Trends in Vendor Management Systemen (VMS): integratie en intelligentie

Naar aanleiding van de publicatie van het nieuwe MSP rapport 2022/2023 deelden onlangs acht experts uit de MSP-wereld hun visie op de veranderende Nederlandse en Belgische markt. Rolf Hamersma van Nétive ziet dat ook het door MSP’s en opdrachtgevers gebruikte Vendor Management Systeem (VMS) zich aanpast aan toekomstige ontwikkelingen.

MSP-markt wordt volwassen

De Nederlandse en Belgische MSP-markt wordt algemeen als een volwassen markt beschouwd. Hamersma ziet dat terug in de gevraagde VMS-systemen. Nétive kent als VMS-leverancier twee type klanten; directe klanten, die er bewust voor kiezen zelf de inhuur te organiseren en een eigen inhuurdesk opzetten, en organisaties die ervoor kiezen om de inhuur uit te besteden (aan een MSP), waarbij het VMS een integraal onderdeel is van de dienstverlening door die MSP.

“Organisaties beschikken over steeds meer kennis en maken hierdoor steeds bewustere keuzes. De markt is volwassener geworden. Voorheen waren het vooral grote organisaties die met MSP’s werkten, nu wordt het werken met een MSP en VMS ook bij middelgrote en kleinere organisaties (eventueel gebundeld) steeds gebruikelijker en toegankelijker.”

Inhuur nu meer strategische klus

De krapte op de arbeidsmarkt met zoveel schaarste aan talent heeft direct invloed op de dienstverlening van MSP’s en dus ook op die van VMS-leveranciers. In het bovengenoemde artikel vat Paul Oldenburg (HeadFirst Group) het goed samen: “Vandaag de dag gaat het niet meer om kostenbesparing, maar om kostenbeheersing. De organisatie wil de inhuur optimaliseren, het gevoel hebben dat ze grip heeft op het inhuurproces.”

Hamersma herkent dit helemaal. “Natuurlijk willen organisaties kosten besparen, maar als het zo moeilijk is om vacatures te vervullen, is het beheersen van kosten belangrijker. Als voor een zzp’er in plaats 80 euro nu 120 euro moet worden uitgegeven, dan is dat een gegeven van de markt. Kostenbesparing is dan lastig, maar de organisatie eist wel van de MSP dat die wéét wat de kosten zijn. Inzicht en overzicht is belangrijker. Die informatie moet het VMS kunnen leveren.

“En het gaat meer om leverbetrouwbaarheid; tijdig over het juiste personeel kunnen beschikken. Een project voorzien van honderd man personeel is meer een strategische klus dan vijf jaar geleden.”

Een project voorzien van honderd man personeel is meer een strategische klus dan vijf jaar geleden.

VMS 4.0

De MSP-markt is divers en er zijn verschillende partijen actief die allemaal hun dienstverlening uitbreiden, schetst Hamersma. “Sommige partijen zijn van origine broker en bieden naast contractafhandeling extra diensten. Of een neutrale MSP gaat niet alleen flex, maar ook recruitment erbij doen. Of een Master Vendor is niet alleen een van de belangrijkste leveranciers, maar ontzorgt ook als MSP de klant.”

MSP’s breiden hun dienstverlening uit richting MSP 4.0, wat kort gezegd inhoudt dat de dienstverlening naar Total Talent Management verschuift. Dan houden ze zich niet alleen bezig met de inhuur van extern personeel, maar ondersteunen zij ook het recruitmentproces (voor vast personeel). “De ontwikkeling die MSP’s doormaken moeten wij matchen, dus wij spreken over VMS 4.0.”

Hamersma: “De flexibele schil is steeds meer het gezamenlijke domein van Inkoop en HR. Dat brengt inhuur, dat traditioneel meer bij Inkoop ligt, dichter bij recruitmentvraagstukken, die traditioneel meer bij HR liggen.”

“Waar de focus van MSP’s voorheen lag op processen en compliance, wordt het nu een uitdaging die TTM-strategie te ondersteunen. Hoe maak je als MSP alles wat daarvoor nodig is beschikbaar voor inhurende managers en managers van grote projecten? Daarom hebben wij als Nétive flink geïnvesteerd in onze recruitment- en Statement of Work (SoW)-functionaliteit. De filosofie daarachter is dat de inhuurmanager of directeur van een groot project alleen maar hoeft aan te geven aan zijn inhuurdesk of MSP dat hij een capaciteits- of vervangingsvraag heeft. Die inhuurdesk of MSP adviseert vervolgens: ‘voor dit deel adviseren wij uitzendkrachten in te huren, voor dat deel van het project adviseren wij vaste mensen te zoeken en/of we adviseren het project uit te besteden aan een derde partij (via SoW)’. Door vanuit het VMS al die componenten aan te sturen, krijgt de klant echt een TTM-beleving.”

TTM is dé trend, maar dat wil volgens Hamersma niet zeggen dat organisaties alles gaan uitbesteden aan MSPs’. Je zult verschillende combinaties zien. De ene organisatie zal bijvoorbeeld flex en SoW bij een MSP onderbrengen en recruitment zelf doen. De ander zal recruitment en flexibele inhuur gecombineerd outsourcen bij een derde partij.

Lees ook: Trend: SoW koppelen aan het VMS

‘Total Workforce-ready’

Nétive heeft niet alleen eigen tools ontwikkeld die het VMS ‘Total Workforce’-ready maken, maar ook gezorgd voor een goede interface. Hamersma legt uit: “Vanuit IT-landschap gedacht is het belangrijk om het VMS eenvoudig met andere software en tooling te kunnen koppelen. Er zijn heel slimme tools op de markt, bijvoorbeeld voor urenregistratie, of denk aan DocuSign, waarmee documenten compliant ondertekend kunnen worden vanaf je mobiel.”

Organisaties streven naar een zo optimaal mogelijk softwarelandschap, stelt Hamersma. “Stel, een organisatie heeft Workday of SAP als ERP-tooling voor hun vaste personeel, dan willen ze dat ook de inhuur vandaaruit start. Dat vereist een goede integratie tussen VMS en gespecialiseerde systemen van deelprocessen.”

Leveranciers-experience verbeteren

In de markt leeft een sterke wens naar integratie van software die gebruikt wordt door opdrachtgevers, MSP’s en leveranciers, stelt Hamersma. “Daarvoor hebben wij Nétive Connect ontwikkeld. Daarmee zorgt de opdrachtgever of MSP ervoor dat leveranciers zo prettig mogelijk met hen kunnen samenwerken. Aanvragen van klanten worden bijvoorbeeld direct afgeleverd in het softwarepakket van dat uitzend- of recruitmentbureau.”

“Dat maakt het werk voor intercedenten en recruiters gemakkelijker. De aanvragen komen direct op hun bureau terecht. En zij kunnen ook direct kandidaten aanbieden vanuit hun eigen systeem naar Nétive. Zij hoeven niet dus niet meer in te loggen in Nétive en de hele week bijhouden of er nieuwe aanvragen zijn. Als die inhurende manager akkoord geeft voor een vacature, ligt die binnen een minuut op het bureau van de intercedent of recruiter.”

Ook hiermee wil de VMS-leverancier inspelen op de schaarste op de arbeidsmarkt, legt Hamersma uit. “Je wilt niet dat er teveel tijd zit tussen het uitzetten van vacature en het moment dat een bureau ermee aan de slag gaat (time to market verkorten). En de MSP wil graag dat de leverancier zo weinig mogelijk handelingen moet uitvoeren. Het moet snel en efficiënt gaan. Als VMS-leverancier willen wij die leveranciers-experience verbeteren.”

Lees ook: Nétive Connect, de brug tussen VMS en matchingsoftware

Intelligente informatie voor inhuurvraag

De trend naar TTM en de krapte op de arbeidsmarkt maakt dat MSP’s meer een adviserende (partner)rol krijgen, stelt Hamersma vast. “Zij moeten inzicht bieden en advies geven over de workforce.” En ook daar moeten VMS-systemen op inspelen. “Data-analyses, rapportages worden steeds meer gevraagd. En dat geldt ook voor advanced workforce analytics, waarbij je op basis van data uit een VMS-omgeving trends, aanvragen en leveranciers performance inzichtelijk maakt voor die opdrachtgever.”

“Met workforce analytics kun je bijvoorbeeld tot in detail bepalen waarom een bepaalde leverancier heel succesvol is; de een levert maar een paar keer per jaar een kandidaat aan, maar wel precies de juiste kandidaat, terwijl een andere leverancier die honderden kandidaten aanlevert, slechts in 40% van de gevallen succesvol blijkt. Een opdrachtgever wil dat een MSP die informatie meeneemt bij de volgende inhuurvraag.”

Inzicht door data

Die business intelligence helpt de opdrachtgever ook om inzicht te krijgen in de eigen organisatie. “Advanced workforce analytics biedt veel inzicht, bijvoorbeeld dat bij de ene inhuurmanager nauwelijks verloop is, terwijl bij een andere afdeling veel kandidaten binnen enkele weken stoppen omdat ze niet goed ingewerkt en begeleid worden. Op het moment dat een MSP dat kan aantonen aan de hand van data, helpt dat de organisatie om talent langer vast te houden.”

Ook dat is een taak van de moderne MSP. Want het draait al lang niet meer alleen maar om volume bij inhuur. In tijden van schaarste aan talent is het benutten van intelligente informatie cruciaal.

Het MSP-rapport, editie 2022/23, is gratis te downloaden of te bestellen als hardcopy op de websites van ZiPconomy.nl en NextConomy.be