Fee intermediair hanteren als gunningscriterium bij aanbesteding? Dit vinden twee inkoopexperts ervan

Door een omstreden aanbesteding van de Provincie Noord-Holland voor het leveren van ICT-professionals is de discussie over het hanteren van de marge van de leverancier als gunningscriterium hoog opgelaaid. Intermediairs vinden dat dit geen recht doet aan hun dienstverlening. Maar wat vindt men aan de inkoopkant hiervan? Twee experts uit de aanbestedingswereld delen hun visie.

Waar gaat het om? De Provincie Noord-Holland kwam afgelopen najaar met een aanbesteding voor het leveren van interim ICT-professionals via brokerdienstverlening. Daarin hanteert de provincie de marge van de intermediair (searching en contracting fee) als gunningscriterium. Dat was voor Harvey Nash reden een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE). Door niet naar de prijs (eindtarief ingehuurde professional) te kijken, maar uitsluitend naar de marge (van de leverancier), leidt deze manier van aanbesteden niet tot de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), zo luidt de klacht. De CvAE verklaart de klacht gegrond. Gevolg: de marge van de flexleverancier mag niet meer als gunningscriterium bij aanbestedingen worden gehanteerd, zo concludeert ZiPconomy.

Desondanks heeft de Provincie Noord-Holland het aanbestedingstraject doorgezet en is in april van dit jaar de aanbesteding definitief gegund (aan intermediair Between).

Maar dat wil niet zeggen dat de uitspraak van de CvAE geen betekenis heeft.  Integendeel. Op de eerder gepubliceerde artikelen hierover op ZiPconomy kwamen veel reacties. En aan de levendige discussies op social media te zien, houdt dit onderwerp de gemoederen bezig, zowel bij intermediairs als (adviseurs van) aanbestedende diensten.

Aanbestedingen via marktmodel onder vergrootglas

Rémon van Buuren is inhuurspecialist bij Significant Synergy, dat aanbestedende diensten bijstaat in aanbestedingstrajecten.

“De uitspraak van de CvAE legt aanbestedingen voor de inhuur van externen via het marktmodel onder een vergrootglas, zegt Van Buuren. Ik verwacht dat bij komende aanbestedingen inschrijvers (leveranciers) hiernaar zullen verwijzen en aanbestedende diensten hier zeker aandacht aan zullen besteden”.

De strekking van het advies van de CvAE is dat bij de keuze voor een beoordelingssystematiek een aanbesteder het risico moet voorkomen dat de aanbesteding niet wordt gegund aan de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). “Als de fee van een intermediair doorslaggevend is voor het gunnen van de opdracht, is er geen prikkel om de kandidaat te vinden met de beste prijs-kwaliteit-verhouding.”

Geen balans tussen prijs en kwaliteit

In de praktijk zijn prijs en kwaliteit uit balans, dat is volgens Van Buuren de oorzaak van de onvrede in de markt bij intermediairs. Die onvrede heeft geleid tot de klacht bij de CvAE. “Uurtarieven zijn voor een groot deel bepalend voor de ‘out of pocket’ kosten. Daarom moet je ook kijken naar hoe die uurtarieven tot stand komen. En dat geldt ook voor de fee van de leverancier; wat is de toegevoegde waarde van de leverancier? Wat houdt zijn dienstverlening in? Je wilt als aanbestedende dienst de zekerheid hebben dat een inschrijvende partij voor die fee ook echt zijn dienstverlening kan uitvoeren.”

Het gaat uiteindelijk om de resultaten van de dienstverlening, waaronder de kwaliteit van de kandidaat.

Nadruk op dienstverlening

Van Buuren pleit dan ook voor het opstellen van gunningscriteria die meer waarde toekennen aan de kwaliteit en resultaten van de dienstverlening. “Het client funded-model (met opslagfee) is op zich zuiver en transparant, maar de fee op zich moet niet doorslaggevend zijn voor het gunnen van de opdracht. De nadruk zou op de dienstverlening moeten liggen; de meerwaarde van de allocatiefunctie van de leverancier moet vooral gewaardeerd worden. Juist ook omdat de fee slechts een zeer beperkt deel van de totale opdrachtwaarde is. Het gaat uiteindelijk om de resultaten van de dienstverlening, waaronder de kwaliteit van de kandidaat.”

Door de juiste gunningscriteria onderling goed te wegen, kan de aanbestedende dienst ervoor zorgen dat de aanbestede opdracht naar de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) gaat.

Oneigenlijke verdienmodellen tegengaan

Transparantie in marge en tarieven is volgens Van Buuren ook nodig om strategische inschrijvingen en oneigenlijke verdienmodellen tegen te gaan. In de praktijk gebeurt  het nogal eens dat leveranciers inschrijven voor een aanbesteding met een heel lage fee om vervolgens (verborgen) marges elders in hun concern te realiseren. “En soms brengt de leverancier kosten voor een verzekering in rekening bij de kandidaat of zijn er andere verplichtingen om in aanmerking te komen voor een inhuuropdracht.”

Ook weet Van Buuren dat in de praktijk gebruik gemaakt wordt van een (meervoudige) doorleenconstructie, die kan leiden tot bijkomende verdieneffecten. “Je wilt het liefst dat de keten zo kort mogelijk is, dat er zo weinig mogelijk schakels zitten tussen de inlener en de kandidaat.”

Dus is het volgens hem goed om inzichtelijk te krijgen in aanbestedingen waar de fee naartoe gaat, wordt er bijvoorbeeld een derde partij bij betrokken? “Het is de aanbestedende partij die eisen moet stellen aan deze transparantie om daarmee te zorgen voor een gelijk speelveld.” Er moet in zijn optiek ruimte zijn om het verschil in dienstverlening tussen de leveranciers – en dus de verschillen in fees – te verantwoorden.

Functioneel specificeren

Want er is veel verschil in dienstverlening tussen intermediairs, stelt Van Buuren. “De ene partij deelt enkel CV’s uit een database en de andere investeert veel in het ontsluiten van de arbeidsmarkt en voorselectie.”

De markt vindt dat de aanbestedende dienst op de stoel van de leverancier gaat zitten, als hij bepaalt wat een passende fee is. Die kritiek deelt Van Buuren slechts gedeeltelijk. “Natuurlijk hebben zij de meeste kennis en expertise van de markt en wil je voornamelijk functioneel specificeren. De inkoper gaat echter wel steeds meer technisch specificeren en de spelregels bepalen. Dit om te voorkomen dat je appels met peren gaat vergelijken.”

Het bewaken van een gelijk speelveld wordt volgens Van Buuren steeds lastiger. “Door de toenemende complexiteit van de flexmarkt komen er steeds meer uitvoeringseisen om het beheersbaar te houden.”

Niet marge, maar marktconforme tarieven

Sander Klaver is categoriemanager ICT-professionals Rijk bij het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.

“Het is als aanbestedende dienst altijd een uitdaging om de aanbesteding ‘EMVI’ te maken. Je ontkomt er niet aan de kosten daar onderdeel van te laten zijn. Wij zijn verplicht de prijs een rol te laten spelen bij een aanbesteding voor een raamovereenkomst”, zegt Sander Klaver.

Eindtarief als criterium

Maar bij de aanbestedingen voor de inhuur van ICT-professionals door het Rijk is marge (van de intermediair) geen gunningscriterium. Prijs (eindtarief) is dat wel. Maar dat is geen vooraf vastgesteld uurtarief waaraan niet te tornen valt. Een aanbesteding gaat meestal over een raamovereenkomst voor vier jaar. De totstandkoming van de tarieven moet dan enigszins vrij worden gelaten om rekening te kunnen houden met arbeidsmarkt- en loonontwikkeling, de complexiteit van verschillende opdrachten, de kwaliteit van kandidaten, et cetera.

Rekenfactor gemiddeld tarief

Kortom: niet uitgaan van marge van de leverancier, maar van de prijs (eindtarieven). Maar hoe bepaal je of een tarief van een ingehuurde professional marktconform is? Bij de categorie ICT-professionals Rijk hebben ze daar een heel eigen methode voor ontwikkeld. Zij werken al jaren met de zogenoemde Rekenfactor gemiddeld tarief.

Klaver legt uit wat dit inhoudt: “Elke IT-inhuurvraag wordt gekoppeld aan een salarisschaalniveau van het Rijk en een hieraan gerelateerd overheidstarief (gemiddelde kosten rijksambtenaar in die schaal). Per raamovereenkomst wordt elke meetperiode (half jaar) bekeken wat het gewogen gemiddelde overheidstarief is. Dat is gebaseerd op alle meetellende inhuuraanvragen in die periode.

Rekenvoorbeeld gemiddelde overheidstarief

Stel dat het gemiddelde overheidstarief in die periode op € 70 uitkomt, dan wordt dit getal vermenigvuldigd met de Rekenfactor om te komen tot een gewogen gemiddeld eindtarief, dat voor een bepaalde leverancier in die periode geldt.

Is die Rekenfactor bijvoorbeeld 1,50, dan wil dat zeggen dat de tarieven die die leverancier aanbiedt in die periode gemiddeld niet meer dan 50% ‘hoger’ mogen zijn dan het gemiddelde overheidstarief. In dit voorbeeld zou het gemiddelde tarief van deze leverancier dus niet boven de € 105 euro (€ 70 x 1,50) mogen uitkomen.

Per minicompetitie is deze leverancier vrij om een hoger of lager tarief te kiezen, zolang de afwijking tussen de gemiddeld aangeboden tarieven en de overheidstarieven maar onder die 1,50 blijft.

Dat geeft alle contractpartijen dus meer bewegingsruimte om hun prijs te bepalen en mee te bewegen met de lonen en de markt.

Onderscheid dienstverlening

Want ook Sander Klaver erkent dat er op de huidige arbeidsmarkt schaarste aan (gespecialiseerde) ICT-professionals is, met als logisch gevolg dat de tarieven stijgen. En mocht het voorkomen dat meerdere contractpartijen bij een aanbesteding niet uit de voeten kunnen met de Rekenfactor – bijvoorbeeld om dat het moeilijk is bepaalde schaarse profielen tegen die prijs aan te bieden – dan is er volgens Klaver zelfs ruimte om hiervan af te wijken.

Juiste kandidaten tegen marktconforme tarieven

Dat de categorie ICT-professionals Rijk vooral kijkt naar eindtarieven – en niet naar marge of opslag – als gunningscriterium, is juist bedoeld om tegemoet te komen aan het verschil in dienstverlening tussen inschrijvende partijen. Klaver: “Er is zeker onderscheid tussen intermediairs en detacheerders. De ene partij leent vooral kandidaten door, investeert misschien meer in het zoeken van kandidaten en de ander wil vooral eigen personeel aanbieden. De ene partij is dus afhankelijker van een marge/opslag dan de ander. Wij willen alle partijen gelijke kansen bieden. Daarmee vergroten we de kans op het vinden van de juiste kandidaten tegen marktconforme tarieven.”

Lees ook: Uitspraak CvAE over aanbesteding inhuur externen: wat zijn de juridische gevolgen?