Direct Sourcing van zzp’ers? Maak de business case!

Zelf werven van zzp’ers

Geloof het of niet, maar zzp’ers zijn net mensen. Mensen die op zoek zijn naar een leuke, nieuwe opdracht, net als mensen die op zoek zijn naar een leuke, vaste baan. En recruiters zijn goed in het vinden van dat soort mensen. De kern van Direct Sourcing is dat je je eigen merknaam inzet en het eigen recruitment team uitbreidt om, naast vast personeel, ook rechtstreeks zzp’ers te werven en niet enkel via intermediaire partijen.  Natuurlijk heeft een zzp’er iets andere wensen voor een opdracht en worden de salarisonderhandelingen nu tariefonderhandelingen, maar dat is kennis die prima te leren is door recruiters. De overeenkomsten zijn namelijk veel groter dan de verschillen.

Lees ook dit artikel over hoe de NS Direct Sourcing heeft geïmplementeerd.

Een extreem voorbeeld

Zelf gaan ‘sourcen’ kost echter geld:  je moet het recruitmentteam uitbreiden met capaciteit en kennis. Kan hiervoor desondanks toch een positieve business case worden gemaakt? Zeker. Hier eerst een (extreem) voorbeeld van de marge die een bemiddelingsbureau vraagt voor het werven van een zzp’er en die je dus zou kunnen besparen.

De case betreft een senior zzp’er met zeer schaarse, financiële expertise. Deze profielen zijn,  naast juridische – en specifieke IT experts,  vaak de duurst betaalde talenten. Het bureau dat deze zzp’er voor de klant bemiddelde meende, in het belang van het eigen business model, “recht te hebben op een marge van 25%-35%”. Zo werd in twee jaar tijd, na een aantal door de zzp’er zelfstandig behaalde opdrachtverlengingen, eerst €65 en later €45 marge op het uurtarief van €130 van de zzp’er geplust. Hierdoor betaalde de opdrachtgever op zo’n 3300 gefactureerde uren ruim twee ton marge, zonder dat apart op de factuur terug te zien!

Tip 1 – Beperk de margeperiode in je contracten met bureaus

Je kan al op korte termijn actie ondernemen als je nu zzp’ers inhuurt via bureaus.

De eerste stap om excessen in verband met bureaumarges te vermijden, is om een artikel in de inhuurcontracten op te nemen, dat in het geval van zzp-bemiddeling de periode dat een fee kan worden berekend, inclusief verlengingen, beperkt. Een reguliere periode is één fulltime jaar. Na dat jaar gaat het tarief dat je op de factuur ziet naar beneden.

Je kunt ook de hoogte van de eenmalige ‘bemiddelingsfee’ beperken. Standaard hanteert men 10% van het zzp tarief en/of €10 marge per uur. Zo zou je dan eenmalig bijvoorbeeld 1500 uur aan €10 = €15.000 betalen aan het bureau voor het werven van een zzp’er. Prima in verhouding tot headhunting fees voor vaste functies voor mensen die gemiddeld 9 jaar voor je werken.
Je kunt die fee ook maximeren op een % dat recht doet aan de schaarste van bepaalde profielen op de arbeidsmarkt en misschien 15% of 20% toestaan voor de zeer schaarse profielen.

Tip 2: Focus op Direct Sourcen van skills en rollen met hoge strategische waarde en hoge vraag 

Een goede business case kijkt naar de kosten en de baten. Een nieuw Direct Sourcing kanaal met talentpools opzetten kost eenmalig geld, en het onderhoud structureel. Om daar voldoende opbrengsten uit te halen, kun je dit niet opzetten voor álle functies in de organisatie. Functies waar je er maar een paar van hebt, hoeven niet vaak vervangen. Een talentpool met tientallen talenten opbouwen werkt dan niet. Focus dus vooral op strategisch belangrijke skills / rollen die je vaak nodig hebt. Hiernaast een voorbeeld voor een media bedrijf uit het rapport ‘Unleash the power of Direct Sourcing’ van MBO partners‘.

De kwalitatieve business case voor Direct Sourcing bepalen

Een business case bestaat uit twee onderdelen, de zachte kant, over de kwaliteitsverbetering die je kunt doorvoeren, en de harde kant, de centen. Veel kwalitatieve voordelen voor Direct Sourcing zijn vergelijkbaar met meer bekende voordelen voor Recruitment. Zoek daarin juist ook de win-win door zaken die je voor Recruitment al goed doet ook te hergebruiken voor Direct Sourcing van zzp’ers. Voor de belangrijkste kwalitatieve voordelen van Direct Sourcing kun je kiezen uit deze lijst:

1. Verbeterde toegang tot talent: met een nieuw werving kanaal bereik je zzp-ers die liever niet via intermediaire partijen wensen te werken
2. Gebruik van een sterk werkgeversmerk: zet je employer branding strategie ook in voor zzp’ers 
3. Verbeter de ‘candidate experience’: bepaal zelf de beleving van het inhuurproces i.p.v dat over te laten aan leveranciers; zij hebben niet altijd een goede naam onder zzp’ers
4. Bouw relaties op met een talentnetwerk: door actief community management op talent pools maak je het vertrouwde netwerk van inhurende managers bereikbaar voor de hele organisatie
5. Boomerang hires: houd contact met zzp’ers die met succes hun opdracht afronden en met de ‘silver medallists’, die tweede werden bij het intake gesprek, door ze toe te voegen aan de talentpools
6. Verkort de time to hire van de belangrijkste en meest gevraagde rollen: met een gekwalificeerde talentpool kan beschikbaar talent binnen een dag aan de slag
7. Draag bij aan de diversiteitsdoelstellingen: een vaak vergeten groep in DEI cijfers kun je nu op gelijke diverse wijze binnenhalen als de vaste medewerkers
8. Verlaag compliance risico’s: door rechtstreeks, niet verstopt achter bureaus, en centraal zzp’ers in te huren kun je wetgeving en beleid beter handhaven
9. Vergroot je impact op de business: door snel, kwalitatief en flexibel talent in te kunnen zetten help je de business vooruit, het hoogste doel voor HR
   

De kwantitatieve business case van Direct Sourcing berekenen

De kwantitatieve kant van de business case gaat over de centen. Je gaat hierbij aan de slag om de ‘ROI’ te berekenen, de Return On Investment. De basis van de ROI zit zoals eerder al genoemd in het voorkomen van het betalen van de marge aan bureaus. Die marge is een vergoeding voor het recruitment werk dat zo’n bureau doet, dus in de business case gaat het erom te bewijzen dat je dat zelf goedkoper (en kwalitatief beter) kunt doen. Aan de financiële kant zijn er twee kostenposten in te schatten:

1. Eenmalige implementatiekosten van een nieuw Direct Sourcing kanaal
2. Structurele kosten per aanvraag/kandidaat

Voor de eenmalige implementatiekosten zijn vele keuzes te maken om de kosten te beïnvloeden. Je hebt minimaal een website met onderliggend recruitment systeem nodig. Er is een mogelijkheid om dit geheel geïntegreerd met je bestaande werken-bij-site en ‘ATS’ te doen (lees dan: Handleiding Total Talent Acquisition met je huidige ATS en werken-bij site), maar voor meer geavanceerde en specifieke zzp-aanpak kun je ook kiezen voor een apart platform met zzp talentpools en recruitment marketing voor zzp opdrachten. 

Verder is een belangrijke kostenpost, als je dit nog niet hebt, het inrichten van een oplossing voor het contracteren, met een DBA-proof modelovereenkomst, en factureren van die zzp’ers. Dat kun je zelf doen met bijvoorbeeld een FMS, Freelance Management System, of je kunt het uitbesteden aan een broker, zie Tip 4. 

Om daarnaast de structurele kosten per aanvraag/kandidaat te berekenen heb je data nodig. Om te beginnen hoeveel zzp’ers je inhuurt per jaar. Als je nu al direct zzp’ers inhuurt dan is die groep makkelijk in kaart te brengen, desnoods via de ontvangen facturen. Lastiger wordt het bij inhuur via bemiddelingsbureaus omdat het niet altijd duidelijk is of iemand zzp’er is dan wel een detachering of vast contract heeft. Maar als klant heb je met het wetgevend kader als argument het recht om dit bij hen uit te vragen. 

Omdat veel zzp’ers via bureaus worden ingehuurd hebben opdrachtgevers niet altijd in de gaten hoe groot deze groep is als onderdeel van alle inhuur. De grafiek hiernaast laat zien dat volgens Staffing Industry Analysts (SIA) wereldwijd meer dan de helft van alle inhuur zzp’er is. Direct Sourcing kan dus groeien tot een belangrijk kanaal voor alle inhuur.

De volgende stap is te bepalen, zie Tip 2, op welke van al die zzp’ers je gaat focussen, die in de scope komen voor direct sourcing. Van die groep wil je verder weten of ze via een bureau of al rechtstreeks zijn ingehuurd en wat hun tarief is dat jij betaalt. Daarnaast zou je willen weten welk tarief de zzp’er factureert en wat dus de marge is van het bureau, maar als je dat niet weet kun je als aanname minimaal 10%, gemiddeld 20% rekenen.

Voorbeeld berekening

Voor een versimpelde voorbeeld berekening van de structurele kosten gaan we uit van: 

• Een bemiddeling fee voor een bureau van €10 per uur op een zzp tarief van €90
• Direct Sourcing recruitment kosten van ongeveer €4.500 per opdracht, voor het salaris van recruiters en andere kosten, en dit gebaseerd op  het Recruitment Kengetallen Rapport 2021. 
• Voor de administratie gebruiken we in dit voorbeeld een broker die daarvoor €2,50 per gewerkt uur rekent. 
• Daarnaast heb je ook nodig hoe lang zzp’ers gemiddeld bij jou een opdracht doen, inclusief alle verlengingen. Voor dit voorbeeld gaan we uit van 1,5 jaar met per jaar gemiddeld 1500 declarabele uren, totaal 2.250 uren. 

Als je dan 20 zzp’ers inhuurt, kost dat voor de twee scenario’s op jaarbasis:

1. Direct sourcing: à €90 per uur + €4500 recruitment kosten + €2,50 per uur broker administratiekosten = €4.324.500,-
2. Via Bemiddelingsbureaus: à €100 per uur = €4.500.000,-

In dit voorbeeld zou er een structurele besparing zijn van €175.500,- . Daar moeten dan de implementatiekosten nog wel vanaf. Voor 20 zzp’ers per jaar ga je niet een apart platform opzetten, dus in dit voorbeeld passen we de huidige werken-bij-site en het ATS aan, kosten €75.000, en zijn er advieskosten voor het implementeren van nieuw beleid, nieuwe processen en werkinstructies, kosten €50.000. Totaal zijn de implementatiekosten dan €125.000, die in dit voorbeeld al in jaar 1 kunnen worden terug verdiend. De kans dat jouw eigen business case over 3 jaar positief uitkomt is groot.

Tip 3 – Alleen zzp’ers, niet alle inhuur, bij recruitment

Het wordt complex als organisaties het hele inhuurspectrum bij het recruitmentteam willen neerleggen. Dus ook de inhuur van uitzendkrachten, consultants, gedetacheerden en offshore kenniswerkers die bij een leverancier in tijdelijke of vaste dienst zijn. Dat is absoluut een heel ander spel met inkoop contracten en het managen van leveranciers. Daar is een recruiter niet voor opgeleid, dat is echt een inkooprol. 

Bij voorkeur scheid je deze wervingskanalen:  Direct Sourcing leg je bij Recruitment en  je organiseert een aparte inhuurdesk voor leveranciers.  De inhuurdesk zou het best onder gedeelde verantwoordelijkheid van Recruitment en Inkoop samen vallen. Of je kunt dit uitbesteden aan een MSP, Managed Service Provider, partner, die ook de contractering en facturatie kan verzorgen.

Je kunt Direct Sourcing van zzp’ers ook uitbesteden aan een derde partij, al dan niet samen met andere recruitment taken, aan een RPO, Recruitment Process Outsourcing, partner. 

Tip 4 – Direct sourcing + broker

Veel Recruitment, HR en Inkoop teams zien de zzp-inhuur als complex vanwege onder meer de DBA wetgeving en de vele losse facturen. Maar laat dat geen excuus zijn om niet met Direct Sourcing te beginnen. De oplossing daarvoor is het inzetten van een ‘broker’. Een broker, ook wel een contract management partij, kent en bewaakt al die wetgeving, zorgt dat losse zzp facturen verzameld worden in één factuur per maand voor de opdrachtgever en neemt ook de Pre-Employment Screening (VOG, diploma en referentie check etc.) voor haar rekening. Zij kunnen deze dienstverlening aanbieden tegen een ‘broker fee’ van enkele euro’s per gewerkt uur, afhankelijk van het volume.