Waarom kiezen Umicore en Booking.com voor een MSP en VMS?

Beide bedrijven deelden hun ervaring met collega Inkoop/HR-professionals van andere organisaties tijdens een boeiende NextConomy Meetup op het Brusselse hoofdkantoor van Umicore op 11 oktober jl.

Umicore: elk talent nodig

Rond 1800 begonnen vanuit de mijnbouw heeft Umicore zich ontwikkeld tot een moderne ‘circular materials technology company’. Lets go for Zero is de slogan waarmee het Belgische bedrijf wil bijdragen aan de groene, circulaire economie. Door geavanceerde verwerking van metalen, denk aan de het recyclen van batterijen van elektrische auto’s, speelt Umicore bijvoorbeeld in op de trend naar mobiliteitstransformatie. Umicore is al een grote speler, met ruim 11.000 medewerkers verspreid over 44 productielocaties wereldwijd. Maar de ambities zijn nog veel groter, vertelt Guy Daelman, Director Opex procurement bij Umicore. “Het doel is om in 2030 te zijn verdubbeld. De nieuwe bedrijfsstrategie (RISE 2030) wordt nu doorgevoerd in de hele organisatie. Dat betekent dat veel processen moeten worden geprofessionaliseerd, ook voor de inhuur van externe talenten.” Want concreet verwacht Umicore dat het aantal werkenden binnen een aantal jaar zal groeien tot 20.000. Dat vraagt om goede, strategische personeelsplanning, inclusief een duidelijke visie en beleid met betrekking tot de inhuur van externen. Daelman: “We hebben elk talent, intern en extern, nodig dat we kunnen vinden.”

Keuze voor MSP en VMS

Maar juist aan een goede externe workforce-strategie ontbrak het tot voor kort. “Er was geen centraal overzicht van de inhuur. En inkoop was niet altijd betrokken bij de afspraken over contracten en tarieven”, vertelt Veerle Pleysier, Procurement Manager Corporate Services bij Umicore.

Daarom startte zij in 2019 al met een project om de inhuur uit te besteden aan een Managed Service Provider (MSP) en te werken met een Vendor Management Systeem (VMS). Corona zorgde voor vertraging, maar de nieuwe RISE 2030 strategie brengt het project juist in een stroomversnelling nu het professionaliseren van de inhuur van personeel zo hard nodig is. Na een Request for proposal (RFP) te hebben uitgestuurd naar verschillende aanbieders, is uiteindelijk gekozen voor Brainbridge als MSP en het VMS van Connecting-Expertise. Op een van de  vestigingen in België verloopt voor circa 150 externen (consultants en technici) alles via het sinds deze zomer geïmplementeerde inhuurprogramma, van aanvraag tot en met facturering.

Communicatie cruciaal

Veerle Pleysier weet inmiddels dat er interne obstakels moeten worden overwonnen voordat het zover is. “Je moet het inhuurprogramma intern als business case verkopen; duidelijk maken waarom je het doet, wat de voordelen voor de organisatie zijn en zo zorgen voor ‘alignment’ en draagvlak bij alle stakeholders. Wij hebben gelukkig iedereen wel duidelijk kunnen maken dat het niet zomaar een idee van HR of Inkoop is, maar dat het past binnen de RISE 2030-strategie om processen te professionaliseren.”

Goede communicatie is daarbij cruciaal, zo geeft zij aan. “Omdat de inhuur van personeel bij ons via Inkoop gaat en het inzetten van een MSP vanuit Inkoop is geïnitieerd, dacht men aanvankelijk dat het ons om kostenbesparing gaat. Maar dat is niet zo. Ons doel is de arbeidsmarkt ontsluiten en goede kandidatenprofielen krijgen. Daarom maken wij nu gebruik van de kennis, expertise en het netwerk van de MSP.”

Ons doel is de arbeidsmarkt ontsluiten en goede kandidatenprofielen krijgen. Daarom maken wij nu gebruik van de kennis, expertise en het netwerk van de MSP.

Maar veranderingen doorvoeren roept nu eenmaal weerstand op binnen organisaties. In de business is men lang niet altijd blij met de komst van een MSP. Zeker hiring managers hebben dan vaak het gevoel niet meer flexibel te zijn en geen invloed meer te hebben op wie er op hun afdeling komt werken. “Dat beeld bestaat inderdaad. En misschien hebben wij dat onderschat”, zegt Pleysier. “Maar het is een misvatting. Zij hebben nog steeds gewoon onderling contact en hebben wel degelijk invloed op de keuze van ingehuurde talenten.”
Haar advies aan organisaties die ook overwegen de inhuur van externen uit te besteden aan een MSP: “Bereid je voor op deze uitdagingen, mensen hebben verschillende meningen en zullen verschillende feedback geven. Het is goed daar tijd en aandacht aan te besteden.”

Betrek direct de VMS-aanbieder erbij

Organisaties die op grote schaal extern talent inhuren, besteden dit steeds vaker uit aan een Managed Service Provider (MSP). Die MSP gebruikt standaard een Vendor Management System (VMS) voor het beheren van de flexibele schil aan arbeidskrachten namens de opdrachtgever.
Sommige MSP’s hebben een eigen VMS-platform ontwikkeld of geven hun voorkeur voor een VMS aan als zij voor een opdrachtgever aan de slag gaan. Maar organisaties kunnen natuurlijk ook zelf een VMS van een derde partij kiezen en de MSP vragen daarmee te werken.

Dat merkt ook Peter de Buck, Partner bij VMS-aanbieder Connecting-Expertise: “50% van onze klanten heeft een MSP, maar 50% werkt met ons VMS zonder MSP, in eigen beheer dus.” De keuze voor wel of niet de inhuur uitbesteden aan een MSP hangt af van de gekozen strategie en mate van volwassenheid van de inhuur binnen een organisatie. Is er nog niet voldoende kennis en expertise in huis, dan is het inschakelen van een MSP een logische stap. Heeft een organisatie meer ervaring opgebouwd met een inhuurprogramma dan kan zij ervoor kiezen (een deel van) het inhuurproces verder zelf te organiseren of dit toch over te laten aan een MSP.

Welke optie men ook kiest, Peter De Buck heeft een belangrijk advies: betrek vanaf het begin ook de VMS-partij erbij. Maar al te vaak gebeurt het dat de klant de MSP brieft en die MSP op zijn beurt de VMS-aanbieder. Dan kan er ruis ontstaan bij de communicatie. Gevolg: bij terugkoppeling later in het traject kan het dan voorkomen dat het systeem niet helemaal volgens de verwachting van de klant werkt. Door in het beginstadium alle input en wensen te delen met zowel de MSP als de VMS-aanbieder, kunnen beide partijen samen het beste aan de wensen van de klant voldoen.

Marleen Deleu (NextConomy en dagvoorzitter tijdens de Meetup) schetste met de aanwezige Inkoop/HR-professionals enkele voor- en nadelen van werken met een MSP.

Drie nadelen van werken met een MSP/VMS:

1. weerstand bij hiring managers tegen verandering; zij willen vasthouden aan hun manier van werken en vrezen geen direct contact meer te mogen hebben met staffing leveranciers. En dus geen invloed meer op de keuze voor de externe talenten.
   Reactie Deleu: “De komst van een MSP en het feit dat de inhuur via een VMS verloopt, betekent echt niet dat de hiring manager geen kop koffie meer kan drinken met leveranciers. Een dergelijk rigide beleid komt wel voor, maar dan is dat een kwestie van beleid.”
2. idee bij HR/Inkoop dat zij controle verliezen op inhuur door het uitbesteden aan een MSP; je geeft alles uit handen, contracten, onboarding, rate cards, et cetera.
   Reactie Pleysier: “Dit hebben wij bij Umicore niet zo ervaren. Er is dagelijks contact met de MSP, de eindbeslissing ligt nog altijd bij ons als opdrachtgever. En je maakt qua tarieven (ratecards) juist gebruik van de expertise van de MSP.”
3. teveel focus op kosten; een MSP wordt vaak ingeschakeld om efficiencyverbetering (en dus kostenbesparing) te realiseren. Volgens menig HR-professional zou die sterke focus op kosten wel eens ten koste van kwaliteit (geschiktheid kandidaat) kunnen gaan.
   Reactie Deleu: “Tien tot vijftien jaar geleden was het inzetten van een MSP inderdaad vooral kostengedreven, maar nu werkt dat niet meer.”
   Elk inhuurprogramma bestaat volgens haar uit een afweging (mix) van de volgende 4 elementen:
   a. Quality; kwaliteit van de  service van de leveranciers, de kwaliteit van de (match) kandidaten, kwaliteit van het programma
   b. Costs: indirecte programma kosten, werving/selectie kosten, kosten van het missen (of het opnieuw moeten werven) van de juiste kandidaat, directe kosten (tarieven)
   c. Risk: juridische vereisten (compliance), voldoen aan interne (certificerings)eisen, data protectie, uitvallen van IT-systemen, …
   d. Efficiency; het optimaliseren van alle  processen onder meer op vlak van snelheid, gebruiksvriendelijkheid, uniformiteit, …

Drie voordelen van werken met een MSP/VMS:

1. beter ontsluiten van de markt; de MSP schakelt meerdere gespecialiseerde leveranciers in om de aanvraag te vervullen. Op deze manier krijgt een organisatie toegang tot meer potentiële kandidaten.
2. Kostenbesparing; een externe partij helpt bij het verbeteren/efficiënter maken van de inhuurprocessen binnen jouw organisatie. Dit draagt bij aan het verlagen van de indirecte kosten van werving en selectie van kandidaten. Een MSP is door goede leveranciersselectie bovendien beter in staat de juiste, meest geschikte kandidaat te vinden. Minder kans op een ‘dure’ mismatch dus.
3. Inzicht en overzicht; werken met een MSP is overzichtelijk, er is één contactpunt. Bovendien rollen uit een VMS heldere rapportages, is er dus meer inzicht in data, waarbij de MSP ook vergelijkingen kan maken met andere inhuurprogramma’s en kan adviseren (verbetervoorstellen).

Marleen Deleu plaatst hierbij wel een kanttekening: “MSP’s brengen niet altijd in de praktijk wat ze beloven. En de planning is vaak optimistisch. Het invoeren van een inhuurprogramma vereist aanpassingen in processen. Het verandermanagement dat daarvoor nodig is binnen een organisatie vergt doorgaans meer tijd en aandacht dan men op voorhand denkt.”

Download hier het MSP onderzoeksrapport 2022/23

Booking.com: kwaliteit vóór kosten

Hoe de inhuur van externen bij Booking.com er voor de komst van een MSP uitzag? “Het was het Wilde Westen: enkel chaos, verschillende processen liepen door elkaar zonder beleid. We wisten niet wie waar werkte of hoeveel externen hier rondliepen. En ook niet tegen welke tarieven en welke contracten”, vertelt Becca Sil, Head of Contingent Workforce bij Booking.com in Amsterdam.

Het was duidelijk dat er iets aan gedaan moest worden. HR, Inkoop en Finance zijn rond de tafel gaan zitten en hebben besloten de inhuur uit te besteden aan een MSP. Met een zeer ambitieuze tijdsplanning ging Becca Sil aan de slag als programma leider. Ruim een jaar na de Request for proposal (RFP) draait het inhuurprogramma sinds afgelopen jaar. Via de MSP worden nu circa 300 externen op het hoofdkantoor in Nederland en 50 in de UK ingehuurd.

Resultaat: door het verbeteren van de inhuurprocessen is inmiddels een kostenbesparing van 7% gerealiseerd. “Maar dat is zeker niet het enige doel”, zegt Sil. “De kwaliteit van de kandidaten weegt veel zwaarder. Door het werken met een MSP hebben wij meer inzicht in de beschikbare externen en via de geselecteerde leveranciers hebben we betere toegang tot kandidaten.”

Opvallend is dat Sil zelf ook actief betrokken is bij het leveranciersmanagement om te komen tot de beste selectie. “We hebben bijeenkomsten met leveranciers gehouden bij Booking.com in Amsterdam zodat zij onze bedrijfscultuur leren kennen en weten wat wij verwachten. En sinds een half jaar zijn we bezig hen te classificeren naar diamond, gold en silver om een nog betere selectie – en dus nog betere kandidaten – te krijgen.”

Het klinkt alsof het eenvoudig is om kosten te besparen en de kwaliteit van kandidaten te verhogen door te gaan werken met een MSP en VMS, maar Sil geeft toe dat lang niet alles vlekkeloos is verlopen.
De acceptatie van de inhurende managers was bij Booking.com geen issue. “We hebben road shows gehouden, zijn langs verschillende businesses gegaan en hebben hen meegenomen in het proces van implementatie. Hun ervaring voorheen was zo slecht, dat ze elke verandering als een verbetering zien.”

Wel stuitte Sil op problemen met de systemen. “We kregen vanuit de VMS-aanbieder minder ondersteuning dan verwacht. Niet alles wat men bij de sales pitch belooft blijkt ook in werkelijkheid te kunnen worden geïmplementeerd.” Daar komt bij dat de HR-systemen en het VMS technisch (IT) niet goed op elkaar aansloten. En dat de data in verschillende systemen niet hetzelfde was. Uiteindelijk is alles gefixt en loopt het prima, maar Sil heeft wel een tip voor organisaties die voor dezelfde uitdaging staan: doe geen aannames, vraag zoveel mogelijk van tevoren, check alles en test!

Doe geen aannames, vraag zoveel mogelijk van tevoren, check alles en test!

Becca Sil weet uit ervaring dat professionaliseren van de inhuur door het inschakelen van een MSP en het werken met een VMS veel voordelen oplevert, maar ook dat het nodig is iedereen (business) binnen de organisatie erbij te betrekken, partnership tussen HR en Inkoop vereist is en je altijd een plan moet hebben voor als er iets misgaat. “It’s a long (never ending) journey and there’s no single road map.”

Download hier het VMS onderzoeksrapport 2023/24