De route naar strategisch personeelsbeleid: van visie tot RPO

Doet de sollicitatieknop op jouw website het eigenlijk wel? Daar ga je natuurlijk vanuit, maar wanneer heb je het voor het laatst gecheckt? Zo bleek de ‘verstuur’-button op de wervingssite van een organisatie al een jaar kapot. Niemand had het door. Niet zo gek, er was binnen de organisatie ook geen verantwoordelijke voor het wervingsproces. De HR-manager moest het ‘er een beetje bij doen’ en vertrouwde op recruitmentbureaus om sollicitanten te zoeken. Ondertussen liep het aantal openstaande vacatures op en hadden die bureaus steeds meer moeite geschikte kandidaten te vinden.

Voorwaarde voor succes

Dat kwam natuurlijk niet door die kapotte knop, maar door het gebrek aan aandacht. Dat is op den duur desastreus, want juist je mensen zijn de belangrijkste voorwaarde voor het succes van je bedrijf. Wie niet in staat is de juiste medewerkers te werven, haalt zijn doelen niet. Daarom is het belangrijk om strategisch na te denken over je personeelsbeleid.

Bedrijven zonder strategisch personeelsbeleid herken je direct. Ze zijn vooral bezig om lege stoelen of plekken in het rooster te vullen. Op deze krappe arbeidsmarkt werkt dat niet. Dat komt omdat bedrijven belangrijke onderdelen in hun recruitmentstrategie missen, zoals een sterk werkgeversmerk, een fijne bedrijfscultuur en bovenal: een visie. Ze gaan direct over tot werving of externe inhuur, zonder na te denken over hoe de persoon die ze zoeken bijdraagt aan het behalen van hun doelen.

Recruitment Process Outsourcing (RPO) kan je helpen om tot een toekomstbestendig personeelsbeleid te komen. Later in dit stuk vertel ik meer over wat RPO inhoudt en hoe je een geschikte partij herkent. Eerst meer over de stappen om te komen tot een strategisch personeelsplan.

Begin bij je strategie

Het begint allemaal bij nadenken over waar je als organisatie heen wilt de komende jaren. Welke kennis en vaardigheden heb je daarbij nodig? Waar kun je die vinden? Hoe kun je jouw huidige team helpen deze te ontwikkelen? Het kan zo zijn dat je geen directe vervanging nodig hebt voor een medewerker die vertrekt, maar de positie beter kan invullen met een ander soort kandidaat.

Misschien werkt de juiste persoon voor een nieuwe rol nu al in jouw organisatie en heeft die een kans nodig zichzelf te ontwikkelen. Let daarbij op dat interne mobiliteit ingewikkelder is dan het klinkt. Als iemand doorschuift, heeft dat in veel gevallen te maken met een gunfactor. Een mondige medewerker krijgt misschien sneller nieuwe kansen, terwijl de stille kracht in je organisatie misschien geschikter is.

Zichtbaarheid

Een visie en strategie bepalen voor jouw organisatie maakt je ook nog eens aantrekkelijker voor nieuwe kandidaten. Je kunt ze een helder verhaal vertellen over waar je heen wilt en welke rol zij kunnen spelen.

Bouw dit uit tot een aantrekkelijk werkgeversmerk. Welke waarden en normen typeren jouw organisatie? Wat voor cultuur hebben jullie? Op welke manier maakt jouw bedrijf de wereld een beetje beter? Welke kansen krijgen medewerkers om zichzelf te ontwikkelen? Vertaal dit naar interne en externe communicatie. Zorg dat wat je vertelt, ook echt waar is. Je medewerkers zijn je belangrijkste ambassadeurs, dus het is belangrijk dat het verhaal duidelijk is en klopt.

Waarom willen ze niet voor jou werken?

Voordat je met arbeidsmarktcommunicatie aan de slag gaat is het zinvol om te onderzoeken waarom jouw doelgroep nu niet bij jou solliciteert. Welk beeld hebben zij van jouw bedrijf? Klopt dat? Wat kan jouw doelgroep motiveren wel bij je aan de slag te gaan?

Belangrijk is te beseffen dat de beslissing om over te stappen naar een nieuwe werkgever meestal een half jaar duurt. Juist daarom is het slim om na te denken over welke rollen jij in de toekomst nodig hebt, zodat je nu vast mensen kunt benaderen. Bouw talentpools van kandidaten voor zowel vaste als tijdelijke posities. Zo krijg je grip op je werving en voorkom je dat je plotseling gebrek hebt aan personen die essentieel zijn voor de groei van je bedrijf.

Selectie, aanname en onboarding

Sollicitanten binnenhalen is niet alles. Ook het selectieproces en aannamebeleid zijn essentieel om op lange termijn het juiste team samen te stellen. Het gaat tenslotte niet om de kwantiteit van de sollicitanten, maar om de kwaliteit van de mensen die uiteindelijk bij je aan de slag gaan. Denk dus goed na over manieren om te meten of iemand geschikt is. Een assessment in combinatie met persoonlijke gestructureerde interviews heeft de hoogste voorspellende waarde.

Zorg ook dat medewerkers zich thuis voelen in jouw organisatie en zo snel mogelijk aan de slag kunnen met een doordachte onboarding. Stem die af op de nieuwe medewerker, zijn team en het takenpakket. 

Consistentie en continue verbetering

Tot slot is het belangrijk om je recruitmentproces constant te verbeteren op basis van data. Meet bijvoorbeeld doorlooptijd en kosten per nieuwe medewerker (cost per hire). Houd enquêtes over de ervaring van sollicitanten, afgewezen kandidaten en huidige medewerkers. En natuurlijk controleer je of het online sollicitatieformulier werkt.

Bij succesvolle recruitment op lange termijn komt dus een hoop kijken, maar dat is het waard. Je mensen zijn tenslotte je grootste goed. Heb je de expertise niet in huis, dan kan RPO een oplossing zijn. Daarmee haal je een team specialisten in huis die samen met jou een langetermijnstrategie voor jouw organisatie opstellen en uitvoeren.

Als je RPO zoekt, let dan goed op wat het bedrijf precies aanbiedt. De term is namelijk in de mode en wordt vaak ten onrechte gebruikt. Echte, pure RPO is iets anders dan recruiters laten zoeken naar kandidaten. Je gaat namelijk echt samen aan de slag met zaken als langetermijndoelen, medewerkerstevredenheid en werkgeversimago. Recruitment doe je er namelijk niet even bij, het verdient een plek in de bestuurskamer.