Hoe ziet de toekomst van VMS systemen eruit? Het VMS wordt een backbone

In een rondetafelgesprek begin 2023 vroegen ZiPconomy en NextConomy aan drie doorgewinterde aanbieders van Vendor Management Systems (VMS) welke ontwikkelingen de komende jaren de wereld van het VMS gaan bepalen. Peter De Buck (medeoprichter Connecting-Expertise, sinds 2007), Chris Neddermeijer (medeoprichter Nétive, sinds 2003) en Manfred Vogels (VP Business Development – Continental Europe Beeline, sinds 2015) delen hun visie door te reageren op vijf stellingen.

1 – Het internationaal onderzoeksbureau Staffing Industry Analysts (SIA) stelt dat België en Nederland tot de meer volwassen VMS-markten behoren, hoewel ook hier de markt nog deels onontgonnen terrein is. SIA ziet veel potentieel voor vervangingsvraag van de eerste generatie VMS-en bij de early adopters, en ook ontwikkeling naar bijvoorbeeld Statement of Work (SoW). Dus: VMS’en zijn in de lage landen gemeengoed, maar zeker nog niet overal.

Volgens Peter De Buck zijn er inderdaad grote verschillen tussen sectoren: “In België zijn sommige sectoren zoals energie, de financiële sector, centrale overheden en farma inderdaad meer matuur en toe aan hun tweede of derde generatie inhuurprogramma’s. Anderzijds begint bijvoorbeeld de midmarket sector en de industrie nu pas met het centraliseren van inhuur.”

Manfred Vogels: “De vraag in beide landen evolueert: ze breidt zich verder uit van de reguliere Time & Material (T&M) inhuur naar meer blue collar-inhuur en ook SoW. Nederland en België lopen inderdaad mijlenver voor op bijvoorbeeld Duitsland en Spanje. Maar als het gaat om SoW dan loopt Engeland weer voor op ons. Daar zijn ze ook al meer bezig met skills based hiring voor inhuur.”

Chris Neddermeijer vult aan: “De klassieke vraag naar VMS-tooling verandert en ontwikkelt zich verder, mede door een grotere onvoorspelbaarheid door de verschillende crises: corona, de oorlog en inflatie. De inhuurvraag komt vaker vanuit HR (in plaats van Inkoop, red.) en die wordt inderdaad breder, gaat ook steeds meer over blue collar-inhuur en permanent recruitment.” Tegelijkertijd ziet Neddermeijer dat daar veel terrein te winnen is. “Het komt ook nog voor dat HR die inhuur gewoon vanuit Excel managet, zelfs tot bedragen van 15-20 miljoen euro spend.”

Het komt ook nog voor dat HR inhuur gewoon vanuit Excel managet, zelfs tot bedragen van 15-20 miljoen euro spend.

2 – De schaarste aan talent is structureel, waardoor je zou verwachten dat Total Talent Management (TTM) – het integreren van werving en selectie en het beheren van vast personeel en flexkrachten – aan belang wint. Toch blijft TTM een buzz-woord en is het nooit echt doorgebroken.

Peter De Buck verwacht dat de krapte op de arbeidsmarkt zal aanhouden, ook door de vergrijzing de komende jaren. Daar is Manfred Vogels het mee eens: “We krijgen waarschijnlijk wel weer een recessie, maar deze wordt essentieel anders dan de meeste recessies hiervoor. Want door die schaarste verwacht ik dat we deze keer niet de bijkomende hoge werkloosheid gaan krijgen.” Toch zien de aanbieders TTM inderdaad nog steeds niet zo snel van de grond komen.

Chris Neddermeijer. “Een echte total talent-aanpak zien we nog weinig, ook al zien wij dat als branche wel helemaal zitten. Het probleem blijft dat de verantwoordelijkheid binnen organisaties te vaag is. Het is niet goed geregeld. Dat komt door de interne silo’s met eigen belangen binnen organisaties. Het komt misschien wel, maar nu heeft het nog niet genoeg prioriteit, het doet nog te weinig pijn. Wel zien we meer creativiteit, bijvoorbeeld voor interne mobiliteit. Maar strategische personeelsplanning (SPP) is nog een theoretisch verhaal dat in de praktijk nog niet over TTM gaat.”

Manfred Vogels sluit zich daarbij aan: “De vraag is ook of organisaties wel de transparantie hebben voor echte SPP. De tools zijn er wel klaar voor, maar de mensen moeten het zelf willen en zien.”

Het probleem voor het invoeren van TTM blijft dat de verantwoordelijkheid binnen organisaties te vaag is. Het is niet goed geregeld. Ook is strategische personeelsplanning (SPP) nog een theoretisch verhaal.

3 – Als VMS moeten we steeds meer klanten ondersteunen om internationale samenwerking (kandidaten en leveranciers) te faciliteren.

Chris Neddermeijer: “We zien zeker vanuit de MSP-wereld de vraag naar internationalisatie wat toenemen. Maar internationaliseren is vooral een zaak van de juiste regie en processen, niet van tooling. Het helpt wel om bij de realisatie ook ‘thuiswerken mag’ in de opdrachten te zetten, daar zien we significant meer aanbiedingen op komen.” Internationaal werven kent beperkingen. Zo vormt het gebrek aan marktdata over inhuur in/uit andere landen een hobbel. En Peter De Buck benoemt nog een obstakel: “Daarnaast, zeker in België, zien we dat taal een barrière blijft.”

Manfred Vogels constateert dat de vraag naar internationaal inhuren wél is toegenomen, maar dat de resultaten in de praktijk tegenvallen. “Het gaat om zeer beperkte aantallen. Zeker als doordringt wat de realiteit van internationaal inhuren is, met erg verschillende lokale wetgevingen. En dan is er nog de vraag welk land binnen een internationale organisatie de inhuur moet betalen, de ontvanger van het werk, of de ‘gever’ van de werkende?”

Eigenlijk is de term VMS taalgebruik uit 1998.

4 – Een freelance management system (FMS) hoort als aparte tooling te passen binnen een VMS.

Peter De Buck: “Eigenlijk is het voor ons een vreemde stelling, omdat we ons platform altijd hebben neergezet met zowel leveranciers als freelancers als doelgroep voor onze openbare marktplaats. Bij Connecting-Expertise merken we zeker de behoefte bij klanten om ook het VMS platform te koppelen met andere FMS-platformen, en dat vooral om meer bronnen te ontsluiten. Klanten zijn uiteindelijk toch vooral op zoek naar de juiste skills en niet naar specifiek een freelancer of een leverancier die iemand aanbiedt.

Manfred Vogels bevestigt dat klanten vooral aangeven ‘I need to get work done’ en niet zozeer hechten aan het type resource. “De truc is dan om vooral aan de achterkant te koppelen met een FMS en het voor de manager te faciliteren met een ‘educated choice’. De vraag is daarnaast ook hoe je een echte relatie opbouwt (‘sticky relation’) met freelancers in een talentpool. Als je daarin de relatie niet onderhoudt is skills based hiring vanuit die pool in de praktijk erg lastig.”

Chris Neddermeijer: “Het is ook het taalgebruik dat het voor klanten ingewikkeld maakt. Wij zien onszelf in basis als VMS, maar net zo goed valt daar voor ons een ATS, FMS of SoW-oplossing onder. Eigenlijk is de term VMS taalgebruik uit 1998. We praten liever over workforce management, maar dat landt niet in de markt. Wij zien een FMS vooral als een sourcing kanaal.”

5 – ZiPconomy en NextConomy onderzoeken in het VMS-rapport ook de user experience met een groep experts uit België en Nederland. Conclusie uit de voorlopige vaststellingen van dit panel: bij sommige VMS-en lijkt user experience minder prioriteit te krijgen dan bij andere HRTech.

Chris Neddermeijer weet wel hoe dat komt: “Er is een belangrijk verschil met andere HRTech, zoals een ATS. Die laatste ondersteunt in basis maar één, relatief eenvoudig proces. Een VMS ondersteunt verschillende processen en is, door de strenge eisen aan transacties en compliance, een veel complexer geheel. Daardoor is het moeilijk om de user experience simpel te houden. Toch investeren we daar wel in, met eigen user experience-designers. Maar niet alles kan zo eenvoudig zijn als een app op je mobiel.”

Peter De Buck stelt: “User experience is behoorlijk modegevoelig. Iedere paar jaar passen we de schermen wel aan, maar onze focus blijft op functionaliteit.”

Manfred Vogels: “Beeline heeft de laatste tijd juist heel veel in user experience geïnvesteerd, dus het zou me verbazen als wij slecht uit de beoordelingen rollen. Vaak speelt in die complexiteit ook de klant een belangrijke rol. We kunnen wel beginnen met een scherm met 3 of 4 kliks voor een aanvraag, maar vaak wil de klant dan allerlei extra informatie vastleggen en eindigen we soms met wel 30 datapunten.

Chris Neddermeijer reageert daarop: “Een oplossing die Nétive daarvoor biedt, is een diversificatie op functieprofiel, met een simpel proces voor blauwe boorden en veel meer vragen voor de functie van raketgeleerde.”

Inhuur blijft mensenwerk

Opvallend, de aanbieders waarschuwen er tijdens het rondetafelgesprek voor dat technologie niet zaligmakend is. Peter De Buck: ‘Niet alles gaat automatisch goed. Laatst kwam een organisatie erachter dat een kandidaat bij verschillende opdrachtgevers tegelijk opdrachten bleek uit te voeren en het werk vervolgens uitbesteedde aan anderen.” De inhuur van personeel blijft mensenwerk. Dat stelt ook Chris Neddermeijer. En dat moet ook zo blijven, vindt hij. “Ik denk dat we ook in de VMS- en inhuurwereld erg attent moeten zijn op de kracht en gevaren van AI. Het zou toch te gek zijn dat recruiters met ChatGPT de vacatures gaan schrijven en kandidaten met dezelfde tool hun sollicitatiebrieven. We moeten meer dan ooit erop letten dat ook inhuur wel mensenwerk blijft.”

VMS als backbone

Peter De Buck ziet wel een steeds grotere rol voor VMS-en weggelegd in de toekomst als het gaat om de inhuur van extern personeel binnen organisaties. “We zullen vooral de multichannel sourcing vraag zien toenemen, zeker vanuit interne ecosystemen om vraag en aanbod te koppelen, en pas daarna extern.” Chris Neddermeijer is het daarmee eens: “Precies, het VMS wordt een soort backbone voor de verschillende tooling voor het vinden en managen van externen.” Manfred Vogels sluit af met een bevestiging van deze, ook wel ecosysteem, aanpak vanuit het centrale VMS.

Lancering nieuwe VMS-rapport

Huurt ook jouw organisatie op grote schaal externe talenten in?  Wil je je laten inspireren door de ervaringen en inzichten van gebruikers van VMS-systemen?
Volg dan op 28 maart vanaf 9.00 het gratis Linkedin Live #webinar met klantcases van ervaren VMS gebruikers.

Dit webinar wordt door NextConomy en ZiPconomy georganiseerd naar aanleiding van de lancering van de 6de editie van het VMS Onderzoeksrapport op 23 maart 2023. Het rapport is na de lancering gratis te downloaden op beide websites.