De MSP voor inhuur, hoe kan je die aanbesteden?

Kerntaken van een Managed Service Provider

De oorsprong van MSP-dienstverlening ligt in Amerika. Hierbij wordt de inhuurfunctie (geheel of gedeeltelijk) uitbesteed aan een gespecialiseerde inhuurdienstverlener. Een MSP houdt zich niet alleen bezig met het werven en selecteren van kandidaten, maar voert eventueel ook andere processen uit zoals screening, on- en offboarding, capaciteitsplanning, dossierbeheer, tijdregistratie en facturatie. Inhoudelijk kan MSP-dienstverlening dus van opdrachtgever tot opdrachtgever aanzienlijk verschillen. Een belangrijke rol van de MSP is het beheren en uitbreiden van het netwerk van leveranciers. Deze leveranciers beschikken over een groot netwerk met kandidaten, zoals uitzendkrachten, gedetacheerden en eventueel zzp’ers, die snel kunnen worden ingezet op inhuuraanvragen.

In een krappe arbeidsmarkt is het belangrijk om goede afspraken te maken met deze leveranciers. Een voorkeurspositie kan hierbij, voor specifieke doelgroepen, helpen. Wanneer een leverancier namelijk enige mate van exclusiviteit krijgt bij het invullen van aanvragen, is deze sneller geneigd om pro-actief te werven en meer of betere kandidaten aan te leveren. Hierdoor kan de MSP sneller resultaat boeken voor de opdrachtgever (de uiteindelijke inlener). Daarom is het opstellen van een ‘shortlist’ van voorkeursleveranciers – ook wel het ‘tier-model’ genoemd – een van de kerntaken van een MSP, zoals ook wordt benadrukt in het ZiPconomy-rapport over ‘MSP-aanbieders’. Dit model is in de private sector heel gebruikelijk: eerst krijgen de primaire leveranciers de kans om een aanvraag in te vullen, en als zij dit niet kunnen, wordt de aanvraag doorgezet naar leveranciers uit de tweede of zelfs derde laag.

Doelmatigheid tiering structuur

In het verleden was het werken met een ‘shortlist’ van voorkeursleveranciers vaak onderdeel van kostenbesparingsprogramma’s. In die tijd was het aanbod van kandidaten relatief groot waarbij leveranciers regelmatig medewerkers ‘op voorraad’ hadden. Leveranciers waren indertijd vaak bereid om hun tarieven te verlagen. Inhuuraanvragen waren schaars en er was een ruime beschikbaarheid aan kandidaten, waardoor enige mate van exclusiviteit via een voorkeurspositie waardevol was voor leveranciers.

In de huidige markt, waar kandidaten in veel sectoren juist schaars zijn, is dit voor leveranciers veel minder interessant. Leveranciers kunnen hun kandidaten nu eenvoudig ergens anders plaatsen. Bovendien is de positie van de kandidaat veranderd; zij bepalen nu vaak zelf waar ze willen werken.

Ten aanzien van doelmatigheid is een ander aandachtspunt dat het inhuurproces kan vertragen bij leveranciers die nog niet zijn aangesloten bij de MSP. Het opstellen van contracten, waarborgen van compliance en koppelen van systemen duurt langer dan bij de voorkeursleveranciers. Dit vraagt meer inspanningen van de MSP die kostenverhogend werken.

Aanbesteden van externe inhuur

Binnen de publieke sector zijn er drie manieren om inhuur aan te besteden: via voorkeursleveranciers, een dynamisch aankoopsysteem of het marktmodel. Bij de voorkeursleverancier heeft deze de vrijheid om onderaannemers te selecteren en afspraken te maken over uurtarieven en marges, wat direct invloed heeft op het winstresultaat van de voorkeursleverancier. Hierdoor heeft de voorkeursleverancier een direct belang bij welke kandidaat wordt aangeboden op inhuuraanvragen van de inlener.

Steeds meer publieke organisaties kiezen echter voor het marktmodel. Hierbij wordt één partij geselecteerd die met een brede marktbenadering, en in samenwerking met toeleveranciers en zzp’ers, de aanvragen invult.

Waarborgen voor inhuren via het marktmodel

Inhuren via het marktmodel verschilt fundamenteel van het werken met voorkeursleveranciers. Het draait hierbij om een procesvraag: vind een geschikte kandidaat voor een inhuuraanvraag tegen een marktconform tarief. De inhuurdienstverlener neemt dan vaak een deel van de inhuurprocessen van de inlener over en beheert deze. Dit model wordt vooral toegepast bij grote inhuurvolumes en een breed scala aan profielen, allemaal ondergebracht bij één partij. Maar hoe past dit binnen de aanbestedingsregels?

In maart 2024 beschreef Anke Stellingwerff (aanbestedingsadvocaat) welke waarborgen nodig zijn bij het aanbesteden van inhuur via het marktmodel. Transparantie speelt hierin een belangrijke rol, vooral over de opbouw van de inhuurketen, welke uitleners toegang hebben tot opdrachten, en hoe marges worden opgebouwd. Daarnaast moeten inhuuropdrachten openbaar worden gepubliceerd en dient de inhuurdienstverlener onafhankelijk en neutraal te handelen, zodat alle leveranciers gelijke kansen krijgen. Dit staat echter op gespannen voet met het ‘tier-model’, waarbij een MSP in overleg met de opdrachtgever bepaalde leveranciers een voorkeurspositie geeft.

Erik Plas (advocaat en universitair docent) biedt een ander perspectief. Volgens hem moet de contractering door een broker worden gezien als een privaat inkoopproces, waarbij de broker niet als aanbestedende dienst optreedt en organiseren van een mini-competitie met inachtneming van de aanbestedingsbeginselen van transparantie en gelijke behandeling niet altijd noodzakelijk is. De waarheid ligt waarschijnlijk ergens in het midden. Beide advocaten zijn het erover eens dat een MSP (of broker) een onafhankelijke tussenpersoon moet zijn die de opdrachtgever ondersteunt, de markt breed doorzoekt, en de beste oplossing biedt. Transparantie over welke partijen wel of niet betrokken zijn en waarom bepaalde keuzes worden gemaakt lijken bepalend, juist ook omdat deze inhuurcontracten vaak om vele miljoenen publiek geld gaan.

De naam doet er niet toe…

De arbeidsmarkt is voortdurend in beweging, en dit geldt ook voor de vragen van inleners en het aanbod van inhuurdienstverleners. De vraag hoe je de MSP voor inhuur kunt aanbesteden is niet eenduidig te beantwoorden, want ‘de’ MSP bestaat simpelweg niet – het is vaak een kwestie van definitie. Of je het nu een broker, MSP, intermediair of inhuurdesk noemt, dat is minder relevant. Wat telt, is dat je als opdrachtgever duidelijk omschrijft welke dienstverlening je verwacht en hoe de te contracteren partij zich beweegt op de inhuur- en arbeidsmarkt. Dit bepaalt of je als inlener kiest voor een voorkeursleverancier of het marktmodel. Bij dat laatste moet een publieke opdrachtgever wel rekening houden met de eerder genoemde waarborgen.