Hoe kies je de juiste freelancer voor jouw opdracht?

Veel opdrachtgevers die freelancers zoeken, hebben per direct iemand nodig. Uit de meest recente Freelance Markt Index (FMI Q4, 2022) van Freelance.nl blijkt ook dat flexibiliteit (28%), capaciteit (22%) en beschikbaarheid (7%) de belangrijkste redenen zijn om geen vaste medewerker maar een zzp’er te kiezen.

Hoe vind je zo snel mogelijk een geschikte persoon die direct aan de slag kan? De experts van platform Freelance.nl houden zich daar dagelijks mee bezig. Zij delen hun tips om snel de juiste keuze te maken.

1. Weet wat je wilt en omschrijf wie je zoekt

De juiste persoon selecteren begint al voordat je de opdracht uitzet. Met een goede opdrachtomschrijving kunnen freelancers namelijk zelf al bepalen of een klus bij ze past. Welk product of welk resultaat verwacht jij van de freelancer die je nodig hebt? Een gebruiksvriendelijke website, een organisatieverandering, een nieuwsbrief? Als je het probleem schetst, wordt al gauw duidelijk welk profiel je nodig hebt en waarom.

Moet de zzp’er bijvoorbeeld ervaring hebben binnen jouw branche of kunnen werken met specifieke software? Omschrijf dit nauwkeurig. Vermeld ook zaken als aantal uur per week, begin- en einddatum en locatie van de opdracht. Vertel ook iets over de kernwaarden van je organisatie, zodat de freelancer zelf kan inschatten of hij daarbij past. En vergeet het uurtarief niet, want uit onderzoek blijkt dat 23% van de freelancers niet reageert op opdrachten als het uurtarief niet is vermeld.

Tip: gebruik een dynamisch aankoopsysteem (DAS).

Veel overheden en semi-overheden maken gebruik van een dynamisch aankoopsysteem (DAS). Dit is een programma dat automatisch geschikte freelancers selecteert. Dat doet het systeem op basis van de omschrijving die jij invoert en de gegevens die kandidaten invullen en insturen. Het systeem toetst elke inschrijving op deze uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Op basis daarvan rolt vervolgens de beste match uit het systeem.

2. Kijk kritisch naar profielen

Heb je reacties binnen, kijk dan in hoeverre de kandidaten voldoen aan jouw behoeftes. Op basis waarvan denk je dat de freelancer jouw opdracht met succes kan uitvoeren? Realiseer je dat een 100% match onwaarschijnlijk is, zeker als het gaat om gewilde professionals. De meeste opdrachtgevers selecteren op basis van cv (50%), skills en vaardigheden (44%) en match met de klant of organisatie (28%) (FMI Q4 2022).

Kijk verder dan de brief en het cv. Via een snelle zoektocht op Google en LinkedIn kom je vaak wat meer te weten. Eventueel kun je ook referenties nabellen. Maak een selectie van kandidaten die je passend lijken en nodig ze uit voor een gesprek.

Tip: gebruik onze checklist

• Beschikt de zzp’er over de juiste kennis en werkervaring? Hiervoor kun je eventueel ook referenties checken!
• Kan de freelancer met programma’s en tools werken die nodig zijn om de opdracht uit te voeren?
• Hebben jullie een persoonlijke klik?
• Is de zzp’er voldoende beschikbaar?
• Heeft de freelancer affiniteit met jouw branche?
• Kunnen jullie goede afspraken maken over de werkuren en -locatie?
• Komen jouw budget en de prijs van de zzp’er overeen?

3. Neem persoonlijk contact op met kandidaten, het liefst telefonisch

Neem mail of bel de kandidaten voor een kennismakingsgesprek. Onze voorkeur gaat uit naar bellen. Aan de hand van een stem kom je namelijk direct meer te weten, zoals enthousiasme en taalgebruik. Bellen geeft je ook de mogelijkheid om eventuele onduidelijkheden op te helderen en eerste vragen te stellen.

Reageer het liefst binnen drie werkdagen. Uit een enquête van Freelance.nl blijkt namelijk dat ruim 75% van alle freelancers binnen drie werkdagen terugkoppeling verwacht.

4. Houd een kennismakingsgesprek

Gebruik het kennismakingsgesprek om vragen te beantwoorden en te ontdekken of deze kandidaat inderdaad de juiste persoon voor jouw opdracht is. Voer zo’n gesprek live of via videocall.

Bereid het gesprek goed voor. Welke info heb je nodig? In hoeverre ben je bereid om te onderhandelen over voorwaarden? Wat moet de kandidaat weten over jou en de opdracht? Geef de freelancer ook de kans om vragen te stellen.

Tip: gebruik gespreksmethodes

De methodes STARR en LSD kunnen je helpen om de kwaliteiten van een freelancers te achterhalen tijdens het gesprek. Met de STARR-methode kun je een cv of portfolio verifiëren. De letters STARR staan voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Met de STARR-vragen kun je achterhalen wat iemand precies heeft bijgedragen aan een project op.

• Situatie: Wat speelde er?
• Taak: Wat waren precies jouw taken?
• Actie/activiteiten: Wat heb je concreet gezegd of gedaan?
• Resultaat: Wat gebeurde er daarna?
• Reflectie: Was je tevreden met het resultaat? Wat zou je de volgende keer anders doen?

De LSD-methode is een verkooptechniek die ook geschikt is om andere gesprekken te structureren. LSD staat voor Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Het begint met oprechte interesse en aandacht voor je gesprekspartner. Als je goed luistert, kun je samenvatten wat iemand zegt en dat zorgt voor structuur. Vervolgens kun je gemakkelijk doorvragen. Zo blijft het gesprek op gang en krijgt het diepgang.

5. Eventueel tweede gesprek

Ben je er nog niet uit of twijfel je tussen een paar kandidaten? Plan een tweede gesprek. Je kunt ook andere collega’s vragen daarbij aanwezig te zijn. Jouw team heeft hoogstwaarschijnlijk andere vragen dan jij. Geef de persoon die aanschuift voldoende informatie om te voorkomen dat het tweede gesprek een kopie wordt van het eerste.

Bij sollicitatieprocedures zijn assessments of proefopdrachten veelvoorkomend. Dat is anders bij freelancers. Je mag iemand wel vragen om bijvoorbeeld een persoonlijkheidstest te doen of een voorbeeld te laten zien, maar maak het niet te groot. Dat kan namelijk jouw reputatie als opdrachtgever schaden. Een paar jaar geleden ontstond er nog ophef over opdrachtgevers die freelancers in proefperiodes of met proefopdrachten gratis lieten werken.

6. Dek risico’s af

Heb je de juiste kandidaat hebt gevonden? Maak goede afspraken en zet ze op papier. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de opzegtermijn, omgaan met vertrouwelijke informatie en cybersecurity. Een samenwerking kan altijd tegenvallen en met een goede samenwerkingsovereenkomst hoeft dat geen negatieve gevolgen te hebben.