People, Right Moment

Tot zover de organisatorische context. Uiteindelijk draait het erom dat men bij het opzetten van het evenement en tijdens het evenement kan beschikken over de benodigde gekwalificeerde medewerkers. De grote meerderheid van de Total Workforce wordt maar voor een heel beperkte tijd ingezet tijdens het toernooi/evenement. Maar er is ook een groep die voor een aantal maanden/jaren betrokken is bij de organisatie. Die zullen na afsluiting van het evenement weer op zoek moeten naar een nieuwe uitdaging; alle contracten met iedereen die werkzaam is bij een evenement, zijn in principe van beperkte duur.

De uitdaging is om op tijd een heel goed beeld te hebben van hoeveel medewerkers waarvoor en wanneer benodigd zijn. Je moet immers op tijd beginnen met de werving om ervoor te zorgen dat ze in de benodigde periode beschikbaar zijn en de (aanvullende) training genoten hebben.

Rol van vrijwilligers

Dit type evenementen heeft in de regel een grote aantrekkingskracht op mensen. Dat geldt met name voor de vrijwilligers. De werving ligt meestal in handen van de lokale organisatie. Vrijwilligers werven alleen is natuurlijk niet genoeg, er zijn tal van specialisten op allerlei gebieden nodig, niet alleen tijdens, maar ook bij de voorbereiding op het toernooi.

Een immer opdoemende vraag is daarbij vaak welk werk onbetaald door vrijwilligers ingevuld moet/kan worden en welk werk betaald moet worden. Bekend voorbeeld is de chauffeurs die aanvullend op het openbaar vervoer en de taxi’s nodig zijn om de sporters, begeleiders, bestuurders en andere direct belanghebbenden te vervoeren. Belangrijk hierbij is om in te schattenwat de werkelijke meerwaarde is van vrijwilligers op bepaalde posities en waar het beter is om mensen te betalen voor hun diensten.

Organisatoren in de sport moeten zich hierbij goed realiseren dat ze zich in een bijzondere situatie bevinden, omdat veel mensen hun eigen (vakantie)tijd aanbieden om te komen werken zonder vergoeding te vragen. Daar staat tegenover, dat het vanuit maatschappelijke verantwoordelijkheid niet past om te ‘profiteren’ van de vrijwilligers en de lokale beroepsmatige dienstverleners te passeren. Er is geen concrete regel te geven hier, anders dan dat uiteraardalles. veilig en efficiënt ingevuld moet worden en dat de waardering voor de betrokkenheid van vrijwilligers duidelijk tot uiting gebracht moet worden.

Specialisten, de freelance toernooinomaden

De freelancers zijn in dit kader een bijzonder interessante groep, want in de loop der jaren heeft zich wereldwijd een community ontwikkeld van gespecialiseerde freelancers rondom deze mondiale sportevenementen. Daarbij kun je denken aan specialisten op het gebied van transport, media, broadcasting, beveiliging, competitiemanagement, anti-doping etc.

In de loop der jaren heeft zich wereldwijd een community ontwikkeld van gespecialiseerde freelancers rondom mondiale sportevenementen.

Vanuit een Total Workforce gedachte is het zinvol om deze freelancers – en ook alle staf met tijdelijke contracten – op een of andere manier te binden en zo opgebouwde expertise bij volgende evenementen te benutten en hun expertise te borgen. Met de recente vlucht van remote werken ligt dat ook meer voor de hand, want het is, zeker in de voorbereiding, niet meer noodzakelijk om lang van tevoren op de locatie van het evenement aan de slag te gaan.

De toekomst ….

In 2024 wachten de Olympische & Paralympische Spelen van Parijs, de voorbereidingen zijn al in volle gang en naarmate de Spelen naderbij komen, zal ook hier de ‘Total Workforce” vorm & inhoud krijgen. Tot die tijd zullen wij graag tipjes van de sluier optillen en regelmatig meer inzicht geven in de ‘Total Workforce ontwikkelingen’ rondom dit prachtige evenement.

Auteurs:

• Robert Wispelweij, “Total Workforce” Consultant te Zurich. Als “Head of Workforce Management” betrokken geweest bij UEFA EURO 2008 & 2012, FIFA World Cup 2018, Women World Cup 2019, Qatar en sinds juli 2021 als zelfstandig consultant betrokken bij de organisatie van de Olympische & Paralympische Spelen Parijs 2024.
• Alexander Crépin adviseert & implementeert bij organisaties op het gebied van eigentijds HR- en Instroombeleid.

Webinar week 2022

Op dinsdag 15 februari en vrijdag 18 februari staat het thema Total Talent Management centraal in diverse webinars van de Webinar Week van ZiPconomy en Werf &.

Bekijk het programma en meld je gratis aan voor een of meer webinars.