Van ambitie naar realisatie in het inhuurproces. Harvey Nash verzamelt best practices.

“In HR gaat het vaak over de nieuwste ontwikkelingen. Ook bij ZiPconomy. En toegegeven, óók ik vind alles over Total Talent Management, MSP en workforce strategies razend interessant”, zegt Thijs Maters, sales director Harvey Nash. “Maar uiteindelijk gaat het erom dat je mensen voor die nieuwe ontwikkelingen enthousiast maakt en ze meekrijgt in nieuwe manieren van werken. Hiervoor is onvoldoende aandacht.”

Dat was de reden voor Harvey Nash en Workforce Consulting om een workshop te organiseren voor inhuurdeskmedewerkers. Op donderdag 8 juni verzamelden ze best practices in het Spoorwegmuseum in Utrecht. Op 14 november worden deze in de vorm van een handvest gepresenteerd tijdens het jaarlijkse inhuurseminar van Harvey Nash.

Uitdaging voor opdrachtgevers en inhuurprofessionals

“Samen met Workforce Consulting organiseren we twee workshops: over wet- en regelgeving en over veranderen. Meer specifiek gaat veranderen over: hoe zorg je er nou voor dat inhurende managers niet zelf freelancers blijven ‘regelen’ maar dit proces volledig over laten aan de inhuurdesk?

Hoe zorg je er nou voor dat inhurende managers niet zelf freelancers blijven ‘regelen’ maar dit proces volledig over laten aan de inhuurdesk?

“We hebben zeven jaar geleden al eens een event over dit onderwerp georganiseerd. De opkomst is nu drie keer zo hoog. Dat geeft wel aan dat het speelt. Sterker: ik denk dat dit de nummer één uitdaging is voor opdrachtgevers in het algemeen en inhuurprofessionals in het bijzonder.”

“Ik spreek veel organisaties die op grote schaal gebruik maken van extern personeel. De gesprekken gaan uiteraard over inhuur. De rode draad in deze gesprekken is dat men over het algemeen de processen en tooling prima op orde heeft, maar er uiteindelijk toch een significant gedeelte van de inhuur niet via de inhuurdesk gaat. Ik heb het dan over percentages die in sommige gevallen zelfs over de 50% heen gaan. In inkooptermen: “Maverick buying”. Dan is het top dat je alle randvoorwaarden van het inhuurproces goed ingevuld hebt maar als niemand er gebruik van maakt, heb je er uiteindelijk niks aan.”

Verandering is lastig

Verandering is vreselijk lastig, weten ook de organisatoren en deelnemers van de workshop. Hoe komt dat? En hoe kun je daar verandering in brengen?  “Inspireren en heldere afspraken maken is vaak niet genoeg. 96% van de goede voornemens mislukt,” zegt Freek Donkers, managing partner bij Intenza Consulting Groep en uitgenodigd om te vertellen hoe je van motivatie (de wil om iets te doen) tot duurzaam gedrag komt.

Om verandering te realiseren moet volgens Donkers de eerste stap vooral niet te groot zijn. Je kunt die stap beter (heel) klein maken maar wel vaak herhalen. Donkers: “We weten dat het gemiddeld zesenzestig dagen duurt om ergens gewoontegedrag van te maken. Je moet dus regelmaat creëren. Dat kan bijvoorbeeld door met een dagstart te werken waarbij je laat terugkomen wat je belangrijk vindt. Of door met je team een uur per week tijd te besteden aan wat je wil veranderen.”

“Vraag daarna ook aan je medewerkers: als je zo de deur uitloopt, wat ga je dan anders doen? Het woordje ‘anders’ is cruciaal. Doe je dat niet, dan val je terug in je oude gewoonten.”

Best practices van 130 gasten

Vervolgens ging iedereen in groepen aan de slag met de vraag: Hoe pakken jullie het aan op de inhuurdesk? Maters: “Alles wat we hier leren kunnen we rechtstreeks toepassen in de praktijk. Het draait bij de workshop om kennisdeling met andere deelnemers. Want iedereen hier heeft dezelfde uitdagingen en zeker één of twee ideeën die bij hun organisatie goed werken. We verzamelen de best practices van de 130 gasten, die werken bij zo’n 80 verschillende organisaties. Daar maken we een handvest van dat we op ons jaarlijkse seminar, dit jaar op 14 november presenteren.”

Regie pakken

“De inhuurdesk is het hart maar ook de achilleshiel van een goed inhuurproces. De mensen die hier vandaag zijn, de inhuurprofessionals, zijn de regisseurs van dat proces. Zij kunnen ervoor zorgen dat wat bedacht is ook goed uitgevoerd wordt.”

“Wat doe je zodra iemand iets buiten jou om regelt? Denk je dan: ‘Dit klopt niet’. Of: ‘Laat maar gaan, ik wil geen discussie en het scheelt mij weer werk’. Ik vind dat je gedachte moet zijn: het is mijn winkel. Ik ben verantwoordelijk. Ik ga dit doen. Dit is mijn vak en ik kan het beter. Hoe zou diezelfde manager reageren als jij op eigen houtje dingen binnen je organisatie gaat regelen die eigenlijk op zijn afdeling thuis horen? Zou bijvoorbeeld een IT-manager het okay vinden als jij compleet buiten zijn afdeling om een IT-project zou (laten) uitvoeren? Of zou de finance manager het prima vinden als jij ineens zonder zijn medeweten financiële transacties uit zou voeren?”

Je moet staan voor je vak. Als iemand iets buiten jou om regelt, denk dan niet: dat scheelt mij weer werk.

“Natuurlijk zijn er ook managers die prima in staat zijn om de juiste mensen, tegen de juiste tarieven en onder de juiste voorwaarden in te huren. Maar gemiddeld genomen is inhuur die niet via het proces loopt duurder (5-15%), is er vaker gedoe over de inkoopvoorwaarden, kleven er meer inhuurrisico’s aan en is het administratief meer werk.”

“Om de verantwoording van het proces te eisen moet je dus de regie pakken. Je collega’s moeten weten dat je staat voor je vak. En om de regie te pakken helpt het als je weet hoe en daar is deze workshop voor bedoeld.”

Concrete handvatten en tips

“Je krijgt hier hele concrete handvatten, zegt deelnemer Jens Hetem van Booking.com. Bijvoorbeeld: bij ons nemen veel inhurende managers lang de tijd in het proces. Iemand hier van een andere organisatie zei dat ze van tevoren een duidelijke planning maken met de manager, en alvast dagen en data invullen wanneer wie wat moet doen. Door met tijdsloten te werken moeten mensen zich wel aan de planning houden. Dat wil ik ook gaan implementeren in mijn organisatie.”

“Een andere tip is dat iemand van de inhuurdesk ook aanwezig is bij de strategische planning. Door meer met de strategie mee te kijken kun je oplossingen aanreiken al voor ze naar je toekomen.”

“Zelf hebben we, om te zorgen dat managers minder direct inhuren, een stappenmodel geïmplementeerd. Zo zijn we met de bureaus gaan praten om ze te laten zien wat hun voordelen zijn als ze meedoen met het centrale inhuurprogramma. Een jaar geleden huurden de managers nog 40 mensen per maand buiten de inhuurdesk om, nu nog maar 3 tot 4.”