Externe inhuur via leveranciers in je ATS met Hireport, TTM score: MMM

Voor organisaties tot zo’n 5.000 werkenden kan een ATS met een aantal ‘workarounds’ ook gebruikt worden voor het inhuren van externen. Met het Hireport platform als aanvulling op het ATS kun je de gehele communicatie met leveranciers automatiseren, zowel het leveranciersmanagement als de sourcing functie. Daarmee is deze start-up een soort VMS light, zonder de administratieve functies, en krijgt een TTM score van 3 M’s.

Beschrijving van Hireport

Hireport is een Nederlandse start-up ontstaan uit frustratie bij een niche IT recruitment agency en wordt gesteund door een aantal bekende investeerders uit de #HRTech wereld. Vooralsnog zijn er in de recruitment wereld geen vergelijkbare platformen bekend, in ieder geval in Nederland niet. Inmiddels zijn er met meerdere ATS platformen standaard koppelingen gerealiseerd, zoals Recruitee, Afas, SAP SuccessFactors, Greenhouse, Lever, Personio en Workday. De pricing voor het platform past bij die van een start-up en is zelfs tot 3 leveranciers helemaal gratis te proberen. Maar wat bieden ze als het gaat over Total Talent Management?

De belangrijkste punten op een rij

De initiële visie van het Hireport team was om een ATS uitbreiding te maken richting werving- & selectiebureaus voor vaste functies. De meeste organisaties maken gebruik van dit soort bureaus voor de moelijker te vervullen functies. Deze bureaus zijn doorgaans meer gespecialiseerd in een bepaald vakgebied en hebben een groter netwerk aan mogelijke kandidaten dan de interne recruiter. Voor sommige van de gekoppelde ATS’en biedt Hireport al een compleet ‘embedded’ oplossing aan, waarbij je binnen het ATS een aantal Hireport tabbladen erbij krijgt, dus geen apart platform om in te loggen.

Screenshot van het Hireport tabblad ‘External Suppliers’ opgenomen binnen het ATS van Recruitee

Met Hireport creëer je een eigen portaal voor de bureaus waarop ze kunnen inloggen, vacatures vinden die specifiek naar hen zijn doorgestuurd, en natuurlijk kandidaten aanbieden. De real-time ATS koppeling laat bureaus daarna ook eenvoudig toe de status te volgen van de kandidaten in het recruitment proces bij de werkgever, zonder e-mail/telefoon communicatie tussen recruiter en bureau.

Naast het operationele proces kunnen werkgevers ook de contractuele fee afspraken, die ze met bureaus maken, vastleggen in Hireport. Fees zijn vaak een % van het jaarsalaris van de kandidaat, een vast bedrag of een andere, flexibelere afspraak. Uitgebreide dashboards laten per leverancier de prestaties zien. Bijvoorbeeld de hoogte van de fee ten opzichte van de snelheid van het leveren van kandidaten; wat is de succes ratio voor het invullen van vacatures, etc.

Wat maakt deze oplossing zo bijzonder?

Hireport is dus een platform om online met je leveranciers een partner ecosysteem op te bouwen. Daarmee lijkt het in basis op wat we in de wereld van inhuur met de leveranciers van flexibele contracten kennen als een VMS, een Vendor Management System. Het gaat te ver om Hireport een VMS te noemen, aangezien het ‘alleen’ recruitment processen ondersteunt. Een VMS in de inhuurwereld kan genereren van contracten, bijhouden van uren en genereren van facturen.

Naast die initiële visie is het team nu toch ook gestart om het platform bij klanten in te zetten voor het gebruik bij inhuur, van uitzendkrachten tot professionals. In basis werkt Hireport dan hetzelfde als de functionaliteit die een VMS biedt op deze onderdelen.

Daarbij is hun visie op het zelf kunnen managen van bureaus ook eenvoudiger dan we meestal in de inhuur wereld zien. Ze bouwen namelijk binnen hun platform aan een open marktplaats met leveranciers, die daarbij hun regionale en inhoudelijke specialismes kunnen opgeven. Hun klanten kunnen dan ‘winkelen’ op die marktplaats om nieuwe leveranciers te vinden die zouden passen op de vacatures. Heeft de klant de juiste leveranciers gevonden , dan kan hij afspraken maken over de vergoeding voor het vinden van talent en de leverancier per vacature een sterren rating geven. In het operationele proces kan het platform via AI-matching tussen vacature en leveranciers ook de meest kansrijke leveranciers aangeven. Deze activiteiten worden in de inhuurwereld vaak uitgevoerd door de afdeling Inkoop of ze worden uitbesteed aan een MSP, Managed Service Provider.

Overwegingen vanuit Total Talent Management oogpunt

Zowel intern als extern biedt Hireport een gecentraliseerde en geïntegreerde Total Talent Acquisition (TTA) aanpak. Recruiters en managers werken enkel vanuit het ATS voor het vinden van zowel vast als flex talent. Leveranciers, die ook vaak op beide gebieden, vast en flex, hun wervingsdiensten kunnen aanbieden aan klanten, werken ook vanuit één portaal. De ‘big TTA picture’ klopt dus. Uiteraard kun je van een start-up nog niet een grote, corporate, internationale oplossing verwachten, dus wie vandaag instapt voor TTM zal wat moeten pionieren.

Om een complete inhuuroplossing te vinden, hebben opdrachtgevers niet voldoende aan alleen Hireport. Gelukkig zijn er diverse mogelijkheden om het verhaal compleet te maken. Grotere opdrachtgevers met eigen HR en inkoop systemen ondersteunen al processen als contracteren, uren en facturen. Voor kleinere opdrachtgevers is een goeie optie om dat alles uit te besteden aan zogenaamde ‘brokers’. Zij zijn gespecialiseerd om die administratieve processen efficiënt en compliant aan wet- en regelgeving in te richten.

Beoordeling op TTM criteria

Dit zijn de vaste criteria voor het bepalen van de MMMMM score voor een complete TTM oplossing en hoe deze oplossing van de NS daaraan voldoet.

	Definitie	Beoordeling	Score
Gelijke User Experience	De tool ziet er zo gelijk mogelijk uit voor zowel vast als flex	Doordat zowel de ATS als de Hireport functionaliteiten identiek werken voor vast en flex de volle score	1 M
Voor zover toegestaan gelijke processen	De processen werken voor vast en diverse vormen van flex zo gelijk mogelijk als wettelijk is toegestaan	De recruitment processen zelf werken grotendeels gelijk. Voor overheidsorganisaties die aanbesteding plichtig zijn bij inhuur past deze oplossing moeilijk. Ook voor het contractering proces nadat de kandidaat is gevonden, inclusief fee afspraken, is nog geen oplossing.	½ M
TTM architectuur	De tool en koppelingen zijn correct ingericht voor een TTM benadering	Ook hier, aan de voorkant klopt de architectuur voor TTM helemaal. Aan de achterkant is er nog geen oplossing om afspraken naar andere systemen voor contractering, inkooporders of uren registratie te koppelen.	½ M
Correcte persoons-gegevens	De datapunten die worden vastgelegd voor vast en flex zijn zo gelijk mogelijk gebruikt. De nodige verschillen, zoals salaris vs tarief, zijn ook aanwezig	De basis gegevens zijn gelijk te gebruiken. Details op opdracht, kandidaat en leverancier niveau zijn nog beperkt specifiek gemaakt voor inhuur. Ook de fee structuur voor inhuur leveranciers past nog niet helemaal.	½ M
Complete TTM data, rapportage en analytics	Van alle talent, vast en flex, is de data vergelijkbaar compleet en te tonen in dashboards en gebruikt voor analyses	De rapportage mogelijkheden op leverancier niveau zijn in basis al behoorlijk krachtig voor een start-up. Maar omdat, zie vorige punt, nog niet alle inhuur relevante data punten voor handen zijn is voor inhuur de rapportage nog niet compleet.	½ M
Totaal			3 M’s

Conclusies

Voor innovatieve organisaties die veel inhuren bij meerdere leveranciers, nu nog geen technische oplossing hebben voor inhuur, en gebruik maken van één van de ATS’en waarmee Hireport integreert, biedt dit vele kansen. Zowel op efficiëntie gebied, in samenwerking met leveranciers, als voor een kosteneffectieve oplossing. Omdat meer nog dan voor vaste vacatures de snelheid van werving bij inhuur opdrachten cruciaal is, krijg je met Hireport dezelfde voordelen als werken met een VMS.

Veel van de verbeteringen om voor inhuur een volwaardiger alternatief te worden zijn redelijk eenvoudig in te bouwen. En gezien het geavanceerde platform dat het team in 3 jaar al heeft weten neer te zetten, zal dat niet lang op zich laten wachten, is mijn verwachting. Benieuwd waar ze volgend jaar staan!

Lees ook: Handleiding Total Talent Acquisition met je huidige ATS en werken-bij site

Wat is Total Talent Management(TTM)?

TTM is een strategisch instrument voor organisaties om alle beschikbare talent dat nodig is om het werk uit te voeren op een holistische manier te werven, selecteren, engageren, ontwikkelen en in te zetten. Het is een groot raadsel hoe in organisaties de interne processen en tools zo uit elkaar kunnen lopen als het gaat om vast en flex, ook wel interne en externe werkkrachten. Op de werkvloer voeren mensen met verschillende contractvormen vaak dezelfde werkzaamheden uit. Of het nu in een contact center is of op de IT afdeling, uitzendkrachten, zzp’ers en gedetacheerden werken zij aan zij met de vaste krachten. Voor managers zijn, talenten met bepaalde skills en ervaringen, onafhankelijk van de contractvorm, een bron om de werkopdracht van het team uit te voeren

In deze serie bespreek ik mijn bevindingen over nieuwe technologie oplossingen in de markt die beweren een Total Talent Management strategie te ondersteunen en geef ze een TT-M(ark) score met 5 M’s als hoogst haalbare. Dat kunnen lokale tools zijn, of internationale spelers, in alle hoeken van #HRTech, van Recruitment, tot Core HR, Learning, Engagement en Assessments, zolang de oplossing, specifiek en bewezen bij klanten, met alle vormen van talent kan omgaan.

De 5M score geeft de volgende beoordeling voor je reis naar Total Talent Management

M = Geen tijd en geld aan besteden
MM = Vrij TTM onvolwassen, maar het kan werken voor een eerste stap naar TTM
MMM = Is goed op weg, het overwegen waard voor een volgende stap in TTM
MMMM = Een partij die TTM echt snapt en waarmee je het verschil kan maken
MMMMM = Een voorloper op het gebied van TTM, snelle stappen vooruit zijn mogelijk