AI geeft de inhuurdesk van bouwbedrijf BAM meer tijd voor het echte werk

Bouwbedrijf BAM en Nétive VMS ontwikkelden samen een innovatieve chatbot om de inhuurdesk op allerlei manieren te ontlasten. Tijdens de Werf& en ZiPconomy webinarweek lieten accountmanager Jolanda Nijboer (Nétive) en inhuurdesk-manager Meke Dolkemade (BAM) zien hoe de AI werkt, welke voordelen het oplevert en welke mogelijkheden er zijn voor de toekomst.

Veelgestelde vragen

BAM Flexplein is de naam van de inhuurdesk van het bouwbedrijf. Met een team van 20 mensen zorgt Dolkemade voor contractering en urenregistratie van zzp’ers, uitzend- en detacheringskrachten. “We krijgen regelmatig dezelfde vragen van externe medewerkers”, vertelt zij. “Hoe moet ik inloggen? Waar vind ik mijn inloggegevens? Hoe vul ik op de juiste manier mijn uren in? Al dit soort simpele vragen kosten de inhuurdesk veel tijd.”

Bovendien moesten de externe medewerkers wachten op antwoord. “Vaak zat onze inbox ‘s ochtends vol met vragen, omdat mensen in de avond hun uren invullen. Overdag staan ze tenslotte op de bouwplaats. Kan dat niet slimmer, dachten wij? Die vraag stelde ik aan onze VMS-leverancier Nétive VMS.”

Helder doel

Nijboer: “We waren bij Nétive VMS al aan het onderzoeken hoe we met AI inhuurprocessen kunnen optimaliseren. Wij vonden dit een mooie casus en een half jaar geleden gingen we aan de slag. Hoe kun je al die standaardvragen goed en snel beantwoorden? Het was een heldere doelstelling met een duidelijke doelgroep.”

Nétive en BAM verzamelden eerst samen alle informatie, zoals inlog- en urenregistratiehandleidingen. Vervolgens ontwikkelde Nétive een AI-chatbot waaraan externe medewerkers vragen kunnen stellen. Nijboer: “Het is een gedigitaliseerde vraagbaak die 24/7 beschikbaar is. Ook als je buiten kantooruren tegen inlogproblemen aanloopt, kan de bot je helpen.”

Slimme AI en privacy

Vervolgens moest de AI getraind worden. “De bot moest leren om op de juiste manier antwoord te geven op vragen”, vertelt Nijboer. “Ten eerste moet de informatie kloppen en moet privacy gewaarborgd zijn. De bot zal bijvoorbeeld nooit persoonsgegevens opslaan of verwerken. Als je vraagt om het gemiddelde tarief van een timmerman of het telefoonnummer van Meke, dan kan hij die info niet delen. Hij zegt dan: neem contact op met de inhuurdesk.”

Nétive checkte alle antwoorden samen met BAM. Nijboer: “We hebben de bot allerlei richtlijnen meegegeven, ook over tone-of-voice. Het is echt specifiek voor BAM, hij heeft zelfs humor en kent mopjes. Hij is niet boos te krijgen, wat je ook tegen hem zegt. En inmiddels is hij zelfs meertalig, zodat elke medewerker antwoord kan krijgen in zijn eigen taal.”

De bot is pas net actief en Dolkemade is nu al enthousiast. “Hij neemt heel groot deel van de standaardtaken uit onze handen”, vertelt ze. “Wij pakken zelf de privacygevoelige vragen en adviestaken op.”

Toekomstperspectief

In de toekomst willen Nétive VMS en BAM de bot verder uitbreiden, zodat hij ook antwoorden van leveranciers en interne medewerkers kan beantwoorden. “Die hebben andere vragen, dus dat vergt training”, legt Dolkemade uit. “Ik hoop dat we bijvoorbeeld straks aan de bot kunnen vragen: ik zoek morgen een monteur, wie is beschikbaar? Of een manager kan vragen: ik zoek over twee maanden een projectleider. Wanneer moet ik gaan zoeken, bij welke leverancier moet ik zijn?”

Dat vergt meer training en koppeling met systemen, legt Nijboer uit. “We willen echt nog een stap verder met analytics en daar hebben we al eerste gesprekken over gehad.”

Wil je meer weten over hoe de AI werkt, welke voordelen het oplevert en welke mogelijkheden er zijn voor de toekomst? Bekijk hieronder het hele webinar.