Aegon en Alliander: MSP biedt zekerheid van toegang tot talent

Moet je wel of niet een Managed Service Provider (MSP) inzetten in de strijd om schaars talent? Die vraag stond centraal in een webinar van NextConomy en ZiPconomy eind mei. Aanleiding voor het webinar was de publicatie van het rapport MSP aanbieders in Nederland en België 2022/2023. Aegon en Alliander deelden in dit webinar hun ervaringen over hun samenwerking met MSP’s.

MSP-programma bij Aegon

In 2021 heeft Aegon een MSP-programma in Nederland geïmplementeerd. Voor de zakelijk dienstverlener geldt dat het grootste deel van de spend de inhuur van externen door de afdeling Professional Services betreft. Het gaat hier om een volume van ongeveer 1.200 externen op jaarbasis. Aegon heeft ook een deel van het SoW-proces bij de MSP ondergebracht, waaronder onboarding en screening. Dat betekent dat ook circa 600 consultants door het MSP-programma gaan.

De gangbare redenen om een MSP in te zetten, gelden ook voor Aegon, vertelt Frank Jansen, head of procurement & vendor management bij Aegon. “We wilden een geharmoniseerd inhuurproces, waar we grip op hebben. En natuurlijk – vanuit Inkoop geredeneerd – zorgen voor marktconforme inhuur.”

Beter zicht op markt

Maar Jansen vertelt dat Aegon nog een belangrijk argument had om met een MSP in zee te gaan. “We stonden voor de keuze om de oude ICT-structuur te vervangen door een nieuwe. Het was tijd voor een Vendor Management Systeem (VMS). Daarmee kun je als bedrijf zelf de inhuur organiseren, maar zelf het leveranciersmanagement uitvoeren is arbeidsintensief. Bovendien moet je in een tijd van schaarste op de arbeidsmarkt in staat zijn snel te kunnen bewegen om je voorzieningsgraad goed in te regelen.”

“Voorheen werkten we met vijftien voorkeursleveranciers, die goede relaties met de hiring managers hadden. Maar als je dan een andere leverancier wilt, kost dat veel tijd. Je moet de contractering regelen en hebt als organisatie weinig kennis van de partijen in de markt, welke profielen kunnen zij leveren en hoe zit het met de tevredenheid over die verschillende leveranciers?”

“Voor een MSP is het corebusiness om de markt goed in kaart te hebben en ervaringen van andere klanten te benutten. Het is dan ook onze overtuiging dat een MSP de markt beter kan ontsluiten dan een inhuurdesk met procurement/inkoop-afdeling, die zijn beperkter in hun mogelijkheden.”

Binnen Aegon profiteert men inmiddels van het leveranciersnetwerk dat dankzij de MSP beschikbaar is. Jansen: “We hebben natuurlijk een relatief jong MSP-programma, maar zien nu al dat er meer en meer uitwisseling van leveranciers plaatsvindt. En een leverancier die succesvol is bij bedrijfsonderdeel X wordt ook snel gevraagd om ook resources bij andere concernonderdelen te leveren.

Minpunten MSP?

Zijn er dan alleen maar voordelen aan het werken met een MSP? “Een belangrijk argument om niet met een MSP te werken was ons idee dat een inhouse flexcentre een veel beter beeld heeft van de interne vraag, dat zijn collega’s die dagelijks contact hebben met inhuurmanagers en de dynamiek in de organisatie echt kennen.” Een MSP dient zich dus goed in te leven in de organisatie.

Tip van Frank Jansen: Het implementeren van een MSP-programma kost tijd. Een grondige analyse met alle stakeholders en de ondersteuning van de directie is nodig. Want achter de voorkant van het MSP-programma zitten HR- en IT-systemen (compliance, contractering) die daarop moeten aansluiten. Als je die analyse hebt gedaan, kun je de keuze ‘zelf de inhuur organiseren of uitbesteden aan een MSP’ ook gemakkelijker maken.

Lees ook: Trends in MSP ‘Het gaat niet meer om kostenbesparing, maar om kostenbeheersing’

MSP-programma bij Alliander

Sinds 2012 heeft Alliander een actief programma met MSP met een spend van circa 130 tot 140 miljoen op jaarbasis. Dit betreft vooral het werk voor het aanleggen van kabels en leidingen. Om een indruk te geven, bij Alliander lopen tussen de 1.200 en 1.400 externen rond, waarvan ongeveer 300 zzp’ers, 200 uitzendkrachten en de rest is detachering of consultancy.

Het goed kunnen blijven ontsluiten van de arbeidsmarkt is ook voor Alliander reden geweest voor een MSP te kiezen, zegt Patrick Janssen, strategisch inkoper contingent workforce bij Alliander. “Een MSP kent de arbeidsmarkt en kan adviseren welke partijen je het best kunt contracteren om jouw leveranciersbestand te optimaliseren. Dus voor ons heeft een MSP een rol in het krijgen van grip op inhuur, kostenbeheersing en het ontsluiten van de arbeidsmarkt. En innovatie.”

Daarnaast scheelt het heel veel werk, legt Janssen uit. “Hoewel de arbeidsmarkt daar misschien om vraagt, hebben we op dit moment veel te veel leveranciers, zo’n 180. Die moeten allemaal gemanaged moeten worden. Ik ben blij dat ik dat niet zelf hoef te doen.”

Stabiliteit garanderen

En een MSP zorgt ook voor meer stabiliteit, denkt Janssen. ‘Vertrekt een recruiter of een inkoper, dan loopt er veel kennis de deur uit en zie je een terugslag in de ontsluiting van de arbeidsmarkt. Voor een MSP is dat een kerntaak, hun focus ligt er volledig op en zij hebben veel relaties in die markt waardoor zij veel flexibeler daarop kunnen inspelen. Bovendien huren wij verschillende mensen in, van uitzendkrachten tot high-end consultants, het is heel lastig om van al die verschillende vakgebieden de juiste marktinformatie te hebben.”

Adviserende rol MSP

Organisaties verwachten van een MSP in deze tijd van schaarste op de arbeidsmarkt ook een adviserende rol, stelt Janssen. Eind 2021 heeft Alliander een gunning gedaan voor een nieuwe MSP en gekozen voor Staffing MS (onderdeel HeadFirst Group). “We zitten volop in de implementatie met Staffing MS. Dat wij voor deze partij hebben gekozen is juist omdat zij proactief zijn. Wij willen verschillende behoefte aan arbeidscapaciteit kunnen ontsluiten via één kanaal, één MSP, die ook helpt met het ontwikkelen van bijvoorbeeld Statement of Work (SoW) en hot topics als direct sourcing.”

Zelfs bij de keuze tussen vast of flex voor bepaalde functieprofielen heeft de MSP ook een (adviserende) rol, legt Janssen uit. “Voor sommige functies kun je wel mensen in dienst willen nemen, maar soms zijn die mensen gewoonweg niet beschikbaar. Van een MSP verwachten wij dat die marktsturing geeft, ons informeert hoe bepaalde functieprofielen en rollen zich ontwikkelen en de beschikbaarheid inschat. Dan kunnen we de strategie wellicht aanpassen. Nu zijn wij als Alliander nog vrij traditioneel, een formatieplaats wordt in principe ingevuld met vast en tijdelijke opdrachten met flex, maar misschien moeten we bepaalde werkzaamheden in de toekomst wel meer uitbesteden.”

Het is moeilijk recruiters te vinden die energie halen uit het vervullen van functies van zowel vast als flex.

Recruiters voor vast of flex

Dit betekent overigens nog niet dat Total Talent Management (TTM) deel uitmaakt van de taken van de MSP. Zover zijn de meeste organisaties nog niet. Alliander heeft zelf recruiters voor vast personeel in dienst, de flexrecruiters komen via de MSP. Die werken wel samen onder leiding van een team lead die verantwoordelijk is voor een bepaalde doelgroep. Afhankelijk van de behoefte van de business besluiten zij of vast of flex de beste oplossing op dat moment is.

De reden om recruitment voor vast en flex gescheiden te houden is opvallend. Janssen: “Wij hebben ondervonden dat het moeilijk is recruiters te vinden die energie halen uit het vervullen van functies van zowel vast als flex. Recruitment voor vast en flex is iets anders. Zij hebben andere interesses en het vraagt andere kennis en expertise. Een recruiter voor flex moet zich bijvoorbeeld comfortabel voelen om te onderhandelen over tarieven. Een recruiter voor vast is dat niet gewend, en dan heb je kans dat je teveel gaat betalen.”

Lees ook: Total Workforce Management, MSP en uitzenders werken samen bij Alliander

Het webinar is hier te bekijken.

Het MSP onderzoeksrapport editie 2022/23 is hier gratis te downloaden of als hardcopy te bestellen.