Waarom je de inwerkperiode van flexwerkers niet over het hoofd moet zien

In de huidige gigeconomie vertrouwen organisaties steeds vaker op flexwerkers – freelancers, uitzendkrachten en tijdelijke krachten. Dit doen ze om zowel kritieke tekorten op te vullen als bedrijfsresultaten te stimuleren. Toch krijgen deze werknemers vaak onvoldoende aandacht bij het inwerken. Het is tijd om deze aanpak te herzien en ervoor te zorgen dat tijdelijk personeel vanaf de eerste dag de ondersteuning krijgt die ze nodig hebben.

Een mentaliteitsverandering: omarm Total Talent Management

Om het potentieel van het personeelsbestand van een organisatie volledig te benutten, is een mentaliteitsverandering nodig. Door over te stappen van een traditionele visie op talent (die beperkt is tot vaste werknemers) naar een Total Talent Management, erken je dat alle werknemers – vaste, tijdelijke, freelance en tijdelijke – deel uitmaken van het succes van het bedrijf. Deze bredere visie erkent het belang van elke medewerker binnen het totale ecosysteem van het personeelsbestand en benadrukt de noodzaak van een allesomvattende onboarding voor elke arbeidskracht.

De noodzaak voor Total Talent Management

Flexwerkers zijn niet zomaar extra krachten; ze zijn een cruciaal onderdeel van de totale talentstrategie van de organisatie. Ze brengen unieke vaardigheden, expertise en perspectieven mee die innovatie, productiviteit en concurrentievermogen kunnen stimuleren. Hun inwerkervaring verschilt echter vaak van die van vaste werknemers, wat leidt tot gevoelens van isolatie, desinteresse en verminderde betrokkenheid.

Het erkennen van de waarde van een Total Talent Management – waarbij elk type werknemer, ongeacht het type contract of salarisniveau, wordt beschouwd als onderdeel van het kerntalent van de organisatie – brengt het bewustzijn over de noodzaak van een inclusief en grondig onboardingproces voor al het personeel. Deze aanpak bevordert niet alleen een meer verenigd en gemotiveerd personeelsbestand, maar maximaliseert ook het vermogen van de organisatie om haar volledige talentpool te benutten.

Waarom het inwerken van flexwerkers belangrijk is

Het effectief inwerken van tijdelijk personeel is om verschillende redenen cruciaal:

• Sneller op volle kracht: Flexwerkers moeten vaak snel resultaten leveren, met minimale tijd voor oriëntatie. Een goed ontworpen inwerkprogramma kan de time-to-productivity verkorten en ervoor zorgen dat ze snel waarde toevoegen.
• Hogere kwaliteit: Veel flexwerkers werken aan kritieke projecten waarvoor hoge normen gelden. Een grondige onboarding zorgt ervoor dat ze de verwachtingen, kwaliteitscontroles en normen van de organisatie begrijpen.
• Minder risico’s: Flexwerkers werken mogelijk met gevoelige gegevens of in gereguleerde omgevingen. Een uitgebreide onboarding is essentieel om risico’s te beperken en ervoor te zorgen dat het beleid van de organisatie wordt nageleefd.
• Gezondheid en veiligheid: Flexwerkers kunnen te maken krijgen met verhoogde gezondheids- en veiligheidsrisico’s. Een effectief inwerkprogramma informeert hen over relevante beleidsregels, procedures en veiligheidsprotocollen, waardoor potentiële gevaren worden beperkt.
• Employer Branding: De inwerkervaring bepaalt het beeld dat flexwerkers van de organisatie hebben. Een positieve ervaring kan de employer brand versterken, wat leidt tot betere mond-tot-mondreclame, online beoordelingen en een sterkere reputatie op de talentenmarkt.

Strategieën voor het effectief inwerken van tijdelijk personeel

Om de onboarding van tijdelijk personeel te verbeteren, moeten organisaties de volgende strategieën overwegen:

• Wees verstandig met het toewijzen van middelen: Besteed tijd, budget en personeel specifiek aan het ondersteunen van een goed inwerkprogramma. Zelfs binnen budgettaire beperkingen kan het geven van prioriteit aan onboarding op lange termijn voordelen opleveren voor de productiviteit en kwaliteit.
• Maak gebruik van technologie: Gebruik digitale tools en virtuele platforms om een naadloos en efficiënt onboardingproces te creëren. Dit verlaagt niet alleen de kosten, maar maakt onboarding ook toegankelijker voor externe of geografisch verspreide werknemers.
• Onboardingplannen aanpassen: Stem onboarding af op de specifieke behoeften van verschillende flexwerkers. Dit omvat het ontwikkelen van gepersonaliseerde inwerkplannen, vooral voor hoger betaalde professionals die mogelijk een meer gespecialiseerde oriëntatie nodig hebben.
• Stimuleer inclusieve communicatie: Zorg ervoor dat tijdelijk personeel wordt betrokken bij alle relevante communicatie binnen de organisatie, van bedrijfsmededelingen tot teamvergaderingen. Dit bevordert het gevoel erbij te horen en de betrokkenheid.
• Implementeer feedbackmechanismen: Zet systemen op voor tijdelijk personeel om hun inwerkervaringen te delen, verbeteringen voor te stellen en feedback te geven. Deze input is van onschatbare waarde voor het voortdurend verfijnen van het proces.
• Werk samen met flexwerk bureaus: Werk nauw samen met flexwerk bureaus om ervoor te zorgen dat flexwerkers goed worden voorbereid en ondersteund tijdens hun aanstelling. Bureaus kunnen ook de onboardingkosten delen.

Uitdagingen aanpakken

Het overwinnen van veelvoorkomende uitdagingen is de sleutel tot het succesvol implementeren van effectieve inwerkprogramma’s voor tijdelijk personeel:

• Budgetbeperkingen: Prioriteer uitgaven voor inwerkactiviteiten door waar nodig middelen te herschikken. Gebruik technologie om processen te stroomlijnen en werk samen met bureaus om kosten te besparen.
• Weerstand van interne belanghebbenden: Zorg voor draagvlak door de voordelen van een goed gestructureerd onboardingproces duidelijk te communiceren. Betrek belanghebbenden vroeg in het proces, betrek ze bij de besluitvorming en toon succes aan door middel van pilotprogramma’s.
• Juridische en politieke overwegingen: In veel rechtsgebieden richten overheden en regelgevende instanties zich steeds meer op het verduidelijken van het onderscheid tussen vaste werknemers en flexwerkers. Dit wordt ingegeven door de bezorgdheid dat voorwaardelijke werknemers, die functies kunnen vervullen die vergelijkbaar zijn met die van vaste werknemers, verkeerd kunnen worden ingedeeld, wat kan leiden tot overtredingen van arbeidswetten en collectieve arbeidsovereenkomsten. Door onboarding aan te bieden die sterk lijkt op die van vaste werknemers, lopen organisaties het risico de indruk te wekken dat voorwaardelijk personeel de facto vast personeel is, waardoor wettelijke vereisten voor herclassificatie zouden kunnen ontstaan. Om dit risico te beperken, moeten organisaties inwerkprocessen ontwikkelen die de (tijdelijke) aard van de inzet weerspiegelen en de benodigde introductie en inwerkondersteuning bieden. Werk samen met juridische adviseurs om ervoor te zorgen dat de onboarding voldoet aan de relevante wetgeving en voorkom dat voorwaardelijke werknemers onbedoeld worden behandeld als vaste werknemers. Definieer en communiceer duidelijk het onderscheid tussen voorwaardelijke en vaste functies en zorg ervoor dat alle partijen de specifieke voorwaarden en beperkingen van de aanstelling begrijpen.

Voortdurend controleren en verbeteren

Tot slot moeten organisaties regelmatig de effectiviteit van hun onboardingprocessen controleren en datagestuurde inzichten gebruiken om verbeteringen aan te brengen. Deze voortdurende evaluatie zorgt ervoor dat onboarding in lijn blijft met de veranderende behoeften van de organisatie en de verwachtingen van het contingente personeel.

Conclusie

Ingehuurd personeel, de aloude flex-schil is een essentieel onderdeel van de hedendaagse organisatie. Vanuit een Total Talent Management perspectief, gericht op de ‘Total Workforce’ moeten er voor iedereen een passende onboarding gemaakt en geleverd kunnen worden. Dat zal in hoge mate bijdragen aan de ‘worker experience’ en daarmee verbonden ‘employer brand experience’. Daarnaast verbetert het de productiviteit en de kwaliteit van het door de ingehuurde collega te leveren werk. Een passende onboarding sluit ook aan op de noodzaak om te voldoen aan de steeds belangrijkere compliance-eisen. Door bovendien in de Total Talent Onboarding de nodigde aandacht te geven aan gezondheid en veiligheid wordt ook het welzijn van alle medewerkers nog beter gewaarborgd.

Met het opzetten en aanbieden van een goed doordachte, modulaire en digitale benadering van onboarding kan HR een prima en tastbare bijdrage leveren aan het optimaliseren van het volledige potentieel van al het talent in de organisatie, zowel van de flex als de vaste medewerkers.